Gestionnaire adjoint service conférences

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Montreal, Quebec, Canada Four Seasons Hotels and Resorts Full time
About Four Seasons:

Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.

At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.

About the location:
The vibrant new centrepiece of the city's Golden Square Mile. Chic and sleekly modern, Four Seasons Hotel Montreal forms the vibrant new epicentre of the Golden Square Mile. Dine at our stellar restaurants and shop at the luxurious Holt Renfrew Ogilvy. In this world capital of style and culture, Four Seasons savoir faire helps shine a fresh light on the city.

Gestionnaire adjoint service conférences

Division : Ventes et Marketing

Département : Événements

Se rapporte à : Directrice des événements et conférences

* En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l'autorisation de travailler au Canada, et s'exprimant parfaitement en français et en anglais, à l'oral et à l'écrit.

Le Four Seasons Hôtel Montréal est à la recherche d'une personne qui partage notre passion pour l'excellence et cherche à créer une expérience mémorable pour nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne qui a une solide éthique de travail, un haut niveau d'intégrité, un souci de qualité, une sensibilité culturelle et un sens du service client.

Résumé du poste

Coordonner tous les groupes avec plus de 10 chambres désignées par le directeur des événements. Responsable de l'application des conditions du contrat de vente. Guider les clients/groupes dans la planification des arrivées, départs, réunions et besoins tout au long de leur séjour. Communique les besoins et les attentes du client avec tous les départements de l'hôtel. Assure et coordonne l'exécution du groupe durant leur séjour afin de répondre a toute demande et tous besoins sur place. Présent en tout temps durant le séjour des groupes.

Principales responsabilités
  • Conseiller les clients en termes de montage de salle, construction de menus adaptés et créatifs, gestion des partenaires extérieurs, de l'organisation des cadeaux en chambre (room drops) ainsi que de tout le mécanisme de l'arrivée au départ;
  • Coordonner avec le service des ventes et de la restauration pour assurer une utilisation appropriée de l'espace fonctionnel afin de générer un maximum de revenus. Contribuer au succès global et à la rentabilité du département en présentant au moins une idée par an pour améliorer les menus et les présentations de banquet;
  • Finaliser les exigences des réservations confirmées tout en maximisant le potentiel de revenus grâce à la vente incitative et en assurant une communication efficace à la fois écrite (CV, BEO, rapports quotidiens) et un contact personnel avec tous les départements pour le succès de l'événement. Maintenir un système actif de suivi et de suivi. Assurez-vous de l'exactitude des vérifications de banquet et effectuez l'examen des factures à la fin du programme ou de l'événement. (20%) Aider à l'exécution d'événements de banquet. Passez en revue tout l'espace de fonction avec l'équipe de banquet si nécessaire. Assurer la satisfaction du client dès le début de tous les événements;
  • Planifier et/ou assister et/ou participer à des réunions avec le personnel et les clients de l'hôtel, y compris, mais sans s'y limiter : Opérations du matin, Briefing, Réunion de CV, Réunion de commande d'événement de banquet, Briefing quotidien F&B, Réunions pré-congrès, Conseil d'administration bimensuel, Visites de planification et Dégustations de menus;
  • Se conformer aux normes Four Seasons pour les services de conférence, tout en travaillant harmonieusement et professionnellement avec les collègues et le comité de planification. Prenez des décisions opportunes et impromptues, qui équilibrent les besoins du client avec les objectifs financiers, de sécurité et de dotation de l'hôtel;
  • Trouver des solutions aux défis et aux problèmes inévitables qui surviennent lorsque les groupes sont sur la propriété et tenir le directeur du comité de restauration et de planification rapidement et pleinement informé de tous les problèmes ou questions inhabituelles afin que des mesures correctives rapides puissent être prises le cas échéant;
  • Maintenir la connaissance des installations hôtelières, des capacités et des dimensions de l'espace de réunion et des besoins opérationnels de base de tous les départements opérationnels.
Fonctions non essentielles
  • Aider à toutes les demandes des clients au sein du service des ventes, du marketing et de la restauration, y compris l'assistance pour un volume téléphonique élevé et les inspections de site sans rendez-vous. Assister le service de restauration au besoin, en particulier lors de mouvements de grands groupe;
  • Encadrer et former le coordonnateur/personnel administratif pour l'avancement de carrière futur;
  • Agir en tant que liaison pour tous les besoins des clients liés au fournisseur (c.-à-d. audiovisuel, fleuristes, divertissement, transport, DMC, emplacements hors site, etc.);
  • Fournir des informations pour les prévisions hebdomadaires.
Qualifications et compétences souhaitées
  • Éducation : Études collégiales de preference;
  • Expérience: 2 à 3 ans d'expérience directement liée aux services de conférence de l'hôtel;
  • Compétences et aptitudes: Excellente maîtrise du francais et de l'anglais tant à l'oral qu'è l'écrit;
  • Bonne capacité organisationnelle;
  • Souci du détail;
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
  • Haut niveau de créativité;
  • Capacité de travailler des heures longues et irrégulières, les fins de semaine et les soirées;
  • Capable de négocier, d'organiser, de déléguer et de travailler sous pression;
  • Connaissance de La Vente d'Or et de la Restauration;
  • Maîtrise de l'informatique pour inclure MS Word, Excel et la capacité d'utiliser le courrier électronique et Internet.
Avantagespourvous
  • Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, médicaments sur ordonnance, etc.) dès l'entrée en poste;
  • Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles;
  • Journées et événements pour les employés tels qu'Employé du mois, célébrations des années de service, événements d'anniversaire, et plusencore
  • Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440);
  • Plan de retraite aveccontribution de l'employeur;
  • Congéspayés:jours de maladie, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an;
  • Opportunités de formation, de développement et de mobilité;
  • Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité);
  • Et plus
La liste des tâches précisées ci-dessus n'est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients.

Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l'équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L'usage du masculin n'est utilisé qu'aux fins d'alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérale

Assistant Conference Services Manager

Division: Sales and Marketing

Department: Catering

Reports to: Director of Catering

*Due to local laws, we prioritize applicants who have permission to work in Canada, and are fluent in English and French, both orally and in writing.

The Four Seasons Hotel Montreal is looking for someone who shares our passion for excellence and seeks to create a memorable experience for our employees and guests. We are looking for a person who has a strong work ethic, a high level of integrity, a concern for quality and detail, a cultural sensitivity and a sense of customer service.

Job Summary

Coordinate all groups of 10 rooms and more designated by the Event & Catering Director. Responsible for enforcing the terms of sales letter of agreement and guiding clients/meeting.

Guide guests and groups for a perfectly executed experience throughout their stay. Planning the arrival, departure, room drops and all banqueting and other needs throughout their stay.

Communicates the needs and expectations of the client with all departments in the hotel.

Ensures presence to all groups from arrival until departure.

Core responsibilities

Guide and manage groups and clients through their program with the use of creative and attractive menu presentations, set-up possibilities, event proposals, to achieve both maximum revenue/profit potential and fulfillment of contractual responsibilities while satisfying client needs. Coordinate with the Sales Department and Catering to insure proper utilization of function space to yield maximum revenues. Contribute to the overall success and profitability of the department by presenting at least one idea annually to enhance banquet menus and presentations. Finalize the requirements of confirmed bookings while maximizing revenue potential through up selling and ensuring effective communication both written (Resumes, BEO, Daily Reports) and personal contact with all departments for the success of the event. Maintain an active trace/follow-up system. Ensure accuracy of Banquet Checks and provide bill review on completion of program or event. (20%) Assist with the execution of banquet events. Review all function space with banquet team as necessary. Ensure satisfaction of client at the outset of all events. Plan and/or attend and/or participate in meetings with hotel staff and clients, including but not exclusive to: Morning Operations, Briefing, Resume Meeting, Banquet Event Order Meeting, F&B Daily Briefing, Pre-Convention Meetings, Bi-Monthly Board of Operations, Planning Visits, and Menu Tastings. Comply with Four Seasons standards for conference services, while working harmoniously and professionally with co-workers and planning committee. Make timely and impromptu decisions, which balance client's needs with the financial, safety and staffing goals of the hotel. Find solutions to the inevitable challenges and glitches that arise while groups are on property and keep Director of Catering and Planning Committee promptly and fully informed of all problems or unusual matters so prompt corrective action can be taken where appropriate. Maintain knowledge of hotel facilities, capacities and dimensions of meeting space and basic operational needs of all operating departments.

NON-ESSENTIAL FUNCTIONS:
  • Assist with all guest inquires within the sales, marketing and catering department, including assistance with high telephone volume and walk-in site inspections. Assist Catering Department as required, particularly during large group movements;
  • Mentor and develop Coordinator/Administrative staff for future career growth;
  • Act as the liaison for all vendor/supplier related clients needs, (i.e. Audio Visual, Florists, Entertainment, Transportation, DMC, Off-site Locations etc);
  • Provide input for the weekly forecast.
Desired qualifications and skills
  • Education: College education preferred;
  • Experience: 2 to 3 years experience directly related to hotel conference services;
  • Abilities to communicate fluently in English & French, written and spoken;
  • Good organizational skill;
  • Attention to detail;
  • Ability to multitask;
  • High level of creativityl
  • Ability to work long and irregular hours, weekends, and evenings;
  • Able to negotiate, organize, delegate & work under pressure;
  • Knowledge of Golden Sales and Catering;
  • Computer literacy to include MS Word, Excel and ability to use email and internet.
What'sin it for you?
  • Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs,etc.) from day one;
  • Discounts at our MARCUS Restaurant and our 5 Star Spa;
  • Employee themed recognition days and events such as Employee of the month, Service milestone celebrations, birthday events, and more
  • Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440);
  • Retirement plan with employercontribution;
  • Paid time off including sick days,vacation days and 2 additional floating holidays per year;
  • Excellent training, development, and mobility opportunities;
  • Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability);
  • And so much more
The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations.

* Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws.

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