Représentant(e) Interne, Administration des Ventes

*An english version will follow

Héritier de la tradition médicale suisse, Valmont est un groupe familial qui opère sa magie depuis bientôt 40 ans et célèbre la beauté à travers trois marques prestige et une fondation d’art.

En tant que la filiale nord-américaine du groupe, l’entreprise distribue ses produits de soins visage et corps ainsi que ses fragrances à une clientèle diversifiée de professionnels de l’esthétique, d’experts médicaux, de l’hôtellerie haut-de-gamme et des grands détaillants du luxe au Canada et aux États-Unis.

MISSION DU POSTE

En tant que Représentant(e) Administration des Ventes, vous relèverez de la Gestionnaire des Opérations au sein du département de l’Administration des Ventes. Votre mandat consistera à accompagner nos partenaires nord-américains et équipes internes en leur fournissant un service de haute excellence. Vous serez, entre autres, responsable de la gestion des commandes et des retours sur le territoire qui vous sera assigné.

RÔLES & RESPONSABILITÉS

• Être le point de contact interne de nos clients, assurer leur satisfaction en répondant à leurs besoins et demandes via téléphone et/ou courriel, avec courtoisie et de façon personnalisée.
• Saisir et valider les commandes internes et externes, les retours et les factures dans le système ERP de manière précise et efficace.
• Valider la disponibilité des produits, informer les clients en amont et proposer des articles de remplacement ou des offres exclusives au besoin.
• Collecter et valider les informations de paiement par carte de crédit et procéder aux paiements sur les plateformes virtuelles.
• Collaborer avec la logistique afin de respecter les fenêtres d'expédition et coordonner efficacement les retours chez nos prestataires d’entreposage.
• Saisir les factures, envoyer l’ensemble des documents et informations de suivi des commandes aux clients en temps opportun.
• Gérer les litiges, les retours et les crédits avec délicatesse et diligence.
• Collaborer avec les équipes terrains afin de répondre aux besoins spécifiques des clients et les informer des situations particulières.
• Valider et mettre à jour les informations des fiches clients sur les diverses plateformes.
• Répondre aux demandes des clients finaux avec diplomatie et enthousiasme en fournissant des informations sur les produits, les points de vente et/ou toutes autres informations pertinentes.
• Contribuer à l'amélioration des processus et à l'adoption des meilleures pratiques des opérations dans un but d’accroître l'efficacité et la qualité du travail.

Travailler en étroite collaboration avec ses collègues (4) afin de contribuer à la charge de travail du département et à la rencontre des échéanciers en équipe. Communiquer et apporter du support à l’équipe, notamment lors d’absences ou en période d’activité élevée.

COMPÉTENCES

• Être orienté vers le client, avoir de la facilité à créer et entretenir des liens de confiance, autant à l’interne qu’à l’externe.
• Faire preuve d’une communication claire, courtoise et efficace, tant à l’oral qu’à l’écrit, en priorisant l’écoute et l’empathie.
• Excellente gestion des priorités, rapidité d’exécution et soucis du détail même sous pression.
• Être un joueur d'équipe orienté vers les solutions ainsi que faire preuve d’initiative, de polyvalence et de flexibilité.
• Adhésion aux valeurs corporatives de respect, enthousiasme, esprit d'équipe, intégrité et responsabilité.
• Aptitudes de vente, un atout.

QUALIFICATIONS

• Diplôme en administration ou ventes, un atout.
• Expérience d'au moins 2 ans dans un poste similaire, essentiel.
• Expérience avec un système ERP, Dynamics 365, un atout.
• Expérience en entreprise de distribution, produits de luxe et/ou produits de beauté, un atout.
• Bilingue français/anglais à l'oral et à l'écrit, essentiel.

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Heir to the Swiss medical tradition, Valmont is a family group that has been weaving its magic for almost 40 years, celebrating beauty through three prestigious brands and an art foundation.

As the North American subsidiary of the group, the company distributes its facial and body care products, as well as fragrances, to a diverse clientele of aesthetic professionals, medical experts, high-end hospitality establishments and luxury retailers in Canada and the United States.

JOB MISSION

As a Sales Administration Representative, you will report to the Operations Manager within the Sales Administration department. Your mandate will be to support our North American partners and internal teams with their product needs by providing them with high-quality service. You will be responsible for managing the orders and returns cycle accurately and timely for your assigned territory.

ROLES & RESPONSIBILITIES

• Serve as the internal point of contact for our clients, ensuring their satisfaction by addressing their specific needs and requests via phone and/or email courteously.
• Input and validate the internal and external orders, returns, and invoices in the ERP system accurately and efficiently.
• Validate and inform of product availability to customers prior to processing the orders, propose replacement items or exclusive offers when applicable.
• Collect and validate the credit card payment information and process payments on our virtual platforms.
• Collaborate with logistics to meet shipping windows and efficiently coordinate returns to our warehouse providers.
• Enter invoices, send all order tracking documents and information to customers in a timely manner.
• Handle disputes, returns, and credits with sensitivity and diligence.
• Collaborate with the field teams to address specific customer needs and inform them of any sensitive situations.
• Validate and update the customer information on various platforms.
• Respond to inquiries from end customers with diplomacy and enthusiasm by providing information on products, points of sale, and/or any other relevant information.
• Contribute to the process improvements and adoption of best operational practices to increase efficiency and quality of work.

Work closely with colleagues (4) to contribute to the department's workload and meet deadlines as a team. Communicate and provide support to the team, especially during absences, vacations, or high activity periods.

SKILLS

• Customer-oriented, ability to create and maintain trusting relationships with both internal and external people.
• Communicate effectively in a courteous manner both orally and in writing, by listening actively and displaying empathy.
• Excellent prioritization skills, execution speed, and attention to detail even under pressure.
• Be a solution-oriented team player as well as demonstrate initiative, versatility, and flexibility.
• Adherence to our corporate values of respect, enthusiasm, teamwork, integrity, and accountability.
• Sales skills are an asset.

QUALIFICATIONS

• Degree in administration or sales is an asset.
• Minimum of 2 years of experience in a similar position is essential.
• Experience with an ERP system, Dynamics 365 is an asset.
• Bilingual French/English both orally and in writing is essential.
• Experience in a distribution company, luxury and/or beauty products is an asset.