Coordonnateur de projet

2 months ago

Québec City, Canada Solotech Full time
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Agences : veuillez consulter notre site web pour savoir comment procéder.

Pourquoi Solotech ?

Pour faire passer ta carrière au niveau supérieur. Leader mondial dans les  domaines de la solution événementielle, de l'intégration de systèmes et technologie virtuelle , notre équipe se compose de plus de 2 000 personnes passionnées.  Notre ambition ?  Offrir des expériences spectaculaires dans le monde entier. Reconnu comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, joins-toi à nous et fais partie d'une histoire unique qui brille depuis plus de 45 ans

Notre bureau de projets en intégration de systèmes est composé d’une équipe agile avec une approche centrée sur les livrables. C’est une équipe qui évolue dans un environnement respectueux et décontracté et qui valorise l'innovation et l'excellence. Nous sommes à la recherche de collaborateurs passionnés et déterminés à livrer notre portefeuille de projets, que ce soit dans le secteur du divertissement, du transport, de l'éducation et/ou des entreprises.

Relevant du Chef de Coordonnateur de Projets, le titulaire du poste aura la responsabilité de coordonner et assurer la liaison entre diverses actions, fonctions ou services en assurant une collaboration étroite avec les chargés de projets.

Ta journée ressemblera à ceci :

Effectuer le suivi des procédures et de l’ensemble des besoins administratifs reliés aux projets d’intégration Être en constante communication avec les chargés de projets et représentants Agir en tant qu’agent de liaison et de motivation avec les départements internes et les clients externes au besoin Organiser et animer des réunions de démarrage Analyse des soumissions, faire des ajustements au besoin (validation des prix coutant et prix vendant ainsi que la main d’œuvre) Valider et effectuer le transfert de soumissions en commande Créer les projets dans divers logiciels: D365, Jetbuilt, Salesforce S’assurer de la classification de tous les documents pertinents au projet (soumissions fournisseurs, bons de commande clients, etc) Maintient et mettre à jour les bases de données de suivis de projet Faire le suivi des commandes avec les divers départements internes et fournisseurs (gestion des livraisons, délais estimés, etc) Créer des bons de livraisons au besoin Ajouter aux commandes le matériel et les accessoires requis afin de s’assurer que l’équipe ait tout le matériel nécessaire; à l’exécution adéquate du projet Produire divers documents nécessaires aux transports internationaux (demande d’emballage) Effectuer le suivi des avis de changement et être en mesure d’apporter et d’anticiper des solutions aux problèmes; d’échéanciers, de main d’œuvre et de budget qui pourraient apparaitre Effectuer le suivi de l’avancement des projets Assurer la gestion des dossiers (facturation des projets et facturation des sous-traitants) Effectuer un contrôle constant du budget, envergure des travaux, échéancier et qualité tout au long du cycle de vie du projet Effectuer les suivis administratifs nécessaires à la clôture des projets avec les différents départements concernés (ex : comptes recevables et payables) Collaborer avec les différents intervenants afin d’assurer un service clientèle exemplaire

Ton profil :

Diplôme d’études universitaires ou collégiales en gestion de projet, administration ou dans un domaine pertinent Un minimum de 2 à 3 ans d'expérience en coordination, service à la clientèle ou dans un domaine connexe Capacité à travailler avec des échéanciers serrés et gérer la pression et les priorités Bonne capacité d’analyse et démontrer de la rigueur et le souci du détail Débrouillardise et autonomie Excellentes compétences en communication et négociation Maîtrise des logiciels courants de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Capacité à collaborer avec une équipe multidisciplinaire Agir avec diplomatie Sens de l’organisation très développé Excellente approche client (interne et externe) Solides compétences relationnelles et interpersonnelles Faire preuve de leadership et être proactif Coopérer efficacement, être imputable Forte capacité d'adaptation aux changements Bilingue : français et anglais

Notre offre pour toi :

Rémunération compétitive et régime d'assurance collective REER collectif avec cotisation de l’employeur Possibilités de formation et d'avancement de carrière Remboursement des frais professionnels et de développement Programme d'assistance aux employés (PAE) pour assurer leur santé et leur bien-être.

Vous n'avez pas toutes les compétences requises ? Postulez quand même Nous reconnaissons que l'expérience se présente sous différentes formes et nous encourageons tout le monde à postuler. Nous vous remercions de votre temps et nous nous réjouissons d'examiner votre candidature

Pour en savoir plus: 

**Dans le présent document, le genre masculin est utilisé au sens neutre et désigne les femmes autant que les hommes.

Agencies: kindly refer to our website on how to proceed.

Why Solotech?

To take your career to the next level As a global leader in  live productions, systems integration and virtual technology , our team is comprised of more than 2,000 passionate individuals.  Our ambition?  To deliver spectacular experiences worldwide. Recognized as one of Montreal's Top Employers, join us and become part of a unique story that has been shining for over 45 years

Our systems integration project office is composed of an agile team with a deliverable-centric approach. It is a team that operates in a respectful and relaxed environment and values innovation and excellence. We are looking for passionate and committed collaborators to deliver on our portfolio of projects, whether in the entertainment, transportation, education, and/or corporate sectors.

Reporting to the Project Coordinator Team Lead, the incumbent will be responsible for coordinating and liaising between various actions, functions or departments while working closely with the Project Manager.

Your day will look like this:

Follow up on procedures and all administrative needs related to integration projects Be in constant communication with project managers and representatives Act as a liaison and motivator with internal departments and external clients as needed Organize and facilitate start-up meetings Analyze bids, make adjustments as needed (validation of cost and selling prices as well as labor) Validate and transfer bids into orders Create projects in various software: D365, Jetbuilt, Salesforce Ensure the classification of all documents relevant to the project (supplier bids, customer purchase orders, etc.) Maintain and update project tracking databases Follow up on orders with various internal departments and suppliers (management of deliveries, estimated lead times, etc.) Create delivery notes as needed Add the required material and accessories to the orders to ensure that the team has all the necessary material to properly execute the project Produce various documents required for international transport (packing request) Follow up on change notices – anticipate and provide solutions to schedule, labor and budget problems that may arise Follow up on the progress of projects Ensure file management (project invoicing and subcontractor invoicing) Constantly monitor the budget, scope of work, schedule and quality throughout the life cycle of the project; Carry out the necessary administrative follow-ups for the closing of projects with the different departments involved (e.g.: accounts receivable and payable) Collaborate with the various stakeholders to ensure exemplary customer service

Your profile:

University degree or college diploma in project management, administration or a relevant field A minimum of 2-3 years experience in coordination, customer service or a related field Ability to work with tight deadlines and manage pressure and priorities Good analytical skills and demonstrate rigor and attention to detail Resourcefulness and autonomy Excellent communication and negotiation skills Mastery of current Office software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Ability to collaborate with a multidisciplinary team Proficiency in both official languages at a high level, both oral and written Act with diplomacy Highly developed organizational skills Excellent customer focus (internal and external) Strong relational and interpersonal skills Demonstrate leadership and be proactive Cooperate effectively, be accountable Bilingual: French & English

Our offer to you:

Competitive compensation and group insurance plan Corporate savings plan with employer contribution Opportunities for training and career advancement Reimbursement of professional and development fees Employee assistance program to ensure personal health and well-being.

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