Secrétaire de direction

4 weeks ago

Sherbrooke, Canada Université de Sherbrooke Full time
Vous êtes organisée, proactive et avez un excellent sens de la communication, nous avons l'emploi qu'il vous faut

Assiste sa supérieure ou son supérieur dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité. En l'absence de sa supérieure ou de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Responsabilités

1. Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes-ressources et remplit les formulaires administratifs requis.
2. Collabore à la bonne marche de son secteur; collige l'information, présente sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et suggère des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
3. Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure ou son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de sa présence à ses différents rendez-vous.
4. A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes.
5. Voit à l'organisation et à la préparation matérielle des réunions. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
6. Produit des documents de différente nature, attrayants et d'allure professionnelle, en s'assurant de la qualité de la langue (grammaire, orthographe, syntaxe, sémantique) et de la présentation visuelle.
7. Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure ou son supérieur et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
8. Tient à jour la comptabilité de l'unité. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives sur réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.
9. Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, engagements, promotions, nominations, affectations, congés sabbatiques, absences et autres. Veille au respect des échéanciers et des directives.
10. Peut être appelé à participer aux activités nécessaires à l'admission, à la préinscription, à l'inscription, à la modification d'activités pédagogiques et aux relevés de notes.
11. Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien, prépare les documents nécessaires, et, au besoin, les dirige vers les personnes concernées.
12. Prend connaissance de la correspondance et la trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers, effectue les recherches et consultations préalables. Rédige les communications relatives à son travail ainsi que des projets de réponse aux demandes complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers.
13. Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatisés.14. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations.
15. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.
16. Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.
17. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
18. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire. La possibilité de télétravail est d'une journée sur trois.


Réception des candidatures

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton «Postuler».

La date limite pour postuler est le 3 septembre à 17 h.

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.


Qualifications requises :

  • Scolarité: DEP - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente

  • Expérience: 3 ans

  • Autres : Bonne connaissance du logiciel Word

  • Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.


Exigences requises :

  • Un test de français est exigé comme condition de qualification, note de passage : 60 %

  • Secrétaires Et Secrétaires de Direction

    9 hours ago

    Sherbrooke, Canada Université de Sherbrooke Full time

    No 06964 **Période d'affichage : du 1**er** mai au 31 octobre 2024, 17 h** **TYPE D'EMPLOI** Bureau **LIEU** Sherbrooke, Campus principal **STATUT** Temporaire **UNITÉ ADMINISTRATIVE** Service des ressources humaines **HORAIRE** Temps plein **Partager** *** **Postuler** Informations générales Vous détenez de l'expérience dans le domaine...

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    Le Centre de services scolaire de la Région-de-Sherbrooke est à la recherche d'une secrétaire de gestion pour un mandat de remplacement à temps plein.Faites partie de l'équation!NOTRE VISIONInspirer le plaisir d'apprendre, de se dépasser et de réussir pour devenir des citoyens critiques, actifs et responsables.NATURE DU TRAVAILEn plus des tâches...

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    2 weeks ago

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    2 weeks ago

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    2 weeks ago

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    2 weeks ago

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  • Secrétaire Médicale

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada Polyclinique de l'oreille Full time

    **Polyclinique de l’Oreille, le plus grand réseau en santé auditive au Québec !** Depuis maintenant plus de 20 ans, la Polyclinique de l’Oreille vous offre un service clef en main en regroupant sous le même toit tous les professionnels de la santé auditive. Ayant plus de 70 cliniques, vous en trouverez certainement une près de chez vous! Nous...

  • Secrétaire Médicale

    6 days ago

    Sherbrooke, Canada CIUSSS de l’Estrie – CHUS Full time

    **Établissement**: CIUSSS de l’Estrie - CHUS **Titre d'emploi**: Secrétaire médicale **Direction**: Directions diverses **Ville de l'emploi**: Sherbrooke et environs **Installation**: Multisites **Type de poste**: Personnel syndiqué **Statut de l’emploi**: Temporaire - temps partiel **Quart de travail**: Rotation (Jour/Soir) **Horaire de...

  • Secrétaire Dentaire

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada Clinique de parodontie et d'implantologie Dre Catherine Grenier Full time

    Candidat(e) avec expérience recherché(e) pour embauche rapide ! Nous recherchons activement une secrétaire dentaire. L'emploi consiste en diverses tâches incluant l'accueil des patients, la gestion de l'horaire, la prise de rendez-vous et la réception des appels des patients. Aucun soir, aucune fin de semaine, poste permanent temps plein sur 4 jours,...

