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Secrétaire de Vice-recteurs Adjoints
2 weeks ago
Le rôle principal est d'assurer la responsabilité des tâches de secrétariat du vice-recteur adjoint à l'internationalisation et à la valorisation de la recherche, de la création et de l'innovation ainsi qu'au vice-recteur adjoint à l'exécutif et à l'administration.
Attributions caractéristiques
1. Assister les vice-recteurs adjoints dans la gestion courante des dossiers tant à l'interne qu'à l'externe. Assurer le traitement des priorités et faire le suivi des dossiers en attente.
2. Gérer les différentes rencontres quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles, auxquelles participent les vice-recteurs adjoints. Effectuer les convocations, les réservations de salles et assurer les confirmations. Assurer de la préparation, la disponibilité du matériel et la documentation requise dans les circonstances
3. Organiser et coordonner les déplacements des vice-recteurs adjoints (réservation de chambres d'hôtel, billet de transport, préparation des dossiers) pour les déplacements au Québec, au Canada et à l'étranger. Préparer un itinéraire détaillé.
4. Répondre quotidiennement aux demandes d'information générales adressées aux vice-recteurs adjoints en tenant compte des nombreuses échéances. Gérer le courrier et les courriels et acheminer aux unités concernées s'il y a lieu.
5. Rechercher les informations nécessaires pour les divers dossiers, rassembler des renseignements, documenter des dossiers afin de faciliter la prise de décision par les vice-recteurs adjoints.
6. Composer et rédiger des documents en français et en anglais, apporter des corrections, assurer la mise en forme, etc.
7. Réviser la correspondance et les documents préparés par les collaborateurs qui doivent être approuvés par les vice-recteurs adjoints.
8. Préparer et faire le suivi des dossiers des vice-recteurs adjoints pour présentation au Conseil d'Administration, au Conseil Universitaire, au Comité exécutif, au Comité de direction ou autres rencontres Assurer le suivi des résolutions s'il y a lieu.
9. Filtrer les appels téléphoniques, fournir les informations demandées et au besoin faire suivre aux membres du personnel concernés les demandes spécifiques.
10. Assurer la responsabilité du classement électronique des documents.
11. Faire les demandes d'avances, les rapports de dépenses, la gestion des factures et les demandes de paiements nécessaires.
12. Assurer un soutien administratif, dans des dossiers spécifiques, à différents membres du personnel des vice-rectorats concernés.
13. Travailler en collaboration étroite avec les autres secrétaires des vice-rectorats et du rectorat en leur absence, avec l'accord des vice-recteurs adjoints (Répondre aux besoins urgents, assurer certains suivis, lorsque nécessaire, en cas d'absences).
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité: D.E.C. en technique de bureautique ou l'équivalent
**Expérience**: Cinq (5) années d'expérience pertinente
**Logiciels**: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, des logiciels administratifs de l'Université Laval (Explo, PeopleSoft) et des solutions logicielles de visioconférence (Teams, Zoom et Webex)
**Autres**: Une très bonne connaissance de l'anglais est exigée
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
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Agent ou Agente de Secrétariat
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Université Laval Full timeRôle principalLe rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.NoteLes tâches mentionnées reflètent les éléments...
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Agente ou Agent de Recherche Et de Planification
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Université Laval Full timeExigences normalesSous réserve de l'appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.Scolarité et expérienceGrade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et quatre (4) années d'expérience pertinente.OUGrade universitaire de 2e cycle dans une...
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Secrétaire de Vp
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Metro Inc. Full time**Titre du poste**: Secrétaire de VP**Numéro de la demande**:31870**Catégorie d'emploi**: Administration**Division**: Nat - Marques privées **Département**: Marques privées**Lieu de travail**: METRO - PLACE CARILLON, MONTRÉAL (#M-CARI)**Province**: Canada : Quebec**Type d'emploi**: Permanent**SOMMAIRE**:Le titulaire du poste assiste le...
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Adjointe Exécutive ou Adjoint Exécutif Et
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Secrétariat du Conseil du trésor Full time**Adjointe exécutive ou adjoint exécutif et conseillère ou conseiller en gestion des ressources humaines****Conseillère ou conseiller en gestion des ressources humaines****Un emploi occasionnel de deux ans à Québec****(Possibilité de télétravail, mais obligation de se présenter au port d'attache à raison de deux jours par semaine)****Des défis...
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Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time**Adjointe administrative ou adjoint administratif**- **Direction générale**: Secrétariat général et soutien à la gouvernance- **Direction**: Secrétariat général adjoint et accès à l'information- **Nombre d'emplois à pourvoir **:1- **Statut de l'emploi **:Régulier- **Lieu de travail **:700, boul. René-Lévesque Est, Québec- **Télétravail...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada La Fondation de l'Université Laval - Développement et relations Full timeLa Fondation de l'Université Laval - Développement et relations avec les diplômés est présentement à la recherche d'un adjoint ou d'une adjointe administrative. Relevant du président-directeur général, le secrétaire principal assiste, en partie, le président-directeur général, la secrétaire corporative et gouvernance ainsi que certains membres...
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Une Secrétaire Générale Adjointe ou Un
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Ministère de la Famille Full time**Ministère de la Famille**: Bureau de la sous-ministre - Direction générale du Bureau de la sous-ministre et secrétariat général - Secrétariat général adjoint responsable des relations intergouvernementales et de la performance organisationnelleUn emploi, offert en promotion, est à pourvoir au 425, rue Jacques-Parizeau, à Québec.**Le ministère...
