Manager, Events/responsable, Événements

2 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada WADA - World Anti-Doping Agency Full time
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Manager, Events

Group:
Office of the Director General

Reports to:
Chief of Staff

Location:
WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 19 April 2024

WHO WE ARE


The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries.


Our key activities include:

scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.


POSITION OVERVIEW


The Manager, Events has the responsibility to ensure the successful conduct of WADA conferences, symposia, and key governance meetings around the world.

This entails managing the full cycle of the events, including conception and initiation, planning, execution, budget control, and the reporting and closing of the event.

The events for which the Manager assumes responsibility are generally those where participation is over 150 persons and those which have an organization-wide impact.

Where the Manager is not directly managing an event, they may be required to mentor colleagues within WADA to support the implementation of other smaller technical-type events and meetings.

The Manager also plays a key role in advising the Agency on procedural protocols for important Agency-led meetings and events, as well as those where the President or members of the Foundation Board or Executive Committee are invited.


KEY RESPONSIBILITIES

Event Management and Coordination:

Developing and actively managing plans for the organization of the events, including timelines, and division of responsibilities;
Developing cost projections/budget analyses and ensuring appropriate expense management;
Liaising with external stakeholders/hosts and internal event content owners, acting as team lead between all members;
Researching, negotiating and reviewing contracts with third party service providers such as venues, hotels, Professional Conference Organizers, suppliers and contractors, and maintaining relations with them;
Defining and managing all meeting logístical requirements, in line with the technical program*Identifying potential risks to event execution, and developing contingency plans where needed;
Conducting post-event activities (event evaluation/survey, post-event reconciliations with hosts/venue, debrief report etc.);
Providing protocol advice and/or direct protocol services for important events, including supporting high-level VIP visits to WADA as well as visits by high-level WADA Officials to external official functions and events;
Supporting and coordinating event attendance where WADA staff and/or members participate in volume/large numbers and representation is across multiple teams and a central coordination role is necessary;
Reviewing existing Agency processes for event coordination and management and making ongoing recommendations for process improvement.

  • Given traditional events and meetings have been affected by the recent global COVID pandemic, many are now convened in a virtual and/or hybrid format. The Manager is responsible for adjusting plans to support the varied formats and will lead the execution of the events which may at times require actual event moderation/emceeing.

QUALIFICATIONS AND SKILLS
Minimum five to seven years event planning/coordination experience including in complex large-scale international events;
Tertiary or further education in a relevant field, e.g., such event management/planning, public relations, communications or hospitality management;
Relevant protocol training and/or direct experience in high protocol settings;
Project management certification (desirable);
Self-starter and highly motivated with a proactive approach to event and project goals and objectives;
Excellent interpersonal and client/stakeholder service skills (this includes with internal departments, plus external partners);
Sound negotiation skills;
Excellent organizational and time management skills; capable of coordinating and managing multi-dimensional projects within tight and demanding deadlines;
Excellent budgetary and tracking/control skills;
Understanding of AV technologies and venue schematics in order to meet the specific needs of projects and events;
Ability to work under time pressure and deal effectively under stress;
Strong attention to detail.
Excellent written and verbal client facing and internal communication skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset;
Availability to travel to conduct site inspections and attend on-site meetings/events, sometimes being on-site for extended periods

  • Restaurant Event Coordinator

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Deville Dinerbar Full time

    **DEVILLE DINERBAR**- **Coordinateur d'événements pour restaurant**_- **RÉSUMÉ DU POSTE**:_- **Les responsabilités incluent la promotion et la vente de l'espace de réception ainsi que des offres de restauration tout en maintenant une efficacité en matière de marketing et de branding en ce qui concerne les événements.**_- **RESPONSABILITÉS**:_-...

  • Responsable Événements Et Communications

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    Relevant du directeur services aux membres, le titulaire est en support aux conseillers responsables de dossiers de gestion d'association.Il assume la gestion logistique des événements des partenaires de Gestias qui sont tous des OSBL. Il doit s'assurer du respect des obligations d'exécution prévues aux différents contrats.Les événements incluent...

  • Responsable événements Et Activités

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Écotech Québec Full time

    La dynamique équipe d'Écotech Québec recherche une personne qui sera responsable des événements et activités dans le cadre d'un remplacement de congé parental de 12 mois avec possibilité de renouvellement.**L'ORGANISATION**Les technologies propres constituent un secteur compétitif, dynamique et fortement créateur d'emplois à l'échelle mondiale....

  • Spécialiste Des événements

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Oliver & Bonacini Full time

    **Description de l'entreprise**Ready for the next chapter of your career? Why not make one of Canada's leading restaurant groups a part of it We value relentless innovation and kick-ass creativity We provide advancement through training and development and our hands on managers empower people and awaken ability through responsibility and respect.**_ Prêt...

