Receptionniste Temporaire Bilingue

Réceptionniste temporaire / Coordonnateur(trice) de bureau

Durée du mandat : Temporaire – Nov 16 – Nov 27, 2026

Informations sur le poste

• Lieu de travail : Montréal, Québec
• Mode de travail : En présentiel uniquement
• Salaire : $25-28/heur
• Horaire : Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h
• Nombre d’heures : 37,5 heures par semaine (7,5 heures par jour, selon les journées assignées)
• Code vestimentaire : Tenue professionnelle décontractée (Business Casual)

Principales responsabilités

Réception et accueil

• Accueillir les visiteurs, les invités et les partenaires en français et en anglais, en offrant un service professionnel et chaleureux.
• Gérer l’enregistrement des visiteurs, le registre des entrées et les accès temporaires.
• Répondre aux demandes générales et diriger les visiteurs et les demandes vers les personnes appropriées.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons.

Coordination du bureau et des installations

• Veiller à ce que la réception, les salles de réunion, la cuisine et les espaces communs soient propres, bien rangés et prêts à être utilisés.
• Surveiller les stocks de fournitures de bureau, de cuisine et d’épicerie, et procéder au réapprovisionnement au besoin.
• Signaler les problèmes liés à l’immeuble à la gestion immobilière, ainsi que les problèmes informatiques ou audiovisuels à l’équipe TI, et assurer le suivi jusqu’à leur résolution.
• Communiquer avec les techniciens lorsque les machines à café ou les distributeurs d’eau sont défectueux, et effectuer les suivis nécessaires jusqu’à leur réparation.
• Respecter et appliquer les procédures internes en matière de santé, de sécurité et de mesures d’urgence.

Soutien administratif

• Offrir un soutien administratif général à la gestionnaire d'affaires, selon les besoins.
• Manipuler les renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.

Qualifications et compétences recherchées

• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• L'anglais courant est utilisé régulièrement pour des interactions à l’échelle nationale.
• Minimum de deux (2) années d’expérience dans un poste de réception, d’accueil ou de coordination de bureau, idéalement dans un environnement corporatif.
• Bonne connaissance de Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Excel et Word, et capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes de réservation ou de gestion des accès.
• Présentation professionnelle et accueillante, avec d’excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Sens de l’organisation, fiabilité et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
• Autonomie et capacité à travailler avec un minimum de supervision une fois les procédures expliquées.
• Discrétion et jugement dans la gestion de renseignements confidentiels.
• Disponibilité pour travailler sur place au bureau de Montréal pendant toute la durée du mandat.

Temporary Receptionist / Office Coordinator

Assignment Duration: Temporary – Nov 16 – Nov 27, 2026

Position Details

• Work Location: Montréal, Québec
• Work Arrangement: On-site only
• Salary : $25-28/hour
• Working Schedule: Monday to Friday, 8:30 a.m. – 5:00 p.m.
• Weekly Hours: 37.5 hours (7.5 hours per day, based on assigned coverage days)
• Dress Code: Business casual

Key Responsibilities

Reception and Front Desk

• Welcome visitors, guests and business partners in both French and English, ensuring a professional and friendly first impression.
• Manage visitor check-in, maintain the visitor log and coordinate temporary access.
• Respond to general inquiries and direct visitors and requests to the appropriate contacts.
• Receive, sort and distribute incoming mail, courier packages and deliveries.

Office and Facilities Coordination

• Ensure the reception area, meeting rooms, kitchen and common areas are clean, organized and ready for use.
• Monitor office supplies, kitchen inventory and grocery items, and replenish stock as needed.
• Report building-related issues to building management and IT or audiovisual issues to the IT team, following up until resolved.
• Contact service technicians when coffee machines or water dispensers are not functioning properly, and coordinate follow-ups until repairs are completed.
• Follow the office's health and safety guidelines and emergency procedures.

Administrative Support

• Provide general administrative assistance to the Business Manager as required.
• Handle confidential information with discretion and professionalism.

Qualifications and Requirements