Payroll Administrator/ Administrateur(trice) de la paie

Established since 1879, Birks is a luxury jewelry store whose reputation is built on quality, exclusivity, unique design and excellence in service. We pride ourselves in offering meaningful experiences and in building intimate relationships with each and every one of our clients. About the Role As a Payroll Administrator at Birks Group, you’ll play a key role in ensuring a seamless payroll experience for employees across Canada. You will support payroll processing, benefits administration, and employee data management with accuracy, confidentiality, and care — helping us deliver the same level of excellence internally that we bring to our customers every day. About You You are detail-oriented, organized, and thrive in a fast-paced environment. You take pride in accuracy and bring a strong sense of responsibility to your work. With experience in payroll administration and a collaborative mindset, you value teamwork and discretion. You’re bilingual, adaptable, and dedicated to supporting employees with professionalism and care — because you know that excellence starts from within. Key Responsibilities Assist in processing bi-weekly payroll for Canadian employees using ADP Workforce Now (WFN). Review and validate timecard entries for hourly employees. Support the Payroll Manager in entering commissions, bonuses, and other incentive payments. Maintain accurate and up-to-date employee payroll records. Process documentation for new hires, terminations, salary adjustments, and other employee changes. Assist in managing time-off policies and tracking leave balances. Support group benefits administration, including enrollments, terminations, and monthly invoice reconciliations. Respond to payroll-related inquiries from employees across retail locations and the head office. Prepare and distribute payroll reports and summaries as requested. Assist with payroll audits and ensure compliance with federal and provincial payroll regulations. Collaborate with HR and Finance teams on payroll-related matters. Participate in special projects and contribute to process improvements as assigned by the Payroll Manager. Perform any other related duties as required. Knowledge and Skills Diploma or degree in Accounting, Human Resources, or a related field (a strong asset). 2–3 years of experience in payroll processing. Proficiency with ADP Workforce Now (WFN) or similar payroll systems. Intermediate knowledge of Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook). Excellent communication skills in both English and French. Strong attention to detail and organizational skills. Ability to manage confidential information with discretion. Solid understanding of Canadian payroll legislation and employment standards. Strong problem-solving skills, adaptability, and a customer-service mindset. *Please note that due to the nature of the responsibilities of the position, a proficient level of English is required, in particular to communicate on a regular basis with employees and managers outside of Quebec. Job Details: Assist in processing bi-weekly payroll for Canadian employees using ADP WorkForce Now (WFN). Review and validate time card entries for hourly employees. Support the Payroll Manager in entering commissions, bonuses, and other incentive payments. Maintain accurate and up-to-date employee payroll records. Process documentation for new hires, terminations, salary changes, and other employee status changes. Assist in managing time-off policies and tracking employee leave balances. Support group insurance administration, including enrollments, terminations, and monthly invoice reconciliation. Respond to payroll-related inquiries from employees across retail locations and head office. Prepare and distribute payroll reports and summaries as requested. Assist with payroll audits and ensure compliance with federal and provincial payroll regulations. Collaborate with HR and Finance teams on payroll-related matters. Participate in special projects and contribute to process improvements as assigned by the Payroll Manager. Assist with any other tasks. Knowledge and Skills: Diploma or degree in Accounting, Human Resources, or a related field as an asset. Minimum 2–3 years of experience in payroll processing. Proficiency with ADP WorkForce Now (WFN) or similar payroll systems. Intermediate knowledge of Microsoft Office Suite, including Excel, Word, and Outlook. Excellent communication skills in both English and French. Strong attention to detail and organizational skills. Ability to handle confidential information with discretion. Familiarity with Canadian payroll legislation and employment standards Problem-solving