Administrateur ou Administratrice de sous-traitance

Les services de conception et d’experts-conseils (DCS) d’AECOM sont à la recherche d’un Administrateur ou d’une Administratrice de sous-traitance très qualifié(e) pour servir de responsable de l’exécution des projets pour la région Canada Amériques. Ce poste peut être basé dans l’un de nos bureaux canadiens (de préférence celui de Montréal, au Québec), avec des possibilités de travail hybride.

Résumé des fonctions :

En tant que membre du groupe de familles d’emplois approvisionnement d’AECOM et responsable de l’organisation d’exploitation de l’approvisionnement de DCS, vous serez intégré(e) dans tous les secteurs d’affaires en tant que point de contact principal pour les exigences de projet liées à la discipline. Vous serez responsable du cycle de vie des projets d’approvisionnement de bout en bout et notamment de la planification et de la gestion, de la sélection des fournisseurs, de la préqualification, de la sous-traitance, de la commande de biens et de services, de la gestion des risques liés aux programmes et aux projets, de l’administration de la sous-traitance, de la gestion des relations avec les fournisseurs et de la gestion de la performance des fournisseurs. Vous établirez des relations durables avec les secteurs d’affaires assignés pour donner des conseils fiables sur les stratégies d’approvisionnement et veiller à ce que tous les achats respectent les politiques et les procédures de l’entreprise. Vous ferez partie d’un service en rapide évolution et dynamique, et vous devrez faire preuve de vivacité, de polyvalence, de créativité, d’adaptabilité et d’un souci du service à la clientèle.

Le ou la candidat(e) retenu(e) devra :

• Soutenir des projets de manière directe dans les phases de proposition, de planification, d’exécution et de clôture.
• Diriger, élaborer et mettre en œuvre des stratégies et des plans d’approvisionnement et de contrats du côté achat.
• Présenter le processus d’approvisionnement et de contrats du côté achat aux parties prenantes de manière efficace.
• Gérer les processus de sélection des fournisseurs et de contrats en coordination avec les services d’exploitation.
• Gérer la conformité des contrats du côté achat, leur respect des normes et les meilleures conditions commerciales pour AECOM, réduisant les risques commerciaux, l’exposition et les dévaluations.
• Respecter et renforcer les politiques, les processus et les procédures du cycle d’approvisionnement, améliorant le niveau de service de l’exploitation et de la chaîne d’approvisionnement.
• Servir de liaison entre les unités d’affaires et les services généraux à l’entreprise.
• Communiquer efficacement, résoudre les conflits, régler les problèmes et prendre des décisions efficientes et efficaces en matière de gestion de l’offre.
• Établir de solides relations de confiance de manière proactive avec les unités d’affaires et les responsables en matière de soutien interfonctionnel, apportant continuellement une valeur ajoutée.

Principales responsabilités :

• Préparer et gérer les événements d’appels d’offres, les distinctions et l’entretien des dépenses de projet directes (biens d’équipement, matériaux de construction/d’ingénierie, sous-traitants, sous-consultants, etc.).
• Soutenir l’intégration et la préqualification de nouveaux fournisseurs.
• Négocier, préparer, mettre en œuvre et faciliter les accords-cadres et la sous-traitance.
• Négocier des dérogations aux conditions générales commerciales de l’entreprise et aux exigences minimales en matière d’assurance.
• Faire remonter les exceptions en matière de meilleures offres et d’assurance aux services de l’exploitation, des affaires juridiques et de la gestion des risques.
• Gérer les engagements financiers dans la plateforme de ressources d’AECOM.
• Tenir à jour la documentation et assurer une gestion des documents précise et efficace, conformément aux réglementations internes et externes.
• Aider au transfert à un niveau supérieur et à la résolution des différends avec les fournisseurs.
• Compléter la clôture de contrats et effectuer des avis aux fournisseurs.
• Aider à la préparation des dossiers d’approbation client préalablement à l’attribution des contrats.
• Mettre en œuvre des politiques, les processus et les procédures du cycle d’approvisionnement, améliorant le niveau de service de l’exploitation et de la chaîne d’approvisionnement.
• Avoir une expertise des modules d’approvisionnement électronique de Coupa et de la plateforme de gestion du cycle de vie des contrats DocuSign, offrant un soutien actif aux utilisateurs de la région.
• Connaître le portefeuille de projets directs (occasions Salesforce) et communiquer activement avec le gestionnaire des comptes clients et les projets actifs.
• Atteindre les objectifs d’économies par rapport aux repères établis par la direction.
• Générer des revenus nets de services pour le service d’approvisionnement lorsque possible afin de compenser les coûts de main-d’œuvre.
• Soutenir l’ESG en promouvant l’équité sociale, la diversité et l’inclusion dans notre chaîne d’approvisionnement et dans les collectivités grâce à des partenariats avec des petites entreprises et des entreprises appartenant à des minorités.
• Favoriser les relations à l’interne avec les parties prenantes et à l’externe avec les fournisseurs et d’autres groupes.
• Interpeller les personnes concernées lorsque les projets s’écartent des principes de base de l’approvisionnement.
• Travailler sur plusieurs projets à la fois et avoir la capacité de prioriser afin d’assurer que toutes les échéances soient respectées et de maximiser l’impact et les résultats.

