Coordonnatrice ou Coordonnateur d'appui au Programme

Unité d'activité : Certification en matière d'accessibilité de la Fondation Rick Hansen (RHFAC)

Lien hiérarchique supérieur : Gestionnaire, Certification en matière d'accessibilité

Statut : Temps plein, Durée déterminée

Durée : Juin 2024 à juin 2026, mandat de 2 ans

Échelle de salaire : $ à $ par an

Lieu : À distance au Canada

La Fondation Rick Hansen a été fondée en s'appuyant sur le legs de la Tournée mondiale Rick Hansen et est un organisme de bienfaisance canadien qui vise à édifier un monde entièrement inclusif et accessible où les personnes ayant un handicap peuvent réaliser tout leur potentiel. À l'aide de nos programmes et de nos partenariats, nous éliminons les obstacles pour les personnes ayant un handicap en faisant changer les attitudes, en créant des lieux accessibles et en faisant naître une société inclusive.

La FRH valorise la diversité au sein de la communauté et dans le milieu de travail. Nous nous engageons à constituer une main-d'œuvre diversifiée et représentative des communautés que nous servons. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris celle de personnes autochtones, de tout genre et de toute orientation sexuelle, de toute race, de toute origine ethnique, de tout handicap, de tout âge et de toute religion ainsi que de toute personne vivant à l'intersection de ces identités.

La FRH est un lieu de travail dynamique et gratifiant. Notre succès commence avec nos gens. Si vous souhaitez vous joindre à notre équipe innovatrice, nous espérons que vous envisagerez de faire carrière auprès de notre organisme. Si vous ne possédez pas la formation, l'expérience et les compétences requises, mais que vous avez une combinaison de vécu et d'expérience professionnelle, nous vous encourageons à poser votre candidature.

RÉSUMÉ DU POSTE

La coordonnatrice ou le coordinateur d'appui au programme, Certification en matière d'accessibilité, apporte son soutien et son aide aux participantes et participants du Programme RHFAC et veille au bon déroulement des activités quotidiennes. La personne titulaire de ce poste assurera également la coordination du calendrier des allocutions à prononcer à l'occasion d'événements.

La coordonnatrice ou le coordinateur d'appui au programme travaille en étroite collaboration avec la personne gestionnaire, Certification en matière d'accessibilité afin d'offrir une excellente expérience clientèle et un appui au Programme RHFAC à la clientèle existante et nouvelle.

Il s'agit d'un poste bilingue qui requiert une maîtrise orale et écrite du français et de l'anglais.

RELATIONS DE TRAVAIL

La coordonnatrice ou le coordinateur d'appui au programme, Certification en matière d'accessibilité, relève de la personne gestionnaire, Certification en matière d'accessibilité, et travaille en étroite collaboration avec l'équipe du Programme RHFAC, les participantes et participants au Programme RHFAC, l'équipe de marketing et de communication de la FRH, le personnel de la FRH, les parties externes et les spécialistes-conseils.

TOUT LE PERSONNEL : PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Comme membre à part entière de l'équipe de la FRH et conformément aux attentes auprès de l'ensemble du personnel, la personne titulaire de ce poste participe activement aux activités suivantes :

• Stratégie
• Culture
  • Contribuer aux séances régulières, élaborer des objectifs, appuyer et mettre en œuvre des plans d'action.
• Inclusion, diversité, équité et accessibilité
• Valeurs

1. Nous collaborons avec authenticité
2. Nous nous engageons avec respect
3. Nous tenons nos promesses

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien à la clientèle et au service d'assistance

• Fournir une assistance aux participantes et aux participants au Programme RHFAC, y compris, mais sans s'y limiter, à la clientèle existante et nouvelle.
• Gérer et résoudre les demandes des membres de la clientèle par courrier électronique, par téléphone et par l'intermédiaire du service d'assistance du Registre, et ce, de façon opportune et précise.
• Diagnostiquer et résoudre les problèmes des utilisatrices et des utilisateurs du Registre du Programme RHFAC, les guider au cours des étapes de résolution des problèmes et transmettre les problèmes complexes aux équipes appropriées.
• Faire preuve d'une excellente compréhension des activités du Programme RHFAC, de la plateforme du Registre en ligne et des principales communications afin de fournir des renseignements rapides et cohérents aux membres de la clientèle qui demandent de l'information.
• Veiller à la cohérence de la prestation de services et au respect des exigences, des politiques et des procédures du Programme RHFAC.
• Tenir des modèles de réponses précises et concevoir de nouvelles réponses pour la FAQ.
• Recommander et mettre en œuvre des améliorations aux initiatives de soutien à la clientèle.
• Documenter, suivre et surveiller tous les problèmes de soutien afin d'assurer une résolution rapide et tenir des dossiers précis dans Salesforce et d'autres bases de données.