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Secrétaire Juridique
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Beneva Full timeTitre d'emploi:Secrétaire juridiqueStatut:RégulierSommaire:- Poste temporaire jusqu'en novembre 2024 (possibilité de renouvellement)- Comme secrétaire juridique, vous contribuerez à la réalisation de la mission de la Direction principale du Contentieux en travaillant de concert et en constante collaboration avec les avocats plaideurs représentant les...
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Secrétaire Médicale
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada CHU de Québec Full timePlusieurs opportunités d'obtenir des postes dès l'entrée en fonction aux archives ou en pathologie.Résumé des tâches:- assister un ou des médecins ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles- préparer et saisir à l'ordinateur des dossiers médicaux, des rapports et des demandes d'analyses,...
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Secrétaire
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Yacht-Club de Québec Full time**Secrétaire**- Situé aux abords du _fleuve St-Laurent, le Yacht-Club de Québec, vous charmera par sa vue panoramique.Nous sommes présentement à la recherche d'une secrétaire pour se joindre à notre équipe.Exigences:- Expérience en service à la clientèle- Facilité à communiquer- Être courtois, ponctuel- Avoir le sens des priorités et des...
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Adjoint(E) Administratif(Ve)
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada La Fondation de l'Université Laval - Développement et relations Full time**La Fondation de l'Université Laval - Développement et relations avec les diplômés** est présentement à la recherche d'une adjointe ou d'un adjoint administratif(ve). Relevant du président-directeur général, le secrétaire principal assiste, en partie, le président-directeur général, la secrétaire corporative et gouvernance ainsi que certains...
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Remplacement - Secrétaire Administratif ou
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Cégep de Trois-Rivières Full time**Description de l'emploi**- Classe d'emploi : Secrétaire administratif ou secrétaire administrative- Département : Direction adjointe à la vie étudiante et communautaire (service des sports)- Supérieure immédiate : Madame Isabelle Philibert- Personne remplacée : Madame Émilie Larocque- Statut : Remplacement- Durée : Indéterminée **(jusqu'au...
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Super-secrétaire
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Centre de services scolaire des Découvreurs Full timeLa personne salariée de cette classe d'emplois agit à titre d'experte du secrétariat des écoles primaires. Par son expertise, elle soutient et accompagne les secrétaires des écoles primaires:- Accompagner et soutenir les secrétaires des écoles primaires dans les taches quotidiennes et dans les périodes de pointes;- Former les secrétaires des...
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Secrétaires Et Agentes-agents de Bureau
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full timeVous êtes une personne organisée, offrant un bon service à la clientèle et vous aimeriez travailler en secrétariat dans un milieu enrichissant et dynamique? Vos compétences pourraient être mises à profit au sein de notre organisationLe CSSDM recherche des secrétaires et agentes ou agents de bureau pour effectuer des remplacements à court et à long...
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Secrétaire
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Centre d'obstétrique et de gynécologie de la cité Full time**Horaire de travail vraiment intéressant et très belle ambiance ainsi qu'une excellente opportunité de développement.**Le centre d'obstétrique et gynécologie de la cité de Charlesbourg est à la recherche d'un(e) secrétaire à temps complet. Joignez-vous à une équipe dynamique dans une entreprise qui a à cœur le bien-être de ses employés et...
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Québec, Quebec, Canada Université du Québec en Outaouais (UQO) Full time**Doyenne ou doyen de la recherche et de la création**:**Université du Québec en Outaouais (UQO)**:**Location: Quebec****Date posted: ****Advertised until: ****Concours 2023-NS-03****TITRE**: Doyenne ou doyen de la recherche et de la création**UNITÉ ADMINISTRATIVE** : Décanat de la recherche et de la création**STATUT**: Cadre, emploi régulier**DATE...
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Adjointe administrative ou adjoint administratif
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable du Québec (MTMD) Full timeLes défis que nous vous proposonsSous la responsabilité du secrétaire général adjoint, le titulaire de l'emploi agit à titre de technicien en soutien administratif et doit assurer le soutien technique et clérical lié aux dossiers à caractère administratif et stratégique du Secrétariat général adjoint et accès à l'information (SGAAI). Le SGAAI...
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Secrétaire Médicale
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Québec, Quebec, Canada CHU de Québec Université Laval Full timeLe CHU de Québec-Université Laval offre plusieurs opportunités de carrière pour le secrétariat médicale.Il est possible d'obtenir des postes à temps plein ou temps partiel (6/14), et ce, dès l'entrée en fonction aux archives.Vous avez une connaissance de la terminologie médicale ? Vous aimez transcrire des rapports médicaux ?**Résumé des...
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Une Adjointe ou Un Adjoint Administratif
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ) Full time**ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF****Avec compensation de la scolarité manquante par de l'expérience de travail**Travailler au sein de la Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ), c'est évoluer dans un organisme dynamique et en constante évolution qui vous permet de mettre à profit votre expertise dans des projets...
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Secrétaire Juridique
2 weeks ago
Québec, Quebec, Canada CIUSSS de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec Full timeQu'est-ce qui t'attend?Tu es débrouillarde, dynamique et autonome? Les échéanciers serrés ne te font pas peur et le travail d'équipe c'est ta force?Cet emploi de secrétaire juridique est pour toiLe Service des affaires juridiques est à la recherche d'une personne afin de répondre à un besoin de remplacement à titre de secrétaire juridique. Les...