Property Administrator

2 months ago

Charlottetown, Canada Accoravillage Full time

Titre du poste: Administrateur(-trice) d’immeubles / Property Administrator

Rapports au: Directeur Régional de l’Est du Canada

Département: Gestion immobilière

  • Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires ou en secrétariat;
  • 2-3 ans d’expérience dans un bureau ou en administration (ou l’équivalent);
  • Capacité à privilégier la charge de travail et à faire plusieurs tâches simultanément;
  • Orienté vers le service à la clientèle et les solutions.
  • Excellentes compétences de communication orale et écrite (français et anglais)
  • Bonne capacité à communiquer efficacement avec des personnes provenant de tous les niveaux de la hiérarchie à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise;
  • Maîtrise de MS Word, PowerPoint, Excel, Outlook et Yardi.
  • Bonne capacité à travailler seul(e) ou en équipe.
  • Bon sens de l’organisation et du détail.
  • Une expérience préalable dans le domaine de l'immobilier commercial est un atout.

Responsabilités générales du poste:

L’administrateur(-trice) d’immeubles doit offrir un soutien administratif aux membres d’un département précis ou d’une équipe de projet. Le (la) titulaire du poste relève principalement du Directeur régional de l’Est du Canada, mais également du Directeur senior des opérations et de la Vice-présidente des opérations – Gestion des centres commerciaux. Ses tâches comprennent le travail administratif général et le travail par projet. Les tâches et responsabilités du titulaire de ce poste sont les suivantes (liste non exhaustive):

  • Participer à la collecte et à la saisie de données de différents projets;
  • Envoyer le rapport de vente des locataires de la Place Bourrassa au bureau central;
  • Apporter son aide pour toutes les requêtes de fournisseurs pour Yardi;
  • Aider à la création de bons de commande;
  • Bonne capacité de communiquer efficacement et en temps opportun avec les locataires, collègues, fournisseurs et consultants. Répondre parfois à des demandes d’informations vagues ou imprécises;
  • Prendre les appels de répartition des locataires lorsque le directeur régional est sur la route ou à l’extérieur;
  • Registre des appels– enregistrer tous les appels entrants pour chacune des propriétés dans le registre des appels, assurer un suivi adéquat des problèmes et veiller à ce que la base de données soit à jour et exacte;
  • Collaborer avec la comptabilité. S’assurer que les factures de tous les fournisseurs sont exactes et reçues dans les délais prescrits;
  • Suivre, classer et regrouper les factures et documents;
  • Visiter, si requis, des propriétés lorsque le directeur régional est sur la route ou à l’extérieur;
  • Veiller à ce que les Attestations de possession et les locaux vacants soient signalés comme il se doit;
  • Procéder à des ajustements de contrats, le cas échéant;
  • Maintenir et mettre à jour les informations relatives aux locataires et fournisseurs.
  • Conserver et tenir à jour toutes les informations de gestion immobilière dans la base de données, notamment:
  • Adresse des sites;
  • Informations sur les contrats;
  • Informations sur les contractants;
  • Changements de superviseur de site;
  • Informations sur les compteurs;
  • Validité du certificat d’assurance
  • Registre des appels.
  • Recueillir et soumettre les rapports d’opérations mensuels;
  • Assurer une bonne gestion administrative générale, incluant des tâche reliées à la réception, le maintien des fournitures, l'archivage de divers documents et les dépôts bancaires.
  • Effectuer d’autres tâches diverses, telles qu’envoyer les avis aux locataires, répondre aux demandes de différents départements internes, effectuer des préparatifs de voyage, etc.;
  • Être le point de contacts pour l’assistance aux clients et locataires de Place Bourassa.
  • Répondre aux appels et diriger les questions / demandes vers les personnes appropriées.
  • Assister l'équipe de l'Est dans d'autres tâches si nécessaire.
  • Les exigences reliées à ce poste peuvent changer de temps à autre. Il faut donc comprendre que les tâches et les priorités risquent de changer également.

La personne recherchée doit être polyvalente. Être capable de s’adapter aux demandes changeantes et qui véhicule les valeurs de la Fiducie, soit le respect, l’esprit d’entreprise, la responsabilité et le travail d’équipe.

Valeurs:

L’administrateur(-trice) d’immeubles doit se conduire de façon respectueuse et éthique en représentant les intérêts de la Fiducie. Il (elle) doit démontrer un esprit d’entreprise et agir comme un (une) propriétaire en effectuant les tâches quotidiennes et en faisant preuve de créativité et de débrouillardise pour atteindre les résultats souhaités. Il (elle) doit assumer la responsabilité de ses décisions, avoir l’ esprit d’équipe et travailler efficacement avec ses collègues et les associés pour ce qui concerne les commentaires, le partage d’idées et l’atteinte d’objectifs communs.

Nous souscrivons au principe d’égalité des chances et nous engageons à mettre en place un processus de recrutement et de sélection inclusif et accessible à tous. Si vous êtes contacté(e) pour une offre d’emploi, veuillez nous aviser de vos besoins d’accommodements.

#J-18808-Ljbffr

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