Spécialiste en procédés administratifs

TITRE DE L'EMPLOI: Spécialiste en procédés administratifs - Responsable de l'application des règles contractuelles

LIEU DE TRAVAIL: Régional

SYNDICAT: SNS

STATUT: Permanent temps plein

TYPE DE QUART DE TRAVAIL: Jour

HEURES PAR JOUR/PAR SEMAINE: 7.00/35.00

SALAIRE HORAIRE: Min. (1) $25.07 - Max (18) $46.30

HERBERGEMENT FOURNI: Oui, si le/la titulaire du poste est recruté(e) à plus de 50 km de la localité d’Eeyou Istchee où il/elle exercera ses fonctions.

DESCRIPTION

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

• Faire le suivi des contrats et NSS (signature et suivi financier) ;
• Agir en tant que RARC (formation disponible) ;
• Faire la validation des budgets et suivi des prévisions budgétaires et contractuelles pour les années suivantes ;
• Maintenir un registre des contrats et faire les suivis pour les renouvellements ;
• Faire l’entrée et le suivi des engagements dans le système financier ;
• Assurer le suivi de contrats en cours ;
• Contrôler et assurer le suivi du processus d’attribution de contrat ;
• Assister les directeurs et responsables pour fin d’analyse ;
• Participer aux réunions du département ;
• Préparer les documents d'appel d'offres, contrats, résolutions, addendum, NSS, etc. pour les différents départements ;
• Appliquera les règles et les directives du Conseil du trésor et l’AMP ;
• Collabore et communique avec les gestionnaires et la direction. Fournir une formation de base en action unique (individuelle et en groupe) si nécessaire ;
• Crée, révise et assure le suivi des documents contractuels et administratifs et maintient également à jour les processus, les documents d’instructions, les one-pager, etc. ;
• Assure l'assurance qualité et l'amélioration continue en passant en revue les processus, en mettant en place des indicateurs de performance ;
• Répond aux demandes d'informations relevant de sa responsabilité.

EXIGENCES

Éducation:

• Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Expérience:

• Trois ans (3) d'expérience administrative appropriée.

Connaissances et capacités :

• Bonne connaissance de la législation, de la réglementation, du réseau et des programmes du ministère et des tendances actuelles du MSSS ;
• Bonne connaissance de la législation et de la réglementation du Conseil du trésor et de l’AMP ;
• Connaissance de la culture, de la langue et des problèmes sociaux et de santé des Cris à Eeyou Istchee est un atout ;
• Capacité à travailler en collaboration avec tous les collègues ;
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle, leadership, initiative et travail d’équipe ;
• Excellentes compétences en communication écrite et en présentation ;
• Excellentes aptitudes à la pensée critique, à la synthèse, à la planification et à la prise de décision ;
• Bonnes compétences informatiques avec Virtuo, Word, Excel, PDF et PowerPoint;
• Connaissance du processus administratifs de bon de commande.

LANGUES

• Maîtrise de l’anglais et du français ;
• Maîtrise du cri est un atout.

AUTRE

• Forte possibilité de télétravail.

AVANTAGES ET RÉMUNÉRATION :

• Régime d’assurances collectives;
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)

De plus, les avantages suivants s'appliquent lorsque le lieu de travail est à la Baie James:

• Prime d’éloignement entre 9 004$/année et 14 403$/année selon la communauté et le statut familial;
• Prime de retention annuelle entre 5000$ et 11 750$ selon les années de service au Nord;
• Prime de cargo pour compenser les frais de transport assumés par l’employé pour acheter des denrées alimentaires;
• Logement fourni - meublé, chauffé, éclairé (familial ou pour personne seule);
• Frais de déménagement et d’entreposage payé;
• Trois (3) ou quatre (4) sorties voyages aller-retour annuels payés pour vous et votre famille vers votre point d’embauche;

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JOB TITLE: Administrative processes specialist - Responsible for application of contractual rules

WORK LOCATION: Regional

UNION: UNU

STATUS: Permanent Full-time

SHIFT: Day

HOURLY SALARY: Min. (1) $25,07- Max (18) $46,30

HOURS PER DAY/WEEK: 7.00/35.00

ACCOMMODATION PROVIDED: Yes, if hired more than 50 kilometres from the Eeyou Istchee locality in which they are called upon to perform their duties.

SUMMARY OF THE POSITION

Person who analyzes the needs, conceives and applies professional techniques in the field of administrative methods and systems, in order to improve service delivery.

SPECIFIC FUNCTIONS

• Follow-up on contracts and NSS (signature and financial follow-up);
• Act as RARC (training available);
• Validate budgets and monitor budget and contract forecasts for subsequent years;
• Maintain a contract register and follow up on renewals;
• Enter and monitor commitments in the financial system;
• Monitor ongoing contracts;
• Control and monitor the contract award process;
• Assist directors and managers for analysis purposes;
• Participate in department meetings;
• Prepare tender documents, contracts, resolutions, addendum, NSS, etc. for the various departments;
• Applies Treasury Board and AMP rules and directives;
• Collaborate and communicate with managers and management. Provide basic single-action training (individual and group) as required;
• Creates, revises and follows up on contractual and administrative documents and also keeps processes, instruction documents, one-pagers, etc. up to date;
• Ensures quality assurance and continuous improvement by reviewing processes and implementing performance indicators;
• Responds to requests for information within its area of responsibility.

REQUIREMENTS

Education:

• Must have a bachelor's degree in administrative sciences, humanities, social sciences or other appropriate academic discipline.

Experience:

• Three (3) years of relevant administrative experience.

Knowledge and Abilities:

• Good knowledge of the Ministry's legislation, regulations, network and programs, and of current trends in the MSSS;
• Good knowledge of Treasury Board and AMP legislation and regulations;
• Knowledge of Cree culture, language and health and social issues in Eeyou Istchee is an asset;
• Ability to work collaboratively with all colleagues;
• Excellent interpersonal, leadership, initiative and teamwork skills;
• Excellent written communication and presentation skills;
• Excellent critical thinking, synthesis, planning and decision-making skills;
• Good computer skills with Virtuo, Word, Excel, PDF and PowerPoint;
• Knowledge of administrative purchase order process.

LANGUAGE

• Fluent in English and French;
• Fluency in Cree is an asset.

OTHER

• Strong possibility of telework.

BENEFITS AND COMPENSATION

• Group insurance plan;
• Defined-benefit pension plan (RREGOP);

Additional benefits when the work location is in the James Bay:

• Remoteness premium between 9 004$/year and 14 403$/year, depending on community and family status
• Retention premium between $5,000/year and $11,750/year, based on years of service in the North;
• Cargo premium: Weekly amount to be confirmed depending on the community and family status;
• Accommodation provided: Furnished, heat and electricity included;
• Moving and storage expenses paid;
• Three (3) to four (4) annual sorties depending on family status.