Adjoint(e) administratif(ve) principal(e), Recherche clinique

Job Description

Adjoint(e) administratif(ve) principal(e), Recherche clinique

Le titulaire de ce poste relève du Directeur administratif, Recherche clinique. L’adjoint(e) administratif(ve) principal(e) travaille avec le Directeur administratif à instaurer un milieu de travail efficace et structuré, en plus d’offrir son soutien administratif aux membres de l’équipe.

Les fonctions principales du titulaire du poste incluent, entre autres, les suivantes :

Apporter un soutien administratif général selon les besoins.

Coordonner et réaliser plusieurs tâches tout en comprenant les principes de chaque projet et les compétences techniques liées aux tâches qui lui sont attribuées.

Réaliser ou achever différentes tâches qui lui sont attribuées et nécessitent une capacité d’analyse approfondie, un jugement autonome, de la créativité et des compétences en résolution de problèmes.

Colliger et analyser des renseignements confidentiels, préparer des rapports, des présentations, des ordres du jour et de la correspondance de degrés de complexité divers.

Concevoir des rapports, des présentations, des tableaux, des graphiques et des éléments de correspondance et faire des recherches préliminaires en utilisant les logiciels appropriés.

Coordonner des projets spéciaux.

Gérer le processus de paiement des fournisseurs, notamment les bons de commande, réconciliation des demandes d’achat, le traitement des factures et le suivi des questions connexes.

Assurer la gestion des cartes de crédit d’entreprise (p-Card et cartes pour les réunions) et le traitement des rapports de dépenses connexes.

Tenir à jour le calendrier et l’horaire quotidien du directeur administratif, organiser les réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements.

Interagir avec des membres de la haute direction, tant à l’interne qu’à l’externe, que ce soit à l’échelle locale ou mondiale.

Aider le directeur administratif dans le suivi des budgets et des rapports de cumul annuel, ainsi que la préparation des comptes de régularisation si nécessaire. Ouvrir des bons de commande, s’assurer de l’exactitude des factures reçues et mettre à jour les soldes des bons de commande en temps opportun et de façon précise.

Organiser les réunions du service et les visites à l’étranger au besoin (notamment en coordonnant la logistique des déplacements).

Tenir à jour la base de données des absences et des congés.

L’adjoint(e) administratif(ve) principal(e) doit connaître parfaitement toutes les politiques de notre compagnie, notamment le Code de conduite de notre compagnie, « Nos valeurs et normes », et s’y conformer.

Compétences

Exigences :

Diplôme d’études collegiale en bureautique ou l’équivalent

Plus de cinq années d’expérience pertinente

Une connaissance approfondie de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) est essentielle

Connaissance de SAP/COMET

Compétences linguistiques : Bilinguisme (français et anglais), à l’écrit et à l’oral

Atouts :

Expérience en traitement des cartes de crédit d’entreprise

Expérience de SAP : Rapports de dépenses, bons de commandes et demandes de paiement, formulaires d’ajout de fournisseurs

Capacités à communiquer de manière professionnelle

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

Current Employees apply

Current Contingent Workers apply

Secondary Language(s) Job Description:

Senior Administrative Assistant, Clinical Research

The position reports to the Executive Director, Clinical Research. The Senior Administrative Assistant works with the Executive Director to create an efficient, organized workplace, and to provide general support to the team.

The primary activities include, but are not limited to, the following:

Provides general administrative support, as needed,

Work requires the coordination and performance of multiple tasks while understanding the project principles and technical skills related to own work assignments.

Produces/completes various work assignments requiring advanced analytical ability, independent judgment, creativity and problem solving skills.

Assembles and analyzes confidential information, prepares reports/ presentations, agendas and correspondence of varying degrees of complexity.

Develops reports, presentations, tables, graphs, correspondence and conducts light research using appropriate software.

Coordinates special projects.

Manages the supplier payment process, including purchase orders, purchase requisition reconciliation, invoice processing and follow-up of related issues.

Manages Corporate credit cards (p-Card and meeting card) and processes related expense reports.

Maintains the Executive Directors’ calendars and daily schedule, organizes meetings and makes travel arrangements.

Interacts with senior level individuals both within and outside of the Company, locally and globally.

Assists the Executive Director in tracking budgets, YTD reports, preparing accruals, as required. Opens purchase orders and ensures accuracy of invoices received and updates purchase order balances in a timely and accurate manner.

Organizes departmental meetings and international visits as needed (including coordination of travel arrangement logistics).

Maintains the database on absenteeism and vacation.

Responsible to demonstrate full knowledge of and compliance with all our company's policies, including, but not limited to, our Company's Code of Conduct, “Our Values and Standards”.

Qualifications

Required:

Completed College degree in Office Technology or its equivalent

More than five years of relevant experience

Advanced knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) is essential.

Knowledge of SAP/COMET

Language: Bilingual (French and English), written and oral

Preferred:

Experience processing Corporate Credit Cards

SAP experience: Expense Reports; Purchase Orders and Payment Requests; Vendor Add Forms

Professional communication skills

In line with our Company’s Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

CanadaClinicalResearch

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Employee Status: Regular

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements: Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date: 07/3/2024

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date. #J-18808-Ljbffr

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