Secrétaire d'école

Numéro de référence

Avec plus de 10 700 élèves répartis dans 25 écoles élémentaires et 7 écoles secondaires, le Conseil scolaire de district catholique de l’Est ontarien (CSDCEO) est le plus grand réseau d'écoles de langue française dans les cinq comtés de Stormont, Dundas, Glengarry, Prescott et Russell. Plusieurs centres de la petite enfance (garderies) sont disponibles dans nos écoles et nous offrons un Programme d'éducation aux adultes.

Pourquoi travailler au CSDCEO ?

- Programme volontaire de télétravail en mode hybride pour les postes admissibles (Poste au Bureau central)
- Possibilité de choisir des écoles sur l'ensemble de notre territoire
- Horaire du lundi au vendredi de jour
- Travailler en français et faire cheminer les citoyens de demain
- Programme d'aide aux employés et à leur famille
- Excellent régime d'avantages sociaux
- Avoir accès à l’un des meilleurs fonds de pension de l’Ontario
- Régime d'invalidité de longue durée (cotisation payée par l'employeur)
- Accès à une banque de congés maladies et de congés personnels

Responsabilités générales

Sous la responsabilité de la direction d'école, le ou la secrétaire d'école exécute un ensemble de tâches administratives dont l'administration de budget pour appuyer le bon fonctionnement des activités de l'école.

Poste à 20% du temps
Horaire : mardi et jeudi de 8h00 à 11h30

Tâches principales :
• Recevoir et distribuer le courrier ou d’autres documents;
• Répondre à des demandes, prendre les messages et rediriger les appels lorsque nécessaire;
• Accueillir les visiteurs et les élèves au secrétariat et répondre à certaines demandes;
• Effectuer des achats approuvés au préalable, maintenir l’inventaire, recevoir la marchandise et faire des suivis de facturation;
• Communiquer avec différentes parties prenantes, acheminer de l’information et effectuer des suivis;
• Remplir, vérifier et traiter des formulaires ou autre document;
• Effectuer des recherches d’informations ou de données;
• Faire l’entrée de données vérifier l’exactitude de données, maintenir les données à jour et effectuer des suivis;
• Mettre à jour le site internet de son école et/ou certaines sections du portail;
• Préparer et mettre à jour des rapports, des documents et effectuer des calculs lorsque requis;
• Effectuer la gestion de la petite caisse et effectuer la gestion bancaire (préparer les dépôts, préparer la demande de paiement, etc.);
• Appuyer la direction dans le processus de recherche de suppléance lorsqu’un membre du personnel s’absente ainsi que de gérer les banques de travaux pour ceux-ci, si applicable;
• Assurer l’administration de l’assiduité des élèves, l’assignation des retenues et les suivis nécessaires;
• Rédiger et/ou réviser des documents ou de la correspondance (lettres, notes, attestations, procès-verbaux, etc.) et les faire approuver et/ou signer au besoin;
• Assister à des réunions et prendre les notes;
• Participer à l’organisation et la préparation d’activités, formations, rencontres, événements et/ou itinéraires de voyage;
• S’assurer du bon fonctionnement des appareils de bureau et/ou gérer les emprunts de matériel fourni à l’équipe;
• Préparer des dossiers et les tenir à jour;
• Effectuer du classement, des photocopies, de la numérisation et de l’assemblage de documents;
• Envoyer des documents par courrier interne, courriel, télécopieur ou par la poste;
• Exécuter toutes autres tâches reliées à ses fonctions.

Qualifications exigées

• Études collégiales en secrétariat ou en bureautique (1 an) ou l'équivalent;
• Minimum de une (1) année d'expérience pertinente;
• Bonne connaissance du logiciel Ms Word, Excel et PowerPoint;
• Bonne connaissance du français parlé et écrit;
• Connaissance de l'anglais parlé et écrit;
• Connaissance des logiciels: SAP, Applications Google (sera considérée un atout).

Veuillez prendre note que des tests de compétences en français, Word et Excel pourraient être administrés.

En vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne de l'Ontario, le CSDCEO a le droit de préférer, en matière d'emploi, des candidates et candidats de langue française et catholiques romains.

En vertu du règlement 521/01 et de la ligne de conduite du Conseil, toute personne employée par le Conseil scolaire doit fournir un relevé de ses antécédents criminels avant d'entrer en fonction. Il s'agit d'une condition essentielle à la création du lien d'emploi.

Veuillez noter que le Conseil ne communiquera qu'avec les personnes dont la candidature est retenue pour une entrevue. Si vous avez des besoins spéciaux en matière d'adaptation, veuillez en aviser le Service des ressources humaines.