IT Asset Management Coordinator/ Coordonnateur de la gestion des actifs informatiques

IT Asset Management Coordinator / Coordonnateur de la gestion des actifs informatiques Building the space between proven and possible, MDA Space (TSX:MDA) is a trusted mission partner to the global space industry. A robotics, satellite systems and geointelligence pioneer with a 55-year+ story of world firsts and more than 450 missions, MDA Space is a global leader in communications satellites, Earth and space observation, and space exploration and infrastructure. The MDA Space team of more than 3,800 space experts in Canada, the US and the UK has the knowledge and know‑how to turn an audacious customer vision into an achievable mission – bringing to bear a one‑of‑a‑kind mix of experience, engineering excellence and wide‑eyed wonder that’s been in our DNA since day one. For those who dream big and push boundaries on the ground and in the stars to change the world for the better, we’ll take you there. The Role Facilitates the procurement, identification, tracking and management of all IT hardware and software assets to support business needs and cybersecurity requirements. Job Responsibilities Asset Management & Budget Coordination Perform asset renewals for all hardware and software assets across MDA with focus on Satellite Systems. Review maintenance contracts to ensure relevance and appropriateness for business needs. Identify new vendors for IT assets and services. Support management of the software catalog. Collaborate with procurement staff (buyers) to create RFAs, requisitions and ad hoc purchases (Amazon / Dell). Work within IAITAM best practice processes, identify gaps, opportunities for automation/ improvement and implement new processes. Support rollout and development of an IT Service Management tool for IT asset management. Plan, manage, and coordinate hardware and software asset renewals and upgrades. Manage software subscriptions and maintenance (On Prem, SaaS, etc.) to ensure compliance with licensing. Maintain vendor relationships and ensure contractual obligations are met. Process hardware maintenance procurement and renewals. Provide input to support renewal forecast meetings across all BUs and corporate with emphasis on Satellite Systems. Initiate software audit process completion as part of asset renewals. Define and report on metrics for synergies, cost savings, cost avoidance. Prepare purchase requisitions for hardware/software acquisitions. Prepare, process, and track RFAs for hardware and software capital acquisitions. Contribute to IT AOP submissions. Asset Tracking & Compliance Contribute to ownership of the asset management process. Develop and implement a lifecycle management process for IT assets from procurement to disposal. Ensure IT assets are properly maintained, upgraded, and replaced as needed. Support cellular tracking (focus on Satellite Systems). Maintain inventory in AM (ManageEngine – OrbIT application). Participate in software license management. Maintain physical asset inventory control for Satellite Systems. Coordinate end‑of‑life hardware replacements. Facilitate new‑hire purchases. Manage requests for software (allocate licenses, etc.). Assist with internal and external audits (hardware/software). Provide purchase information for external audit. Stay up‑to‑date with changing regulatory requirements and industry standards for IT asset management. Identify and mitigate risks associated with IT asset management (breach or non‑compliance). Drive CITAM best practice processes and process standardization across all BU’s and corporate (specifically Satellite Systems). Coordinate standard process for BU asset tracking / physical inventory control. Support software license compliance. Special Projects Participate in special projects such as IT asset rationalization, consolidation, or migration to cloud‑based services. Minimum Required Qualifications A diploma in business or business management from a college, polytechnic institute or university (a bachelor’s degree is an asset). 2–4 years of relevant experience in IT asset management or a combination of other pertinent education/experience. Knowledge of French and English is essential (spoken and written). Nice To Have International Association of Information Technology Asset Managers certifications: CSAM – Certified Software Asset Manager; CHAMP – Certified Hardware Asset Management Professional; CITAM – Certified IT Asset Manager; ITAD – IT Asset Disposal. Special Considerations Successful candidates must obtain and hold security clearance at the Reliability status level, pass security assessment for the Controlled Goods Program (CGP), and be able to obtain higher clearances. Benefits Statement MDA Space offers competitive compensation and benefits to its employees at all of its locations. As a member of the MDA Space team, you and your eligible dependents can enroll in a benefits plan that provides comprehensive protection through competitive health‑care, supplemental and flexible drug plans, dental and vision benefits, disability income protection, life insurance, group retirement savings plans and an employee assistance program. Equal Opportunity Statement MDA Space is an equal‑opportunity employer with a strong focus on diversity and inclusion. We are committed to treating all employees and candidates with respect and dignity. If you require assistance or a reasonable accommodation due to a disability during the application or recruitment process, please let us know. Le Poste Facilite l’acquisition, l’identification, le suivi et la gestion de l’ensemble du matériel informatique et des logiciels afin de répondre aux besoins de l’entreprise et aux exigences en matière de cybersécurité. Responsabilités Du Poste Gestion des biens et coordination du budget Procéder au renouvellement des biens (tous les biens matériels et logiciels de MDA, en particulier ceux des Systèmes satellitaires) Examiner les contrats de