Adjoint.e administratif.ve

Numéro de référence

Avec plus de 10 700 élèves répartis dans 25 écoles élémentaires et 7 écoles secondaires, le Conseil scolaire de district catholique de l’Est ontarien (CSDCEO) est le plus grand réseau d'écoles de langue française dans les cinq comtés de Stormont, Dundas, Glengarry, Prescott et Russell. Plusieurs centres de la petite enfance (garderies) sont disponibles dans nos écoles et nous offrons un Programme d'éducation aux adultes.

Responsabilités générales

Sous la responsabilité de la superviseure responsable, la ou le titulaire du poste assure un rôle d’appui à sa supérieure immédiate dans l’accomplissement de ses fonctions. Elle ou il exécute divers travaux administratifs nécessaires au bon fonctionnement du bureau de sa superviseure et à la réalisation des mandats et projets confiés à sa supérieure immédiate. Les dossiers confiés sont confidentiels et comportent des délais serrés.

Tâches :

● Accueillir les personnes qui se présentent au bureau de la superviseure ou superviseur immédiat;
● Recevoir, filtrer, trier et organiser les appels téléphoniques, les courriels et les autres correspondances, donner des renseignements dans les limites de son champ de compétence, transmettre les messages et faire des suivis;
● Offrir un appui aux employés du CSDCEO concernant les dossiers sous sa responsabilité;
● Organiser et tenir à jour un système de classement de la correspondance interne et externe reçue ou provenant du bureau de la superviseure ou du superviseur immédiat, tout en respectant les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée et les délais de conservation du système d’archive, ainsi que les politiques et règlements du CSDCEO;
● Préparer, rédiger, réviser et distribuer divers documents (ordre du jour, rapports, correspondance, lignes de conduite, notes de service, notes opérationnelles, procédures, comptes rendus, politiques, règlements administratifs, ententes, etc.);
● Saisir de l’information et assurer la gestion des dossiers informatisés;
● Organiser, coordonner et au besoin participer à des réunions et des événements, prendre des notes, rédiger le compte rendu et assurer les suivis nécessaires;
● Communiquer, à la demande de la superviseure ou du superviseur immédiat avec différents intervenants, pour transmettre des directives et/ou obtenir des renseignements;
● Appuyer la superviseure ou le superviseur immédiat dans la gestion de ses projets;
● Organiser et planifier l’itinéraire des déplacements de la superviseure ou superviseur immédiat telles que l’inscription et la réservation du transport et de l’hébergement;
● Lorsque requis, assurer l’approvisionnement en fournitures nécessaires au bon fonctionnement du bureau de la superviseur.e ou superviseur immédiat et préparer les bons de commande pertinents;
● Maintenir un système de contrôle budgétaire, incluant le traitement des formulaires de frais de voyage et des factures;
● Exécuter toutes autres tâches reliées à ses fonctions.

Qualifications exigées

● Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou en administration (2 ans);
● Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente;
● Connaissance de la Suite Office, des applications Google et Adobe Acrobat;
● Connaissance de SAP et Aspen (sera considérée un atout);
● Bonne connaissance des méthodes de travail en bureautique;
● Excellente connaissance du français parlé et écrit;
● Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.

En vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne de l'Ontario, le CSDCEO a le droit de préférer, en matière d'emploi, des candidates et candidats de langue française et catholiques romains.

En vertu du règlement 521/01 et de la ligne de conduite du Conseil, toute personne employée par le Conseil scolaire doit fournir un relevé de ses antécédents criminels avant d'entrer en fonction. Il s'agit d'une condition essentielle à la création du lien d'emploi.

Veuillez noter que le Conseil ne communiquera qu'avec les personnes dont la candidature est retenue pour une entrevue. Si vous avez des besoins spéciaux en matière d'adaptation, veuillez en aviser le Service des ressources humaines.