Calendrier des allocutions

• Gérer le calendrier des allocutions pour le Programme RHFAC et de participation à des événements, ce qui implique d'assumer la responsabilité des délais, des propositions et du suivi après l'événement.
• Chercher, recommander et obtenir de nouvelles occasions d'allocutions et d'expositions au niveau national et international.
• Confirmer les oratrices et orateurs appropriés et apporter son soutien en participant aux réunions de planification, en gérant la logistique et le marketing et en fournissant du personnel pour les allocutions (virtuelles).
• Tenir les principales présentations et gérer les présentations personnalisées qu'utilisent les oratrices et les orateurs.
• Veiller à ce que tout le calendrier des allocutions fasse l'objet d'un suivi et qu'il soit tenu dans Salesforce.

Administration et rapports

• Appuyer les initiatives spéciales comme les subventions et les défis en assurant la communication avec les participantes et les participants, en programmant des contrôles périodiques et en assurant un suivi précis de l'information.
• Assurer la liaison avec le service financier pour le versement des subventions et le traitement des réclamations de dépenses.
• Veiller à ce que les contrats soient examinés, signés et archivés conformément aux procédures de la FRH.
• Mettre à jour les listes de distribution et d'autre information dans Salesforce ainsi que d'autres registres.
• Tenir à jour des données précises et opportunes pour les rapports trimestriels et les rapports de financement.

Autre

• Apporter son soutien à la gestion des comités, notamment en matière de programmation, de suivi et de contrôle ainsi qu'à des projets ponctuels, le cas échéant.
• Appuyer la prestation en français du Programme RHFAC en plus du soutien à la clientèle et pour le calendrier des allocutions, notamment en examinant les documents et les communications relatifs au Programme.
• Effectuer d'autres tâches connexes en rapport avec l'objectif et les responsabilités du poste.

QUALIFICATIONS

Remarque : Nous valorisons une combinaison équivalente de formation, d'expérience et de compétences/comportements qui sera prise en considération.

Éducation :

• Diplôme universitaire, diplôme ou certificat d'un établissement d'enseignement supérieur reconnu en administration, communication ou marketing, un atout.

Certification/désignation :

• Aucun

Expérience/connaissances :

• La maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit, est obligatoire.
• Au moins trois ans d'expérience dans le domaine de l'administration, du service d'assistance ou dans un domaine connexe
• Grande maîtrise de Microsoft 365, y compris Word, Excel, PowerPoint, Outlook et autres applications de Microsoft
• L'expérience avec Salesforce est un atout.
• La connaissance ou l'expérience du travail avec des personnes ayant un handicap est un atout.

Compétences/comportements :

• Communication commerciale écrite efficace en anglais et en français, y compris la maîtrise de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation, et capacité à rédiger une correspondance commerciale claire et concise
• Capacité à communiquer des renseignements de manière claire et efficace aux participantes et participants au Programme
• Excellentes compétences en matière de dépannage et de résolution de problèmes, avec une approche axée sur la clientèle
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail
• Haut degré de professionnalisme, de flexibilité et d'adaptabilité
• Capacité à gérer les priorités et à faire face à la pression de priorités concurrentes
• Capacité à comprendre les plans d'activité et les plans de projet et à hiérarchiser les questions importantes
• Solides compétences en matière de gestion des données, d'analyse et de rédaction de rapports
• Capacité à assurer la confidentialité
• Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en équipe dans un environnement en constante évolution

POUR POSER SA CANDIDATURE

Si vous souhaitez vous joindre à notre équipe innovatrice, et que vous êtes résolue ou résolu à faire une différence, nous espérons que vous envisagerez de faire carrière auprès de notre organisme.

Les personnes qui le souhaitent et qui sont qualifiées peuvent poser leur candidature en citant le numéro de concours avant le 15 mai 2024. Nous remercions toutes les personnes qui se portent candidates de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues au terme d'une première sélection.

*Remarque : La Fondation Rick Hansen s'engage à fournir des mesures d'adaptation aux personnes candidates qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Veuillez nous aviser si vous avez besoin d'une adaptation particulière (p. ex., une entrevue virtuelle / par Internet, un horaire flexible, des besoins en matière d'accessibilité) afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires pour que les adaptations pertinentes soient mises en place.

Business Unit: Rick Hansen Foundation Accessibility Certification (RHFAC)

Reports to: Manager, Accessibility Certification

Status: Full time, Term

Term: June June 2026, 2-year term

Salary Range: $45,400.00 to $62,400.00 per year

Location: Remote in Canada

Founded on the legacy of Rick Hansen's Man In Motion World Tour, the Rick Hansen Foundation (RHF) is a Canadian registered charity with the vision of creating a fully inclusive and accessible world where people with disabilities are living to their full potential. Through our programs and partnerships, we break down barriers for people with disabilities by changing attitudes, creating accessible spaces and inspiring an inclusive society.

RHF values diversity in the community and the workplace. We are committed to building a diverse workforce representative of the communities we serve. We welcome applications from all qualified candidates including Indigenous peoples, individuals of all genders and sexual orientation, race, ethnic origin, disability, age, and religion and anyone living at the intersection of these identities.

