Secrétaire d'école volante

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AFFECTATION : Variable selon les besoins parmi les écoles et centres du Centre de services scolaire des Chênes

STATUT : Régulier considéré pour la permanence – 35h00           

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directeur du Service des ressources humaines

TRAITEMENT :  24,86 $ à 29,53 $ l’heure

HORAIRE DE TRAVAIL : Variable selon les établissements

ENTRÉE EN FONCTION : Novembre 2024

MODALITÉS : Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature d’ici le 21 novembre 2024 à 13h30 au plus tard.

Dans la présente affectation, la personne en poste relève du Service des ressources humaines. Lorsqu’elle évolue dans une école ou un centre, la supervision et l’encadrement du travail sont toutefois assurés par la direction de l’établissement ou du centre concerné.

Les principaux mandats de cette affectation sont :

• Participer à l’intégration et à la formation de secrétaires;
• Être affectée en soutien aux nouvelles secrétaires;
• Répondre rapidement à des besoins de remplacement dans les écoles, centres ou services;
• Participer au maintien à la rédaction d’outils et de procédures liée au travail de secrétariat.

- Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du centre, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

- Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

- Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires ; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

- Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs ; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.

- Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

- Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

- Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire ; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports ; elle remplit divers formulaires.

- Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.

- Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

- Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

- Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

- Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués ; elle participe à l’élaboration du système de classement ; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison ; elle effectue des recherches sur Internet ; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.

- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences

• Avoir des connaissances approfondies en bureautique de façon à maîtriser les fonctions de bases et intermédiaire de Word et Excel. Le cas échéant, les candidats et candidates devront réussir le test du logiciel Word ainsi que le test du logiciel Excel.
• Avoir de très bonnes aptitudes au travail de bureau et posséder un excellent français écrit et parlé.                                Le cas échéant, les candidats et candidates devront réussir un test de français.
• Posséder d’excellentes aptitudes à communiquer et à transiger avec le public.
• Savoir gérer les priorités et être capable de traiter plusieurs dossiers simultanément.
• Avoir de l’autonomie et de l’initiative.

NOTES 

Des tests et des entrevues de sélection sont possibles en ce qui concerne les qualifications requises et la réussite de ceux-ci constituent une condition d’obtention du poste.

La personne candidate est responsable de s’assurer que ses documents sont rendus à nos bureaux pour la date et l’heure demandées. Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire, en vertu de son programme d’accès à l’égalité en emploi, invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Avis aux personnes de l’externe : Bien que cet affichage soit ouvert à tous, le poste sera octroyé à une personne régulière ou temporaire travaillant actuellement au Centre de services scolaire des Chênes. Les personnes de l’externe désirant soumettre leur candidature pour un premier emploi, doivent faire parvenir leur curriculum vitae pour la liste de rappel dans la catégorie d’emploi souhaitée.