Chef d'équipe bilingue, Groupe des spécialistes en traitement de documents

hez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'entrepreneuriat. Nous valorisons l'inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé(e) qui occupera ce poste intégrera une équipe nationale dans laquelle il sera appelé à travailler avec des avocats et professionnels de tous nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. L'employé(e) occupant ce poste devra entre autres être en mesure de travailler sur des documents en anglais ou en français pour des clients, avocats ou professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Cette équipe nationale de spécialistes en traitement de documents est en opération 24/7 et il est nécessaire pour le bon fonctionnement des opérations qu'il y ait du personnel bilingue en tout temps prêts à répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Ce poste est situé à Montréal. Chez McCarthy Tétrault les employé(e)s bénéficient d'une formule de travail hybride.

Horaire : Lundi à Vendredi 1:00 am - 9:00 am EST

À titre de Chef d'équipe bilingue, Groupe des spécialistes en traitement de documents, vos tâches seront les suivantes :

Chef d'équipe

• Aider les superviseurs à coordonner le processus de réception de toutes les demandes de production et de soutien de documents (évaluation et priorisation de la charge de travail, attribution des demandes, etc.).
• Collaborer avec les spécialistes en traitement de documents pour s'assurer que les processus et les directives de production des documents sont respectés, en vérifiant les demandes des clients pour l'exactitude des renseignements, conformément aux processus et aux procédures du département. Identifier les changements à apporter aux procédures, au besoin, et soumettre des recommandations aux superviseurs.
• Agir à titre d'agent de liaison entre le DSG et ses clients en ce qui a trait au déroulement des opérations, et traiter et résoudre les problèmes ou les préoccupations qui ont fait l'objet d'une escalade.
• Surveiller les processus et les procédures qui ont une incidence sur les statistiques pour s'assurer que les tâches sont exécutées de façon efficace.
• Élaborer des feuilles de style, concevoir des macros et des modèles et maîtriser de nouveaux logiciels de présentation et de traitement de texte, au besoin. Cela comprend l'implantation de ces mesures au sein du DSG ou à plus grande échelle, selon le cas.
• Collaborer avec tous les superviseurs pour s'assurer que l'information est partagée d'un quart de travail à l'autre.
• Encadrer les membres de l'équipe et former les nouveaux employés, en ce qui concerne notamment la qualité du service, le service à la clientèle, les normes et les besoins du cabinet.
• Autres tâches attribuées.

Spécialiste en traitement de documents

• Créer divers documents juridiques et d'autres natures par la dactylographie, la transcription, la numérisation ou d'autres méthodes. Le traitement des documents comprend l'adaptation des styles, le multipostage, l'insertion de médias dans les présentations, l'établissement de renvois, l'indexation, la création de tableaux (notamment financiers), le traitement de graphiques et d'objets, l'utilisation d'applications graphiques, etc.
• Effectuer la correction d'épreuves et la vérification des documents pour s'assurer qu'ils sont logiques et clairs, que leur mise en forme est appropriée et que l'orthographe et la grammaire sont exactes. Comparer les différentes versions des documents, vérifier si les révisions sont justes et corriger les documents en cas d'altération.
• Acquérir une compréhension et une connaissance pratique des procédures du cabinet en matière de production de documents à partir des précédents établis.
• Répondre rapidement aux demandes, respecter les délais et travailler en coopération avec les autres services et employés à l'échelle du cabinet.
• Acquérir une expertise en traitement de texte afin de traiter des documents complexes, de nature juridique ou autre.
• Gérer de façon proactive des volumes de travail variés avec un minimum de supervision et d'encadrement.
• Contrôler la qualité de son propre travail, obtenir des précisions si nécessaire et réviser le travail de ses pairs au besoin.
• Épauler les membres de son équipe et agir comme mentor au besoin.
• Apporter son aide à l'échelle du cabinet pour la préparation de documents avec la suite Microsoft (p. ex., Word, Excel, PowerPoint, Visio).
• Documenter, consigner et traiter tous les appels, courriels, messages vocaux et visites, en plus d'en assurer le suivi, de façon à offrir un soutien en temps voulu.
• Gérer l'acheminement et la prise en charge des problèmes (suivi des appels, recherche, mise à jour de la base de connaissances).

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit).
• Diplôme d'études postsecondaires avec spécialisation en juridique/administration ou expérience équivalente.
• Au moins quatre ans d'expérience dans un milieu de travail professionnel et trois ans d'expérience pertinente en traitement de documents.
• Connaissance de la terminologie, des documents et des procédures juridiques, un atout.
• Excellentes aptitudes pour la communication en anglais et français (oral et écrit).
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication au téléphone, et approche axée sur le service à la clientèle.
• Excellentes aptitudes pour l'analyse, la résolution de problèmes, la prise de décisions, la gestion des conflits et la négociation.
• Capacité de communiquer de diverses façons afin d'assurer la compréhension et d'influencer l'issue des diverses situations.
• Patience, souplesse et capacité de gérer efficacement les situations difficiles.
• Organisation, minutie, et solides aptitudes pour la relecture.
• Capacité de s'adapter à différents horaires de travail (semaine, fins de semaine et jours fériés, le cas échéant).
• Capacité de travailler de façon autonome, en établissant des priorités et en prenant des décisions quotidiennes, et savoir quand faire appel aux superviseurs, au besoin.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.