Adjoint.e Executif.ve/Executive Assistant

3 weeks ago

Montreal, Canada Innovation Insiders Full time

English will follow

Rôle
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour supporter notre PDG. La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme.

Tâches
Gérer les agendas, le courrier, les courriels et les appels;
Organiser la logistique des réunions du conseil exécutif et préparer les présentations;
Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
Gestion et suivi de différentes demandes ou dossiers;
Traitement de documents confidentiels;
Traitement des feuilles de temps et comptes de dépenses;
Conception et mise en page de divers documents (mémos, lettres et présentations, etc.);
Assurer le suivi et la complétion de certains projets spéciaux;
Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
Paiement de factures;
Effectuer des tâches pour supporter la PDG au plan personnel (au besoin).

Compétences professionnelles
Expérience de 5 ans dans un poste similaire;
Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente.

Exigences
Excellente capacité organisationnelle;
Bonne capacité de gérer plusieurs tâches/demandes à la fois;
Autonomie;
Flexibilité;
Discrétion;
Empathie;
Résistance au stress;
Dynamisme;
Professionnalisme;
Diplomatie.

Executive Assistant

Role
We are looking for an Executive Assistant to support our CEO. The Executive Assistant has interpersonal and linguistic skills, as well as a positive and professional attitude.

Tasks
Manage schedules, emails, and calls;
Organize board meeting logistics and prepare the presentations;
Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.);
Manage and follow up on various requests and files;
Handle confidential information;
Submit timesheets and expense accounts;
Write and format various documents such as memos, letters, and presentations;
Follow up on and finalize certain special projects;
Prepare the order of the day and take meeting minutes;
Carry out tasks to support the CEO’s personal life, as needed.

Professional skills
5 years of experience in a similar position;
Perfectly fluent in French and English, both spoken and written;
DEC in Office Technology, or equivalent experience.

Requirements
Excellent organizational skills;
Ability to manage numerous tasks/requests at once;
Autonomy;
Flexibility;
Discretion;
Empathy;
Resistance to stress;
Dynamism;
Attention to detail;
Knowledge of account service, an asset.

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    Adjoint.e COMMERCIAL - IMMOBILIER, 2+Grand cabinet, centre-ville de MontréalTu veux tenter l'expérience d'un grand cabinet et y faire ta place auprès d'avocats réputé? Nous recherchons un.e adjoint.e passionné.e en droit commercial pour assister des avocats dans leur pratique quotidienne.*Milieu convivial* Environnement de travail professionnel*...

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    Adjoint.e à la commercialisation Créez de la valeur chez TC Média Livres. TC Média Livres estprésentement à la recherche d'un.e adjoint.e à la commercialisation qui aura pour mandat d’assister l’équipe des ventes dans l’atteinte des objectifs commerciaux et financiers de la division Somabec. Quand vos gestes mènent au succès. Assister...

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    Salaire 55K à 85KCabinet d'avocats, centre-ville de MontréalNotre client, un cabinet d'avocats bien connu, recherche pour son bureau de Montréal, un.e  Adjoint.e exécutif.ve et juridique pour assister deux avocats et ayant un intérêt pour le droit des affaires et les tâches exécutives. Vous désirez développer vos compétences et apprendre dans...