maintenance pour s’assurer qu’ils demeurent pertinents et adaptés aux besoins de l’entreprise Identifier de nouveaux fournisseurs pour les biens et les services de TI Soutenir la gestion du catalogue de logiciels Collaborer avec le personnel responsable des achats (acheteurs) afin de créer : des demandes d’acquisition (RFA) des réquisitions des achats ad hoc Amazon / Dell Travailler dans le cadre des processus de meilleures pratiques de l’IAITAM, identifier les lacunes dans les processus actuels et identifier les possibilités d’automatisation/d’amélioration et mettre en œuvre de nouveaux processus et de nouvelles procédures Soutenir le déploiement et l’élaboration de l’outil de gestion des services de TI (pour la gestion des biens de TI) Planifier, gérer et coordonner les renouvellements et les mises à jour du matériel et des logiciels Gérer les abonnements et la maintenance des logiciels (On Prem, SaaS, etc.) afin d’assurer la conformité aux licences Entretenir les relations avec les fournisseurs et veiller à ce qu’ils respectent leurs obligations contractuelles Traiter les achats et les renouvellements de maintenance du matériel Contribuer à la réunion de prévision des renouvellements et la soutenir (dans toutes les unités opérationnelles et au sein de l’entreprise, mais en mettant l’accent sur les Systèmes satellitaires) Initier l’achèvement du processus d’audit des logiciels dans le cadre du renouvellement des biens Définir et rendre compte des mesures relatives aux synergies, aux économies de coûts et à l’évitement des coûts Préparer les demandes d’achat pour les acquisitions de matériel et de logiciels Préparer, traiter les demandes d’acquisition (RFA) pour le matériel et les logiciels et en assurer le suivi Contribuer à la présentation du plan d’exploitation annuel des TI Suivi des actifs et conformité Contribuer à l’appropriation du processus de gestion des biens Élaborer et mettre en œuvre un processus de gestion du cycle de vie des biens de TI, de l’acquisition à l’élimination S’assurer que les biens de TI sont correctement entretenus, mis à niveau et remplacés selon les besoins Soutenir le suivi des téléphones cellulaires (en particulier pour les Systèmes satellitaires) Achats / mises à jour Maintien de l’inventaire dans AM (ManageEngine - orbIT - application) Participer à la gestion des licences logicielles Maintenir le contrôle de l’inventaire des biens physiques pour les Systèmes satellitaires Coordonner les remplacements de matériel en fin de vie Faciliter les achats des nouveaux employés Gérer les demandes de logiciels (c.-à-d. attribuer les licences, etc.) Participer aux audits internes et externes (matériel/logiciels) Fournir des renseignements sur les achats pour l’audit externe Audits internes (matériel/logiciels) Se tenir au courant de l’évolution des exigences réglementaires et des normes sectorielles en matière de gestion des biens de TI Identifier et atténuer les risques associés à la gestion des biens de TI, tels que les violations ou la non‑conformité Promouvoir les meilleures pratiques et la normalisation des processus CITAM dans toutes les unités opérationnelles et au sein de l’entreprise (en particulier pour les Systèmes satellitaires; établir et tirer parti des relations) Coordonner le processus standard pour le suivi des biens de l’unité opérationnelle et le contrôle de l’inventaire des biens physiques (accès contrôlé, recyclage, etc.) (en particulier pour les Systèmes satellitaires) Gérer les demandes de logiciels (clé de licence, résiliation/récolte de licences, utilisateurs SaaS) Soutenir la conformité des licences logicielles Projets spéciaux Participer à des projets spéciaux, tels que la rationalisation des biens de TI, la consolidation ou la migration vers des services infonuagiques. Qualifications Minimales Requises Un diplôme en commerce ou en gestion d’entreprise obtenu dans un collège, un institut polytechnique ou une université est requis. Un baccalauréat dans le même domaine est considéré comme un atout. 2 à 4 ans d’expérience pertinente dans la gestion des biens de TI, ou une combinaison d’autres formations/expériences pertinentes pourrait être envisagée. La connaissance du français et de l’anglais est essentielle (à l’oral et à l’écrit). Atout Supplémentaire Certifications de l’International Association of Information Technology Asset Managers : CSAM – Certified Software Asset Manager (gestionnaire certifié des ressources logicielles) CHAMP – Certified Hardware Asset Management Professional (Professionnel certifié de la gestion des actifs matériels) CITAM – Certified IT Asset Manager (Gestionnaire certifié de biens de TI) ITAD – Mise au rebut des biens de TI. Considérations Particulières Les candidats retenus doivent obtenir et détenir une autorisation de sécurité au niveau de la cote de fiabilité, et réussir l’évaluation de sécurité pour le Programme des marchandises contrôlées (PMC) et être en mesure d'obtenir des autorisations plus élevées. Avantages Sociaux MDA offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs à ses employés à tous les emplacements. À titre de membre de l'équipe de MDA, vous et vos personnes à charge admissibles pouvez bénéficier d'un régime d'avantages sociaux qui assure un niveau de protection complet grâce à des soins de santé concurrentiels, y compris des régimes d'assurance-maladie complémentaire et de médicaments flexibles, des prestations dentaires et de vision, une protection du revenu en cas d'invalidité, une assurance-vie, des régimes d'épargne-retraite collectifs et un programme d'aide aux employés et aux familles. Égalité Des Chances MDA est un employeur qui prône l'égalité des chances, la diversité et l'inclusion. Nous nous engageons à traiter tous les employés et candidats à l'emploi avec respect et dignité. Si vous avez besoin d'une assistance ou d'un accommodement raisonnable en raison d'un handicap pendant le processus de candidature ou de recrutement, n'hésitez pas à nous en informer. #J-18808-Ljbffr