Spécialiste en procédés administratifs

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Santé Québec Montérégie-Centre a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Santé Québec Montérégie-Centre, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 200 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille, plusieurs CHSLD, CLSC et maison des aînés, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Santé Québec Montérégie-Centre chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Description

Santé Québec – Montérégie-Centre est à la recherche d’une personne rigoureuse, structurée et orientée vers la collaboration pour soutenir la Présidence-direction générale adjointe et la Direction générale adjointe. Le poste combine le soutien aux processus administratifs, la coordination de travaux transversaux, l’analyse d’indicateurs et la préparation de rencontres de gouvernance clinique.

La personne titulaire contribue à améliorer le fonctionnement des services en analysant les besoins et en élaborant des méthodes, outils et mécanismes de suivi. Elle exerce un rôle professionnel de soutien, de coordination et d’analyse, sans responsabilité hiérarchique ni pouvoir décisionnel propre aux fonctions d’encadrement.

Libellé:

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Sommaire de la fonction

Sous l’autorité de la PDGA et en soutien fonctionnel à la DGA, la personne titulaire analyse des besoins administratifs, développe et actualise des outils de travail, soutient la planification et le suivi de projets, prépare des analyses utiles à la prise de décision et assure la coordination administrative de dossiers et de comités stratégiques cliniques.

Elle travaille en étroite collaboration avec les directions cliniques et administratives, les responsables de dossiers, les équipes de performance et les partenaires concernés. Elle assure la qualité, la fiabilité, la traçabilité et la confidentialité de l’information traitée.

Principales responsabilités

Soutien administratif professionnel à la PDGA et à la DGA

Préparer, structurer et mettre en forme des notes de breffage, fiches synthèses, projets d’ordre du jour, présentations, tableaux de suivi et documents d’aide à la décision.

Coordonner la collecte d’information auprès des directions concernées, effectuer les relances requises et consolider les contributions reçues.

Assurer le suivi administratif des décisions, mandats, livrables, échéanciers et engagements relevant de la PDGA et de la DGA.

Proposer et maintenir des méthodes de classement, de gestion documentaire, de contrôle des versions et d’archivage conformes aux règles en vigueur.

Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et des outils de suivi afin d’accroître l’efficience, la cohérence et la qualité des travaux.

1.1 Coordination administrative, agendas et rencontres

En complément du soutien professionnel aux dossiers, la personne titulaire assure une coordination administrative structurée permettant à la PDGA et à la DGA de consacrer leur attention aux priorités organisationnelles.

Assurer un soutien à la gestion des agendas de la PDGA et de la DGA : coordination des disponibilités, planification des plages de travail, ajustement des rendez-vous et repérage des conflits d’horaire nécessitant un arbitrage.

Planifier et organiser les rencontres internes et externes : recherche de disponibilités, envoi et mise à jour des invitations, réservation des salles ou des liens de réunion virtuelle et transmission des renseignements logistiques.

Préparer les rencontres en recueillant les documents requis, en proposant une séquence de sujets, en confirmant les personnes contributrices et en rendant disponible la documentation dans les délais attendus.

Effectuer les rappels et les relances nécessaires auprès des personnes concernées afin d’obtenir les confirmations, documents, données