Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve)

2 weeks ago

Montreal, Canada Aubainerie Full time

QUI SOMMES-NOUS ?


HFN est la société mère qui détient entre autres le groupe Aubainerie et le fabriquant Studios Spark Factory inc. Présentement pleine croissance, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve). Voici ce que nous t’offrons :


  • Rejoindre une entreprise québécoise en pleine transformation;
  • Assurances collectives;
  • Horaires flexibles;
  • Possibilité de télétravail;
  • 4 jours de congés personnels en plus de vos jours de vacances;
  • 1 jour de congé le jour de votre anniversaire;
  • Café à volonté.


SOMMAIRE DU POSTE


L’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve), sous la supervision du Président et chef de l’entreprise, aura pour rôle d’assurer la fluidité des opérations quotidiennes en fonction des priorités à court et long terme établies avec ce dernier. L’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) joue un rôle clé dans le support administratif et organisationnel de la haute direction, en assurant une gestion efficace et organisée des activités quotidiennes de Humanfashionation (HFN).


PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Gérer l’agenda du Président et chef de la direction et des membres du COMEX;
  • Agir comme point de contact entre la haute direction, le conseil d’administration, les employés, et les parties externes, en maintenant des relations professionnelles et en assurant une communication fluide;
  • Assurer le traitement et le suivi des documents administratifs, y compris la rédaction de correspondances, la préparation de rapports, et la gestion des dossiers du Président et de la haute direction;
  • Participer à la préparation et à la diffusion des communications : rapports annuels, communiqués, lettres, discours, plan de communication, etc. ;
  • Fournir un soutien direct à la haute direction en organisant des agendas, en planifiant des réunions, en préparant des documents pour les séances de travail, et en gérant les communications;
  • Préparer les projets d’ordre du jour et la documentation, assister à certaines rencontres et rédiger les comptes-rendus;
  • Gérer les informations sensibles et confidentiels;
  • Maintenir une organisation rigoureuse des systèmes de fichiers, tant électroniques que papier
  • Assurer un suivi rigoureux de certains dossiers avec la collaboration des différents services de l’entreprise;
  • Effectuer le contrôle des échéanciers, les rappels et les suivis administratifs;
  • Gérer les factures des fournisseurs, les codifier en vue du traitement comptable et préparer les demandes de paiement;
  • Ouvrir, traiter et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne;
  • Aider dans l’organisation logistique des événements d’entreprise, des réunions importantes et des déplacements professionnels;
  • Participer à la préparation et à la diffusion des communications : rapports annuels, communiqués, lettres, discours, plan de communication, etc. ;
  • Faire les comptes de dépenses des membres du COMEX;
  • Filtrer et prioriser les appels téléphoniques, les correspondances et les requêtes adressées au Président et chef de l’entreprise;
  • Toutes autres tâches connexes.


EXIGENCES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Diplôme d’études collégial (DEC) en bureautique, diplôme en administration des affaires, gestion, secrétariat ou domaine connexe;
  • Expérience de travail dans un poste similaire en soutien à un président ou membre de la haute direction d’une entreprise;
  • Minimum de 7 à 10 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif ou exécutif;
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à travailler efficacement sous pression;
  • Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite, avec une forte capacité à rédiger des documents professionnels;
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office;
  • Tact, diplomatie et discrétion;
  • Excellente maîtrise du français et anglais tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Être reconnu pour son approche structurée, organisée, méthodique et rigoureuse du travail de bureau;
  • Sens de l’initiative, autonomie, discrétion, et aptitude à travailler en équipe.

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    2 weeks ago

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    1 week ago

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    7 days ago

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    3 weeks ago

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    2 months ago

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  • Adjoint(e) exécutif(ve)

    1 month ago

    Montreal, Canada Groupe Touchette inc. Full time

    L’Adjoint(e) exécutif(ve) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de la direction financière (CFO) dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction. Responsabilités confiées · Pre

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    2 weeks ago

    Montreal, Canada Groupe Touchette inc. Full time

    L’Adjoint(e) exécutif(ve) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de la direction financière (CFO) dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction. Responsabilités confiées · Pre

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    1 week ago

    Montreal-nord, Canada USINAGE MÉCANIQUE DMG INC. Full time

    Oeuvrant dans le domaine Aéronautique, nous recherchons un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Adjoint(e) Administratif(ve), vous serez responsable de fournir un soutien administratif et de contribuer au bon fonctionnement de notre bureau. Résumé du poste: En tant qu'Adjoint(e) Administratif(ve), vous serez chargé(e)...

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    2 months ago

    Montreal, Canada Groupe Touchette inc. Full time

    L’ Adjoint(e) exécutif(ve) a pour principale responsabilité d’offrir un support administratif et organisationnel au Chef de la direction financière (CFO) dans la gestion des tâches quotidiennes et lors de différentes réunions, comités aviseurs et comités de direction. Responsabilités confiées · Prendre en charge la planification,...

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  • Assistant(e) Exécutif(ve)

    3 weeks ago

    Montreal, Canada Mikros Animation Full time

    Job DescriptionNous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) très organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir nos cadres supérieurs. Ce rôle nécessite d'excellentes compétences en communication, une attention méticuleuse aux détails et la capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement rapide. L'Assistant(e) Exécutif(ve) gérera...