  • Secrétaire médicale

    4 months ago

    Sherbrooke, Canada CIUSSS du Centre-Ouest-de-l'Île-de-Montréal Full time

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  • Secrétaire Service Des Immeubles

    6 days ago

    Sherbrooke, Canada Office municipal d'habitation de Sherbrooke Full time

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  • Secrétaire Dentaire

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    Pour embauche rapide ! Nous recherchons activement une secrétaire dentaire. L'emploi consiste en diverses tâches incluant l'accueil des patients, la gestion de l'horaire, la prise de rendez-vous et la réception des appels des patients. Aucun soir, aucune fin de semaine, poste permanent temps plein. Nous recherchons une personne avec une certaine...

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    3 months ago

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    Pour embauche rapide ! Nous recherchons activement une secrétaire dentaire. L'emploi consiste en diverses tâches incluant l'accueil des patients, la gestion de l'horaire, la prise de rendez-vous et la réception des appels des patients. Aucun soir, aucune fin de semaine, poste permanent temps plein sur 4 jours, environ 32h/ semaine. Nous recherchons une...

  • Secrétaire Dentaire

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada Clinique de parodontie et d'implantologie Dre Catherine Grenier Full time

    Candidat(e) avec expérience recherché(e) pour embauche rapide ! Nous recherchons activement une secrétaire dentaire. L'emploi consiste en diverses tâches incluant l'accueil des patients, la gestion de l'horaire, la prise de rendez-vous et la réception des appels des patients. Aucun soir, aucune fin de semaine, poste permanent temps plein sur 4 jours,...

  • Secrétaire-réceptionniste

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada GOGiunta Full time

    Équipe dynamique orientée vers la collaboration dans un esprit familial tout en restant professionnel. Congé les soirs de semaine et les fins de semaine. Possibilités d'avancements selon les intérêts personnels et selon les besoins de la clinique! Nous cherchons à agrandir notre équipe en y intégrant une/un nouvelle/nouvel secrétaire médicale....

  • Secrétaire Magasin

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada Metro Inc. Full time

    Titre du poste : Secrétaire magasin Type de poste : Permanent Numéro de la demande : 35807 Bannière : Super C Statut : Temps plein **Super C Sherbrooke-Portland** **Lieu **:3050 Boul de Portland, Sherbrooke, QC J1L 1K1 **Nombre d’heures**: Temps plein **Quarts de travail** : Jour et fin de semaine à l'occasion Venez relever de nouveaux défis...

  • Secrétaire-réceptionniste

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada GOGiunta Full time

    Équipe dynamique orientée vers la collaboration dans un esprit familial tout en restant professionnel. Congé les soirs de semaine et les fins de semaine. Possibilités d'avancements selon les intérêts personnels et selon les besoins de la clinique! Nous cherchons à agrandir notre équipe en y intégrant une/un nouvelle/nouvel secrétaire médicale....

  • Secrétaire Dentaire

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada CLINIQUE DENTAIRE JEAN BERNARD Full time

    SECRÉTAIRE DENTAIRE Nous sommes à la recherche d’une secrétaire dentaire avec expérience pour une clinique à la fine pointe de la technologie, implant, Itero, Cerec 3D, Invisalign, radiographie numérique, etc. La Clinique Dentaire & d’Implantologie Jean Bernard est au service de sa clientèle depuis plus de 27 ans dans la région de Sherbrooke....

  • Secrétaire-réceptionniste

    3 months ago

    Sherbrooke, Canada Le Gîte Du Bel Âge Full time

    **PROFIL DE POSTE** Nous sommes à la recherche d'une personne polyvalente ayant un excellent sens du service à la clientèle afin de combler le poste de secrétaire-réceptionniste. La secrétaire-réceptionniste agit avant tout comme contact principal entre la résidence et la clientèle (familles, visiteurs, etc.). Elle fournit également un soutien...

  • Secrétaire d'école

    15 hours ago

    Sherbrooke, Canada Centre de services scolaire de la Région-de-Sherbrooke Full time

    Le Centre de services scolaires de la Région-de-Sherbrooke est à la recherche d'une secrétaire d'école pour un mandat à temps partiel. Faites partie de l'équation! Notre vision Inspirer le plaisir d'apprendre, de se dépasser et de réussir pour devenir des citoyens critiques, actifs et responsables. Nature du travail* En plus des tâches définies...