abilities, adaptability, and a customer-service mindset. OUR PROMISE OF DELIGHT At Birks , you will find a management team that truly cares about your professional growth. You will be empowered to be yourself. In return for your commitment to excellence, we offer… Various paid time off programs Tele-medicine Employee Assistance Program Birks University: Accessibility to a variety of trainings Employee Discount Program Come join us at Birks , and let your true self shine Are you the gem we are looking for? ******************************************** Établie depuis 1879, Birks est une bijouterie de luxe dont la réputation repose sur la qualité, l'exclusivité, le design unique et le service d’excellence. Nous sommes fiers d'offrir des expériences mémorables et d'établir des relations intimes avec chacun(e) de nos client(e)s. À propos du poste En tant qu’Administrateur(trice) de la paie chez Birks Group, vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion d’une expérience de paie fluide pour l’ensemble de nos employés à travers le Canada. Vous soutiendrez le traitement de la paie, l’administration des avantages sociaux et la gestion des dossiers employés avec rigueur, confidentialité et souci du détail — contribuant ainsi à offrir en interne le même niveau d’excellence que nous offrons à nos clients chaque jour. Vous êtes une personne minutieuse, organisée et à l’aise dans un environnement dynamique. Vous accordez une grande importance à l’exactitude et faites preuve d’un fort sens des responsabilités. Fort(e) d’une expérience en administration de la paie et animé(e) d’un esprit de collaboration, vous valorisez le travail d’équipe et la discrétion. Vous êtes bilingue, adaptable et engagé(e) à soutenir vos collègues avec professionnalisme et bienveillance — car vous savez que l’excellence commence à l’interne. Responsabilités principales Participer au traitement de la paie bihebdomadaire pour les employés canadiens à l’aide du système ADP Workforce Now (WFN). Vérifier et valider les feuilles de temps des employés horaires. Soutenir le gestionnaire de la paie dans l’entrée des commissions, primes et autres paiements incitatifs. Maintenir des dossiers de paie précis et à jour pour tous les employés. Traiter la documentation liée aux embauches, départs, changements salariaux et autres modifications de statut. Participer à la gestion des politiques de congés et au suivi des banques de temps. Soutenir l’administration des avantages sociaux : adhésions, résiliations et réconciliation mensuelle des factures. Répondre aux questions liées à la paie provenant des employés des boutiques et du siège social. Préparer et distribuer les rapports et sommaires de paie selon les besoins. Contribuer aux audits de paie et s’assurer du respect des lois et normes provinciales et fédérales en matière de paie. Collaborer avec les équipes Ressources humaines et Finance sur les questions liées à la paie. Participer à des projets spéciaux et à des initiatives d’amélioration des processus selon les priorités du gestionnaire de la paie. Effectuer toute autre tâche connexe au besoin. Connaissances et compétences requises Diplôme ou certificat en comptabilité, ressources humaines ou domaine connexe (un atout considérable). Minimum de 2 à 3 ans d’expérience en traitement de la paie. Maîtrise du système ADP Workforce Now (WFN) ou d’un système de paie similaire. Connaissance intermédiaire de la suite Microsoft Office, incluant Excel, Word et Outlook. Excellentes habiletés de communication en français et en anglais. Souci du détail, rigueur et excellentes compétences organisationnelles. Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion. Bonne connaissance de la législation canadienne et des normes du travail applicables à la paie. Esprit analytique, adaptabilité et orientation service à la clientèle. *Veuillez noter qu'en raison de la nature des responsabilités de ce poste, la connaissance de l'anglais est requise, en particulier pour communiquer régulièrement avec les employés et les gestionnaires en dehors du Québec. NOTRE PROMESSE RADIEUSE Chez Birks, vous trouverez une équipe de direction qui se soucie réellement de votre progression professionnelle. Vous aurez la possibilité d'être vous-même. En échange de votre engagement envers l'excellence, nous vous offrons : Une trousse complète d'avantages sociaux Horaires flexibles et hybrides pour la plupart des postes au siège social Programmes de congés payés variés Télémédecine Programme d'aide aux employés Université Birks : Accès à une variété de formations Programme de rabais pour les employés Joignez-nous chez Birks, et laissez votre véritable personnalité scintiller Êtes-vous la perle rare que nous recherchons ?