Coordinateur administratif

1 month ago

Montreal, Canada Randstad Canada Full time
Aperçu du poste :

Le coordinateur administratif joue un rôle essentiel dans le soutien apporté au vice-président des affaires juridiques et en coordonnant les activités administratives quotidiennes. Ce poste exige une attention méticuleuse aux détails, des compétences organisationnelles exceptionnelles et la capacité de gérer efficacement des priorités multiples.

Avantages
- Indemnité d'assurance hebdomadaire de 10
- Assurance abordable dès le premier jour d'emploi.
- Les employés ont accès à une cafétéria dans les locaux du bureau.
- Le bureau met un gym à la disposition des employés.
- Les employés ont accès à une clinique sur place.
- Les employés bénéficient de deux semaines de vacances et de cinq jours de maladie payés.

Responsabilités
DOMAINES DE RÉSULTATS CLÉS ET RESPONSABILITÉS

Soutien administratif :
- Coordonner les réunions et les activités inscrites à l'ordre du jour des vice-présidents.
- Gérer l'organisation des voyages des vice-présidents et du directeur juridique (approbation dans SAP Concur, réservation).
- Organiser la logistique des réunions mensuelles du service juridique et du CORA.
- Suivre les accords de confidentialité liés aux projets (DocuSign, mise à jour mensuelle des listes).
- Assurer la suppléance des assistants juridiques du président et du vice-président des ressources humaines.

Indicateurs de performance clés :
- Coordination et communication en temps utile.
- Réservation en temps voulu.
- Compétences en matière de planification et d'organisation.
- Suivi et contrôle efficaces des projets et des tâches.

Gestion des fournisseurs, de la facturation et des commandes :
- Envoyer le rapport mensuel du service financier pour les régularisations du budget du contentieux.
- S'aligner avec le service juridique et CORA sur les projections et les approbations budgétaires.
- Préparer des modèles pour soutenir les processus budgétaires.
- Assurer la liaison avec les vendeurs/fournisseurs.
- Contrôler les dépenses budgétaires et veiller à ce que les responsabilités soient assumées.

Indicateurs clés de performance :
- Suivi efficace du budget et des dépenses.
- Exactitude de la qualité des données des fournisseurs.
- Respect des procédures et des politiques relatives aux fournisseurs.
- Suivi des paiements des fournisseurs dans les délais impartis, conformément aux accords conclus.
- Résolution rapide des problèmes liés au système.

Système/opérations transactionnelles :
- Établir des processus pour les fournisseurs.
- Créer et gérer les bons de commande juridiques et CORA avec les propriétaires des fournisseurs locaux.
- Traiter les factures pour les fournisseurs PO et non PO avec les services d'approvisionnement.
- Suivre les rapports financiers pour débloquer les factures.
- Suivre les acomptes des fournisseurs et résoudre les problèmes de système.

Indicateurs clés de performance :
- Gestion efficace des cartes P et AMEX.
- Exactitude des rapports et du codage des dépenses.
- Soutien opportun aux principales parties prenantes.

Traitement et codification des dépenses :
- Gérer efficacement les transactions P-Card dans Barclay.
- Remplir les notes de frais pour les vice-présidents et le directeur juridique.
- Fournir un soutien administratif général à l'équipe juridique et à l'équipe CORA (processus AMEX pour les nouveaux employés).

Indicateurs clés de performance :
- Exactitude dans la qualité des données relatives aux dépenses.
- Conformité aux procédures et politiques des fournisseurs.
- Suivi efficace des paiements aux fournisseurs sur la base des accords.
- Capacité à résoudre les problèmes en temps utile.

Qualifications
- Le candidat doit être disposé à déménager et à rendre compte à notre siège social à Montréal.

Formation :
- Études secondaires supérieures (diplôme d'études secondaires ou équivalent).

Qualification souhaitable :
- Étudier en vue d'obtenir un certificat en secrétariat ou en administration.

Sommaire
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N'hésitez pas à m'envoyer votre CV à : vithusha.ravi@randstadsourceright.ca
En précisant qu'il s'agit d'un poste de : Coordonateur - trice en administration

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La santé et la sécurité au travail étant l'une de nos priorités, vous aurez également accès à nos formations en ligne entièrement gratuites.

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Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

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