Exigences minimales :

Pour être pris en considération pour ce poste, les candidat(e)s doivent posséder au minimum : 

• Un baccalauréat en affaires, en ingénierie, en gestion de la construction, en économie ou dans un autre domaine d’étude pertinent, ainsi qu’au moins quatre (4) ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement dans le secteur de l’ingénierie, de l’approvisionnement ou de la construction et dans un environnement où le travail se fait par projets répartis sur plusieurs sites.

Une expérience pertinente ou une combinaison d’expérience et de formation professionnelle équivalentes clairement démontrées pourront être prises en considération. 

Autres Qualifications Nécessaires :

• Certification de gestion professionnelle de l’approvisionnement (CPSM) ou toute autre certification professionnelle pertinente.
• Excellente compréhension de la terminologie, des mesures, des concepts, des principes et des stratégies de la sous-traitance et du commerce.
• Connaissance pratique des certificats d’assurance et des différents types de politiques et de leurs limites.
• le ou la candidat.e doit être parfaitement bilingue en anglais et français car il ou elle devra soutenir des clients internes et externes au Québec et à l'extérieur du Québec.

Qualifications Souhaitables:

• Préférablement cinq à dix (5 à 10) ans d’expérience dans le domaine de l’approvisionnement dans un environnement où le travail se fait par projets répartis sur plusieurs sites.
• Expertise avérée des compétences suivantes en matière d’approvisionnement :
• Planification et gestion de projets d’approvisionnement.
• Analyses du marché.
• Préqualification de la chaîne d’approvisionnement.
• Appels d’offres concurrentiels.
• Analyses de prix.
• Gestion des risques de programme et de projet.
• Gestion de la sous-traitance.
• Administration de sous-traitance.
• Achats.
• Gestion des relations avec les fournisseurs.
• Gestion de la performance des fournisseurs.
• Présentation à des cadres supérieurs.
• Compétences de pensée critique en matière d’organisation, d’administration et d’analyse.
• Succès dans un environnement en pleine croissance et au rythme rapide, exigeant une grande flexibilité.
• Capacité avérée à déterminer les problèmes liés aux processus d’entreprise et à favoriser l’amélioration.
• Esprit ouvert et d’initiative, capacité d’adaptation, d’improvisation et de résolution de problèmes.
• Passion pour l’encadrement des pairs en matière de processus d’affaires et de pratiques d’excellence.
• Capacité à utiliser Coupa Core, Coupa Risk Assess (CRA) DocuSign, Microsoft 365, Business Optix, Smartsheet, Miro, Spend HQ PPM et Adobe Acrobat.

Renseignements Supplémentaires

• Ce poste nécessite un modèle de travail hybride, avec des conditions de travail au bureau et en télétravail, avec une préférence pour le travail à proximité d’un bureau d’AECOM.
• Le ou la titulaire de ce poste relève du ou de la responsable régional(e) de l’exploitation de l’approvisionnement.

À propos d’AECOM

AECOM est la société de conseil en infrastructure de confiance au monde, fournissant des services professionnels tout au long du cycle de vie du projet - du conseil, de la planification, de la conception et de l’ingénierie à la gestion des programmes et de la construction. Sur des projets couvrant le transport, les bâtiments, l’eau, les nouvelles énergies et l’environnement, nos clients des secteurs public et privé nous font confiance pour résoudre leurs défis les plus complexes. Nos équipes sont motivées par un objectif commun d’offrir un monde meilleur grâce à notre expertise technique et numérique inégalée, à une culture d’équité, de diversité et d’inclusion, et à un engagement envers les priorités environnementales, sociales et de gouvernance. AECOM est une société fortune 500 et son activité de services professionnels a eu un chiffre d’affaires de 14,4 milliards de dollars au cours de l’exercice 2023. Voyez comment nous offrons un héritage durable pour les générations à venir à aecom.com et @AECOM.

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