(7/15) Soir / Agent Administratif Classe 2 / Urgence HHR

Description

du poste : Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l'élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques.
Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs ou de gestion selon des méthodes et des procédures complexes établies ou qu’elle peut modifier, selon les besoins.
Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité du chef de service, la personne offre assistance et soutien administratif à l’équipe médicale et professionnelle. Elle accomplit tout le travail de bureau concernant son occupation tels que : préparation de dossiers, gestion des appels, gestion des registres, entrée de données, panifications des congés, etc.

COMPOSANTES ET DESCRIPTION DES FONCTIONS

Préparation des dossiers des usagers dirigés en observation à l'urgence
o Préparer les dossiers, plaquer les feuilles, acheminer les requêtes aux bons endroits;
o Imprimer la liste des médicaments et acheminer le dossier antérieur de l’usager à l’infirmière de l’observation;
o Informatiser les données dans le système Siurge /Med-Urge au kardex (diagnostic, labos, examens, consultations, soins, diète, admission);
o Donner suite aux demandes des professionnels de la santé selon les prescriptions ou demandes verbales.

Gestion des appels à l’urgence (prof. de la santé / famille) et liste de garde :
o Répondre aux appels internes et externes et/ ou diriger les appels aux personnes ou services concernés et/ ou donner l’information pertinente;
o Préparer et distribuer les listes des consultations/revoirs/hospitalisations aux spécialistes / intervenants à l’aide de la liste de garde;
o Faire la gestion des appels entre professionnels de la santé dans l’urgence et l’établissement le soir;
o Faire la gestion des nouvelles consultations des spécialistes à l’urgence;
o Compléter les registres des appels et lits attribués à l’urgence;
o Appliquer les politiques de la liste de garde pour les appels des médecins spécialistes et s’assurer que la liste de garde pour l’urgence est à jour;
o Répondre à l’aide d’un portable aux différentes demandes des médecins/infirmières/intervenants/départements en observation à l’urgence.

Gestion des registres et rapports de la réception de l’urgence :
o Informatiser les données du registre de vaccination;
o Informatiser les données du RadImage (Rayon-X faits avant prise en charge médicale – OCMC);
o Compléter les registres des rapports positifs (examens/labos) pour le coordonnateur médical;
o Commander les dossiers antérieurs et listes de médicaments pour le coordonnateur médical;
o Effectuer la gestion du cartable des demandes d’appartenance, commander les dossiers antérieurs, faxer les réponses dans les différents CH, numériser les réponses des demandes d’appartenance de notre CH dans le répertoire et informer l’équipe de la réponse;
o Numériser les résumés de dossier, listes de médicaments, liste des places achetées dès la réception de ceux-ci dans les répertoires associés;
o Communiquer avec les usagers/famille en cas d’oublis objets (Rx, matériel, sacs de linge, prescriptions, etc.).

Mise à jour du système Siurge/Med-Urge (observations et aire ambulatoire)
o Informatiser les données pertinentes et faire la mise à jour des kardexs des patients en observation et ambulants de l’urgence dans les systèmes Med-Urget et Logibec
(statut des consultations, prise en charge et demande d’admission);
o Vérifier les demandes de consultation en attente tout au cours de la journée.

Gestion / impression des différents formulaires à l’urgence :
o Déposer les formulaires d’ambulance aux dossiers des usagers;
o Distribuer les rapports de laboratoires aux infirmières;
o Acheminer les dossiers antérieurs et dossiers actifs avec les dossiers des usagers de l’urgence;
o Numériser, faxer et/ou envoyer les différentes requêtes aux bons endroits;
o Imprimer les ordonnances, formulaires, rapports à la demandes des différents professionnels de la santé;
o Compléter des formulaires selon nos différentes marches à suivre (demande d’information dans un autre CH, grille 888, demande d’appartenance, etc.);
o Distribuer les FADM imprimées en soirée;
o Acheminer les certificats de vaccination à la réception de l’urgence.

Planification des congés des usagers en observation et à l’aire ambulatoire :
o Inscrire les différents rendez-vous dans Logibec;
o Créer les congés-références dans Med-Urge;
o Préparer des dossiers pour congés;
o Informatiser les demandes de transport dans le système Transform;
o Préparer le résumé du dossier du patient;
o Procéder aux appels afin d’organiser les différents rendez-vous;
o Numériser ou faxer les requêtes afin d’organiser les différents rendez-vous;
o Transmettre et expliquer les informations aux usagers pour les rendez-vous organisés;
o Démonter les cartables de l’urgence et mettre les feuilles dans le dossier antérieur.

Fermeture des épisodes de soins dans Siurge/ Med-Urge et gestion des dossiers de retour à l’urgence :
o Informatiser les données nécessaires à la fermeture des épisodes du Med-Urge de tous les patients de l’urgence (diagnostic final, orientation, date de retour si besoin);
o S’assurer que les informations sont conformes;
o Acheminer les dossiers aux bons endroits;
o Vérifier la liste des patients présents dans l’urgence;
o Commander les dossiers des fermetures non faites dans le système Med-Urge/Siurge;
o Valider les dossiers de retour à l’urgence à l’aide du rapport de Med-Urge/ Siurge et apporter les corrections si nécessaire.

Gestion des examens et déplacements des usagers avec le système de brancarderie :
o Placer les appels auprès des brancardiers pour la planification des examens (heures, besoins, isolement, matériel);
o Informer les infirmières/médecins des déplacements à venir et assurer le départ des patients;
o Organiser les examens de la journée à l’aide du rapport de Med-Urge, inscrire les dates de fin et identifier les déplacements des patients à l’aide de couleurs;
o Vérifier les statuts des examens (planification et étapes faites) et informer les médecins/infirmières.

Autres :
o Remplacer les pauses / repas de ses collègues et aider ceux-ci lors d’achalandage;
o Répondre aux besoins d’intégration des nouveaux employés et faire la formation de ceux-ci;
o Faire les rapports à ses collègues;
o Signaler les incidents, accidents et toute autre anomalie à son supérieur;
o Faire le remplissage des emplacements à l’urgence et vider les bacs bleus;
o Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur. Exigences : HORAIRE DE TRAVAIL

Semaine 1 : Dimanche, Jeudi, Vendredi, 16h00 à 00h00 (21h)
Semaine 2 : Lundi, Mardi, Mercredi, Samedi, 16h00 à 00h00 (28h)

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