Adjoint(E) à La Direction

2 weeks ago


Montreal, Quebec, Canada Fairstone Full time
Rôle, tâches et responsabilités:

- Gérer et organiser les horaires des membres de la haute direction, les rendez-vous et les déplacements de voyage.
- Organiser et coordonner les réunions et les événements, y compris la planification des salles de réunion et de l'équipement.
- Assurer le suivi des livrables et des échéanciers avec des équipes provenant d'emplacements variés.
- Surveiller, distribuer et répondre aux communications reçues.
- Préparer, soumettre et surveiller les rapports de frais de déplacement.
- Créer et entretenir des organigrammes.
- Accueillir les visiteurs et interagir avec eux; représenter de façon professionnelle l'équipe de la haute direction dans toutes les interactions.
- Préparer et modifier la correspondance, les présentations et les autres documents délicats.
- Aider à l'embauche de nouveaux employés, au traitement des démissions et au suivi des horaires de vacances.
- Aider à effectuer des projets et des travaux spéciaux tout en assurant un niveau élevé de confidentialité.
- Coordonner les délais et la gestion des flux de travaux pour les tâches répétitives.
- Interagir avec les membres du conseil d'administration et les parties prenantes externes.
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique.
- Préparer, vérifier et consolider les présentations des cadres supérieurs.
- Assurer la liaison avec divers services de gestion et les fonctions d'appui.
- Accomplir d'autres tâches au besoin.

Exigences du poste:

- Au moins trois années d'expérience professionnelle pertinente dans un poste d'adjoint à la direction.
- Excellentes compétences en communication en français et en anglais (écrit et parlé).
- Solide connaissance de la suite Office (Outlook, Powerpoint, Word et Excel).
- Solides compétences en matière d'organisation, de stratégie et de gestion.
- Expérience avec le système de voyage (Concur).
- Connaissances des pratiques et procédures administratives courantes de bureau.
- Études postsecondaires.
- Idéalement, compréhension des calendriers de rapports financiers et/ou des responsabilités de secrétaire général.
- Expérience en gestion de flux de travail au moyen de la plateforme Diligent, un atout.

Nous sommes fières de faire parmi les meilleurs employeurs de Montréal de 2023 par les 100 meilleurs employeurs au Canada Nous sommes honorés d'être reconnus pour le milieu de travail, les incitatifs et les initiatives d'exception que nous offrons à nos employés dévoués, qui aident à faire de la Financière Fairstone un employeur de choix.

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Que vous soyez à la recherche d'un premier emploi ou en changement de carrière, la Financière Fairstone a tout ce qu'il faut pour appuyer nos membres d'équipe et les aider à se perfectionner et à réussir.
- La Financière Fairstone souscrit au principe d'égalité d'accès à l'emploi. Par conséquent, nous prendrons des mesures raisonnables d'adaptation pour répondre aux besoins des personnes handicapées. Les personnes autochtones, membres d'une minorité visible et handicapées sont invitées à postuler en toute confiance._

Types d'horaires des postes:
Temps plein

Type d'emploi:
Permanent

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