RHF is a dynamic and rewarding place to work. Our success begins with our people. If you're interested in being a part of our innovative team, we hope that you will consider this opportunity with us. If you do not meet the required education, experience and skills but have a combination of lived and professional experience, we encourage you to apply.

JOB SUMMARY

The Program Support Coordinator, Accessibility Certification provides support and assistance

to RHFAC program participants, and ensures day-to-day operations run smoothly. This position will also provide coordination support on speaking engagements.

The Program Support Coordinator works closely with the Manager, Accessibility Certification to

offer an excellent customer experience and RHFAC program support to existing and new

customers.

This is a bilingual role and requires oral and written fluency in French and English.

WORKING RELATIONSHIPS

The Program Support Coordinator, Accessibility Certification reports to the Manager, Accessibility Certification and works closely with the RHFAC team, RHFAC program participants, RHF Marketing & Communications team, RHF staff, external parties, and consultants.

ALL STAFF: KEY ACCOUNTABILITIES

As an integral member of the RHF team and as expected of all staff, this position actively participates with:

• Strategy
• Culture
  • Contributes to regular sessions, develops goals, supports and implements action plans.
• Inclusion, Diversity, Equity and Accessibility
• Values

1. We Collaborate Authentically
2. We Engage Respectfully
3. We Keep Our Promises

KEY ACCOUNTABILITIES

Client & Help Desk Support

• Provides customer support to RHFAC program participants, including but not limited to existing and new clients;
• Manages and resolves customer inquiries via email, phone, and the Registry Help Desk in a timely and accurate manner;
• Diagnoses and troubleshoots user issues with RHFAC Registry, walks through problem-solving steps, and escalates complex problems to appropriate teams;
• Upholds an excellent understanding of RHFAC operations, the online Registry platform, and key communications to provide prompt and consistent information to customers inquiries;
• Ensures consistency in service delivery and compliance to RHFAC program requirements, policies, and procedures;
• Maintains accurate responses templates and develops new responses for FAQs;
• Recommends and implements improvements to customer support initiatives; and
• Documents, tracks, and monitors all support issues to ensure timely resolution and maintains accurate records in Salesforce and other databases.

Speaking Engagements

• Manages RHFAC's speaking engagements and event participation which includes taking accountability of timelines, proposals and post-event follow up;
• Researches, recommends, and secures new speaking and exhibition opportunities nationally and internationally;
• Confirms appropriate speakers, and provides support by attending planning meetings, managing logistics, marketing, and staffing (virtual) speaking engagements;
• Maintains main presentation decks and manages tailored decks used by speakers; and
• Ensures all speaking engagements are tracked and maintained in Salesforce.

Administration & Reporting

• Supports special initiatives such as grants and challenges by maintaining communication to participants, scheduling periodic check-ins, and accurately tracking information;
• Liaises with finance department to disburse grants and process expense claims;
• Ensures contracts are reviewed, signed and filed according to RHF procedures;
• Updates contact lists and other information in Salesforce and other logs; and
• Maintains accurate and timely data for quarterly and funding reporting.

Other

• Supports committee management such as scheduling, tracking, and following-ups, and ad-hoc projects as required;
• Supports French delivery of RHFAC beyond client and speaking engagement support, including reviewing program materials and communications; and
• Performs other related duties in keeping with the purpose and accountabilities of the job.

QUALIFICATIONS

Please note: an equivalent combination of education, experience, and skills/behaviours are valued and will be considered.

Education:

• University degree, Diploma or Certificate from a recognized post-secondary institution in administration, communications or marketing an asset.

Certification/Designation:

• None

Experience/Knowledge:

• Fluency in French and English, oral and written, is mandatory;
• Minimum 3 years of administrative, help desk support or related experience;
• High proficiency using Microsoft 365, including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and other MS Apps;
• Experience with Salesforce is an asset; and
• Knowledge or experience working with individuals with disabilities an asset.

Skills/Behaviours:

• Effective English and French written business communication, including proficiency with grammar, spelling and punctuation, and the ability to compose clear, concise business correspondence;
• Ability to communicate information clearly and effectively to program participants;
• Excellent troubleshooting and problem-solving skills with a customer-focused approach;
• Strong organizational skills and attention to detail;
• High degree of professionalism, flexibility, and adaptability;
• Ability to manage priorities and deal with pressure of competing priorities;
• Ability to understand business plans, project plans and prioritize important issues;
• Strong data management, analytical and reporting skills;
• Ability to maintain confidentiality; and
• Ability to work both independently and as a team player in a fast-paced environment.

HOW TO APPLY

If you are interested in being a part of our innovative team and are passionate about making a difference, we hope that you will consider a career with us.

Interested and qualified candidates can apply quoting competition # by May 15, 2024. While we thank all applications for their interest, only short-listed candidates will be contacted.

*Please note: The Rick Hansen Foundation is committed to providing accommodations to candidates taking part in all aspects of the selection process. Please let us know if you require a specific accommodation (i.e. virtual/web-based interview, flexible scheduling, accessibility needs), so that arrangements can be made for the appropriate accommodations to be in place.