  • Responsable Aux événements Corporatifs

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Congebec Full time

    Veuillez postuler sur:Pour nous aider à poursuivre notre croissance et notre développement, nous chercherons un(e) responsable aux événements corporatifs qui aura comme principal mandat d'apporter un soutien administratif et logistique de haut niveau, prenant en charge la conception, l'organisation et la mise en œuvre de divers types d'événements...

  • Chef de projet, événements

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada CF Montréal Full time

    Description de l'entreprise Fondé en 1992, le CF Montréal est une équipe canadienne de soccer. Évoluant à travers les années, le club est une franchise de la Ligue Majeure de Soccer (MLS) depuis 2012 soit une ligue professionnelle comprenant l'élite du Canada et des États-Unis. Comptant plus de 130 employés permanents et plus de 300 lors de la...

  • Spécialiste des événements

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Oliver & Bonacini Full time

    Les spécialistes de l'événementiel chez O&B Events sont responsables de la gestion de toutes les affaires entrantes. Tout au long du cycle de service de l'événement, le spécialiste est minutieux et détaillé dans toutes les communications avec les clients et l'équipe de l'opération, en utilisant Delphi et Social Tables pour s'assurer que des...

  • Spécialiste des événements

    4 weeks ago

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  • D'équipe - Opérations Événementielles

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    Fondée il y a 20 ans, OPC Événements est une agence qui se positionne comme partenaire d'affaires événementiel visant à créer des expériences uniques et d'impact, alignées sur les objectifs stratégiques de sa clientèle. L'équipe allie créativité et pragmatisme via une approche humaine, audacieuse et responsable, tout en s'entourant d'un réseau...

  • Customer Success Manager

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    Montreal, Quebec, Canada Management Events Full time

    Management Events , a dynamic B2B growth company, is seeking a passionate Customer Success Manager to join our Dutch team. We connect decision-makers with solution providers globally through exclusive, high-quality events, empowering our clients to maximize their return on investment with our lead generation services. About the Role: In this pivotal role,...

  • Responsable Principal, événements Et Expérience

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Sun Life Full time

    Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques - experts dans leur domaine - qui sont impatients de partager leurs connaissances avec...

  • Responsable Technique Aux événements Spéciaux

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    **Milieu de travail**:**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous...

  • Aux Événements

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    La Fondation cancer du sein du Québec est un organisme de bienfaisance créé pour venir en aide aux personnes atteintes de cancer du sein et à leurs proches. Depuis plus de 29 ans, nous finançons la recherche et l'innovation, soutenons les personnes touchées par le cancer du sein et leurs proches, faisons valoir leurs intérêts, et faisons de la santé...

  • Responsable des événements et marketing

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  • Events Manager

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    Job Description:Reporting to the Senior Director of Marketing, Communications, and Events, the Events Manager is tasked with meticulously planning and executing a variety of events for Transat Distribution Canada (TDC). These events encompass conferences, seminars, functions, and incentive trips, all of which have a significant influence across various TDC...

  • Event Manager

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    Position OverviewAs Event Manager and Marketing Assistant, you will be part of a dynamic team and have significant impact toward sustaining RGA's position as the leading life and health reinsurer. Through the execution of the marketing plan, you will use your creativity, attention to detail and coordination and planning skills to create impactful and...

  • Responsable des événements et marketing

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    Montreal, Quebec, Canada STIQ Full time

    L'organisation d'événements vous intéresse ?STIQ a un poste ouvert à titre de Responsable des événements et du marketingVous aimeriez évoluer dans une organisation dynamique en étant responsable des activités suivantes : - Organiser ou collaborer à l'organisation d'une quinzaine d'événements par année (gala, tournoi de golf, matin-conférence,...

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    PRIMARY DUTIES & RESPONSIBILITIES:Support, coach, and lead a team of Event Specialists to ensure individual and team goals are metExecute an aggressive sales strategy for existing clients and annual sales goals through strategic planningManage large client accounts to grow their business & ensure repeat salesAct as a liaison between event specialists and...

  • Events Manager

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Oliver & Bonacini Full time

    PRIMARY DUTIES & RESPONSIBILITIES:Support, coach, and lead a team of Event Specialists to ensure individual and team goals are metExecute an aggressive sales strategy for existing clients and annual sales goals through strategic planningManage large client accounts to grow their business & ensure repeat salesAct as a liaison between event specialists and...

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    Montreal, Quebec, Canada KPMG Full time

    Overview:At KPMG, you'll join a team of diverse and dedicated problem solvers, connected by a common cause: turning insight into opportunity for clients and communities around the world.The OpportunityDo you like action and thrive in a dynamic environment? Are you a selfstarter, resourceful and organized? Do you like to work as part of a team? Are you...