Greffière ou greffier municipal

La Ville de Dieppe recherche un(e) Greffier(e) ou Greffier(e) pour occuper un poste clé au sein de son administration municipale.

• Planifier, organiser et superviser les activités du bureau du greffier en conformité avec les dispositions de la Loi sur la gouvernance locale.
• Diriger les dossiers relatifs au droit à l'information et la protection de la vie privée, ainsi que la gestion documentaire des archives de la Ville.
• Assurer la préparation et la coordination des réunions, des ordres du jour, des procès-verbaux, des résolutions, des règlements et autres documents pertinents aux séances du conseil municipal.
• Consigner dans les procès-verbaux du conseil toutes prestations de serment des élus et toutes divulgations de conflit d'intérêts.
• Participer à toutes les séances du conseil et apporter un soutien législatif pendant les séances pour s'assurer qu'elles se déroulent conformément à toutes les exigences procédurales.
• Assurer la rédaction et la diffusion des décisions prises par le conseil municipal auprès des membres du public et des divers intervenants municipaux.
• Préparer les avis publics du conseil, voir à obtenir les approbations requises et à respecter les délais prescrits.
• Appuyer et conseiller le conseil municipal, la direction générale et les gestionnaires concernant plus particulièrement l'administration de la municipalité, selon les besoins.
• Coordonner la mise en œuvre des arrêtés, des politiques, des règlements et des procédures, ainsi que la révision de ceux en vigueur.
• Collaborer avec la direction générale au processus de nominations des membres des comités du conseil municipal.
• Agir à titre de personne gardienne du sceau corporatif de la municipalité et apposer sa signature et le sceau au nom de la municipalité sur les documents officiels de la Ville.
• Assister et représenter la Ville aux comités et réunions qui relèvent de sa compétence et formuler les recommandations qui s'imposent.
• Agir comme personne témoin pour la Ville, lorsque requis.
• Assumer la gestion de tout dossier administratif et de tout projet qui lui est confié par la direction générale ou le conseil municipal.
• Gestion documentaire
• Gérer l'accès aux documents et répondre aux demandes d'information en conformité avec les procédures établies et la Loi sur le droit de l'information et la protection de la vie privée.
• Archiver tous les documents officiels, les arrêtés et les contrats de la Ville et jouer le rôle de personne conseillère dans la gestion des documents dans l'ensemble de la municipalité.
• Gestion des biens et services
• Assurer la conformité des procédures par l'équipe de direction à l'ouverture des soumissions et autres propositions d'acquisition de produits, biens ou services.
• Gestion des ressources financières et humaines
• Participer à la préparation des demandes budgétaires et coordonner la gestion des budgets de ses secteurs d'activités.
• Superviser le personnel du bureau du greffier.
• Assurer la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité en collaboration avec le service des ressources humaines quant à la dotation, l'orientation, la supervision, l'évaluation de rendement, la promotion, le développement professionnel et la santé et sécurité au travail;
• Communiquer, appuyer et assurer le respect des orientations, des politiques, des procédures et des pratiques mises en place pour assurer une saine gestion des ressources humaines.

• Éducation
• Baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent.
• Une maîtrise en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent sera considéré un atout.
• Une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience pourrait être considérée.
• Expérience
• Cinq (5) années d'expérience au sein d'un greffe, d'un organisme de régulation ou d'une administration, avec des responsabilités administratives démontrées à un niveau complexe.
• Une expérience dans un poste de greffière ou greffier ou au niveau municipal sera considéré un atout.
• Connaissances
• Connaissance approfondie de l'administration municipale et de l'application des procédures et de la règlementation liée au domaine des activités.
• Connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellente connaissance de la Loi sur la gouvernance locale et la Loi sur l'urbanisme.
• Connaissance de la Loi sur le droit à l'information et la protection de la vie privée sera considéré un atout.
• Connaissance en matière de gestion documentaire sera considéré un atout.
• Habiletés
• Maîtrise exceptionnelle du français et de l'anglais parlé et écrit.
• Possède un bon esprit de jugement et de synthèse et une bonne capacité d'analyse de divers éléments d'information et aptitudes en négociation.
• Capacité exceptionnelle de résolution de problème, de trouver des solutions réalistes et novatrices et de prendre des décisions éclairées et indépendantes.
• Sens d'organisation et orienté vers les résultats.
• Démontre des qualités de leadership, une capacité à travailler en équipe dans un environnement public et politique et une bonne faculté d'adaptation.
• Être en mesure de développer des stratégies efficaces qui assureront l'atteinte des buts et des objectifs fixés.
• Possède d'excellentes habiletés à développer et à maintenir des relations harmonieuses et productives entre les différents services municipaux, le conseil municipal et le public en général.
• Capacité de travailler efficacement sous pression et à respecter des délais et des échéanciers serrés.
• Capacité de gérer plusieurs tâches et projets simultanément.
• Maintenir un haut degré de confidentialité et faire preuve de discrétion et de tact.
• Manifeste une attitude positive envers les intérêts de la municipalité et de la communauté en général.
• Capacité physique de faire le travail assigné.
• Ponctualité et assiduité au travail.
• Bon dossier antérieur de rendement au travail.
• Respect des règles de confidentialité et des valeurs organisationnelles de la Ville de Dieppe.

• Trente-cinq (35) heures par semaine.
• Être disponible en dehors des heures régulières de bureau.
• Participation aux séances du conseil municipal.

• Selon l'échelle salariale en vigueur.
• La ou le titulaire du poste reçoit aussi des vacances, des avantages sociaux (payés par l'employeur) et un régime de retraite (contribution employeur/membres du personnel).

• La date limite pour soumettre votre candidature est le 27 septembre 2024 à 23 h 59.