Administrateur(trice) de Propriétés

Description

Résumé du poste

L’Administrateur(trice) de propriétés soutient les opérations quotidiennes d’un portefeuille immobilier industriel en offrant un excellent service à la clientèle, en coordonnant les activités avec les équipes internes et les fournisseurs, et en assurant la gestion de diverses tâches administratives et financières.

Ce rôle est responsable du traitement des bons de commande, des factures, de l’administration des contrats, de la gestion des dossiers des clients et des fournisseurs, ainsi que du soutien à la documentation liée aux améliorations locatives, aux baux et aux entrées et sorties des locataires.

Votre impact:

• Offrir un service à la clientèle de premier ordre aux clients, entrepreneurs et équipes internes, et soutenir les gestionnaires dans les opérations quotidiennes.
• Adopter et promouvoir de manière proactive la culture de Pure en matière de développement durable, de responsabilité sociale et d’engagement corporatif.
• Collaborer efficacement avec les équipes des comptes fournisseurs, des comptes clients, de la location, des finances et de la gestion d’actifs.
• Émettre les bons de commande (PO) à la demande du gestionnaire immobilier, les transmettre aux fournisseurs et traiter les factures liées aux dépenses d’exploitation. Gérer et recueillir les formulaires d’inscription des fournisseurs au nom de l’équipe des comptes fournisseurs.
• Effectuer les écritures de régularisation mensuelles (accruals). Participer aux demandes liées au processus budgétaire annuel. Préparer et mettre à jour le fichier budgétaire annuel des contrats selon les directives de l’équipe des finances.
• Posséder une compréhension générale des conventions de bail, repérer les clauses relatives aux paiements (allocations aux locataires, dépôts, remboursements, etc.) et participer à la préparation de la documentation liée à ces paiements.
• Soutenir l’administration et le suivi des emménagements et déménagements des locataires.
• Préparer les contrats de services, assurer le suivi administratif des signatures et veiller à un contrôle rigoureux des échéances contractuelles.
• Maintenir à jour les renseignements relatifs aux clients et aux fournisseurs, assurer une coordination rapide avec CertiSync et VendorPM et effectuer les suivis auprès des clients pour la collecte des rapports d’entretien CVAC (chauffage, ventilation et climatisation).
• Participer à la coordination des visites de sites, des tournées et des accès aux locaux pour les clients, les équipes des opérations, de la construction, de la location, de la gestion d’actifs ou les entrepreneurs.
• Travailler étroitement avec les gestionnaires immobiliers afin de préparer les documents nécessaires au transfert des dossiers faisant l’objet de litiges juridiques.
• Assurer le suivi auprès des clients responsables du paiement des taxes foncières, obtenir les preuves de paiement et fournir la documentation requise à l’équipe de comptabilité.
• Collaborer avec les équipes Expérience client et Développement durable pour distribuer les communications de Pure à l’ensemble des clients sur une base mensuelle et trimestrielle.
• Effectuer la mise à jour mensuelle du registre de suivi des services publics (Utility Tracker), vérifier les entrées et sorties des clients ainsi que les comptes du grand livre (GL), et contribuer au traitement des formulaires de transfert de services publics.
• Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins.

Ce que nous recherchons:

• Minimum préféré de trois (3) années d’expérience en gestion immobilière commerciale au sein de portefeuilles de taille moyenne à importante (l’expérience en immobilier industriel constitue un atout).
• Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de projets ou dans un domaine connexe (un atout).
• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs projets simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision.
• Esprit collaboratif et excellentes habiletés relationnelles et de communication.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Connaissance de Yardi ou d’une plateforme similaire (un atout).
• Solides compétences analytiques et aptitude à résoudre les problèmes.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Capacité à respecter les échéanciers et à livrer les mandats dans les délais prescrits.
• Excellente capacité d’organisation, de gestion du temps et d’établissement des priorités.

Pourquoi vous aimerez travailler avec nous  

Chez Pure Industrial, nous plaçons les personnes au cœur de nos