Greffière ou Greffier

**VILLE DE DIEPPE**:
**Greffière ou greffier**:
**SOMMAIRE**
Relevant de la direction générale, la greffière ou le greffier planifie, organise et contrôle les activités du bureau du greffier conformément aux dispositions de la _Loi sur la gouvernance locale_. De plus, la ou le titulaire du poste dirige les dossiers relatifs au droit à l’information et la protection de la vie privée et assure la gestion documentaire des archives de la Ville. La greffière ou le greffier municipal est un poste officiel prévu dans la _Loi sur la gouvernance locale _qui fournit des services indispensables à la communauté.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**
- **Affaires municipales**
- Assurer la préparation et la coordination des réunions, des ordres du jour, des procès-verbaux, des résolutions, des règlements et autres documents pertinents aux séances du conseil municipal, ainsi qu’assurer la qualité et la concordance avec les exigences prévues dans les différentes lois.
- Consigner dans les procès-verbaux du conseil toutes prestations de serment des élus et toutes divulgations de conflit d’intérêts.
- Participer à toutes les séances du conseil et apporter un soutien législatif pendant les séances pour s’assurer qu’elles se déroulent conformément à toutes les exigences procédurales.
- Assurer la rédaction et la diffusion des décisions prises par le conseil municipal auprès des membres du public et des divers intervenants municipaux.
- Préparer les avis publics du conseil, voir à obtenir les approbations requises et à respecter les délais prescrits.
- Appuyer et conseiller le conseil municipal, la direction générale et les gestionnaires concernant plus particulièrement l’administration de la municipalité, selon les besoins.
- Coordonner la mise en œuvre des arrêtés, des politiques, des règlements et des procédures, ainsi que la révision de ceux en vigueur.
- Collaborer avec la direction générale au processus de nominations des membres des comités du conseil municipal.
- Agir à titre de personne gardienne du sceau corporatif de la municipalité et apposer sa signature et le sceau au nom de la municipalité sur les documents officiels de la Ville.
- Assister et représenter la Ville aux comités et réunions qui relèvent de sa compétence et formuler les recommandations qui s’imposent.
- Agir comme personne témoin pour la Ville, lorsque requis.
- Assumer la gestion de tout dossier administratif et de tout projet qui lui est confié par la direction générale ou le conseil municipal.
- **Gestion documentaire**
- Gérer l’accès aux documents et répondre aux demandes d’information en conformité avec les procédures établies et la _Loi sur le droit de l’information et la protection de la vie privée._
- Archiver tous les documents officiels, les arrêtés et les contrats de la Ville et jouer le rôle de personne conseillère dans la gestion des documents dans l’ensemble de la municipalité.
- **Gestion des biens et services**
- Assurer la conformité des procédures par l’équipe de direction à l’ouverture des soumissions et autres propositions d’acquisition de produits, biens ou services.
- **Gestion des ressources financières et humaines**
- Participer à la préparation des demandes budgétaires et coordonner la gestion des budgets de ses secteurs d’activités.
- Superviser le personnel du bureau du greffier.
- Assurer la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité en collaboration avec le service des ressources humaines quant à la dotation, l’orientation, la supervision, l’évaluation de rendement, la promotion, le développement professionnel et la santé et sécurité au travail;
- Communiquer, appuyer et assurer le respect des orientations, des politiques, des procédures et des pratiques mises en place pour assurer une saine gestion des ressources humaines.

**EXIGENCES MINIMALES**
**Éducation**
- Baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent.
- Une maîtrise en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent sera considéré un atout.
- Une combinaison équivalente d’éducation et d’expérience pourrait être considérée.

**Expérience**
- Cinq (5) années d’expérience au sein d’un greffe, d’un organisme de régulation ou d’une administration, avec des responsabilités administratives démontrées à un niveau complexe.
- Une expérience dans un poste de greffière ou greffier ou au niveau municipal sera considéré un atout.

**Connaissances**
- Connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Excellente connaissance de la _Loi sur la gouvernance locale _et la _Loi sur l’urbanisme_.
- Connaissance de la _Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée _sera considéré un atout.
- Connaissance en matière de gestion documentaire sera considéré un atout