Réceptionniste et de bureau – Receptionist and Office Coordinator

English will follow

QUI NOUS SOMMES

Sid Lee est un collectif créatif multidisciplinaire qui cherche à faire une différence et à célébrer la culture avec ses idées audacieuses. Ses 700 virtuoses travaillent avec cœur comme une seule équipe à partir des bureaux de Montréal, Toronto, New York, Paris, Londres, Los Angeles et Seattle. Leur mission est de créer ce qui a un impact durable à travers l'expression et l'expérience de marque. Yard, Digital Kitchen, BIMM et Haigo font partie de cette communauté créative.

Mêlant habilement le design, la technologie, l'expérientiel, la publicité, les données et l'architecture, Sid Lee collabore avec une clientèle aux valeurs progressistes pour lui donner le pouvoir de surpasser la concurrence, de gagner la confiance des consommateurs et consommatrices ainsi que d'accroître son influence sur la culture.

Par ailleurs, Sid Lee est membre de kyu, un collectif d'agences de création de premier plan fondé par Hakuhodo DY Holdings. Elle a aussi imaginé C2 Montréal, une des plus grandes conférences d'affaires créatives au monde.

RÔLE

Relevant du ou de la Gestionnaire des installations, le ou la Réceptionniste et de bureau est responsable de l'organisation, de la coordination et du bon fonctionnement des espaces pour nos employés, nos clients et les événements externes.

RESPONSABILITÉS

• Assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes des services d'accueil et des espaces de travail, incluant la réception, le bistro/café et les espaces locatifs;
• Accueillir et soutenir les employés, les clients et les visiteurs, gérer la couverture de la réception et traiter les livraisons et le courrier à partir du poste d'accueil;
• Agir comme point de contact principal pour les demandes liées à l'utilisation des espaces, incluant les besoins événementiels, les configurations de salles et la coordination générale des espaces;
• Gérer le calendrier du bureau et les réservations, incluant les salles de réunion, les bureaux et les espaces locatifs pour les employés, les clients et les sous-locataires;
• Répondre aux demandes externes concernant nos espaces, préparer et envoyer des propositions, et assurer le suivi afin de confirmer les détails et les prochaines étapes;
• Rédiger les ententes de location, coordonner la facturation et maintenir des dossiers précis liés aux réservations et à la location des espaces;
• Confirmer les exigences et les échéanciers des événements avec les clients afin d'assurer une expérience fluide et un haut niveau de satisfaction;
• Coordonner la logistique des événements avec les équipes internes (TI, entretien, bistro, opérations, etc.) afin de s'assurer que les espaces sont prêts et que les enjeux sont résolus rapidement;
• Soutenir l'exécution des événements sur place, incluant la coordination de l'entretien des espaces pendant les événements et la résolution des problèmes imprévus;
• Participer au montage et au démontage des espaces locatifs lorsque requis, en s'assurant que les espaces sont remis aux standards après utilisation;
• Maintenir et organiser l'inventaire, commander les fournitures de bureau et les articles opérationnels, et effectuer les achats requis pour les événements;
• Soutenir les initiatives de culture interne et aider le ou la responsable de la culture lors des événements internes, au besoin;
• Aider les équipes dans les tâches opérationnelles quotidiennes et fournir un soutien administratif général, au besoin;
• Effectuer des suivis et des évaluations post-événement avec les organisateurs afin de recueillir les commentaires et améliorer les exécutions futures.

REQUIS

• Expérience en service à la clientèle, en planification d'événements, en hôtellerie ou dans tout autre domaine connexe;
• Poste en présentiel : une présence au bureau est requise;
• Autonomie, débrouillardise et efficacité sont essentielles pour ce poste, de même que la polyvalence, les habiletés interpersonnelles et le professionnalisme;
• Ce poste requiert environ 20 % des heures en dehors des heures normales de bureau;
• Maîtrise du français oral et écrit. Maîtrise de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, pour travailler avec des clients et collègues nationaux et internationaux (50 % du temps), également requise.

WHO WE ARE

Sid Lee is a multidisciplinary creative collective striving to make a difference and celebrate culture with bold ideas. Its 700 professionals work as one team from offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, Los Angeles and Seattle. Their mission is to create what matters through brand building, brand expression and brand experience. Its creative community also includes Yard, Digital Kitchen, BIMM and Haigo.

Alongside progressive clients, Sid Lee draws on its rich collection of disciplines, from design to data and experiential communication and technology to advertising and architecture, empowering its clients to outperform their competitors, earn the trust of their customers and increase their influence on culture.

Sid Lee is a member of kyu, a collective of top-tier global creative companies established by Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee also imagined C2 Montréal, one of the largest creative-business conferences in the world.

ROLE

Reporting to the Facilities Manager, the Receptionist and Office Coordinator will be responsible for organizing, coordinating, and ensuring the proper functioning of spaces for our employees, clients, and external events.

RESPONSIBILITIES

• Ensure the smooth day-to-day operation of front-of-house and workplace services, including reception, bistro/café, and rental spaces;
• Welcome and support employees, clients and visitors, manage reception coverage, and handle deliveries and mail from the front desk;
• Serve as the main point of contact for requests related to space usage, including event
• needs, room setups, and general space coordination;
• Manage the office calendar and reservations, including meeting rooms, offices, and rental spaces for employees, clients, and subtenants;
• Respond to external inquiries about our spaces, prepare and send proposals, and follow up to confirm details and next steps;
• Draft rental agreements, coordinate billing, and maintain accurate records related to bookings and space rentals;
• Confirm event requirements and timelines with clients, ensuring a smooth experience and high satisfaction;
• Coordinate event logistics with internal teams (IT, Maintenance, Bistro, Operations, etc.) to ensure spaces are ready and issues are resolved quickly;
• Support event execution on-site, including coordinating space maintenance during events and troubleshooting unexpected issues as they arise;
• Participate in set-up and clean-up of rental spaces when needed, ensuring spaces are reset to standards after use;
• Maintain and organize inventory, order office supplies and operational items, and complete purchases required for events;
• Support internal culture initiatives and help the Culture Coordinator with internal events as needed;
• Assist teams with day-to-day operational tasks and general administrative support, as required;
• Conduct post-event follow-ups and evaluations with organizers to capture feedback and improve future executions.

REQUIREMENTS

• Experience in customer service, event planning, hospitality, or any other related field; This is an in-person position, therefore presence in the office is required;
• Autonomy, resourcefulness, and efficiency are essential qualities for this position, along with versatility, interpersonal skills, and professionalism;
• This position requires 20% of hours outside regular office hours;
• Fluency in spoken and written French is required. Fluency in English, both spoken and written, to work with national and international clients and colleagues (50% of the time) is also required.

Fier de souscrire au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, Sid Lee s'engage à créer un milieu de travail reflétant la diversité. Toutes les candidatures qualifiées sont prises en considération, sans égard à leur citoyenneté, ethnicité, race, couleur, religion, genre, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, âge ou statut de vétéran.

Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres de minorités visibles et ethniques à postuler à nos emplois. De plus, des mesures d'accommodement peuvent être mises en place pour les personnes en situation de handicap qui en font la demande à tout moment durant le processus de présélection et de sélection.

Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, disability, age or veteran status.

We encourage women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible and ethnic minorities to apply for our job opportunities. Additionally, accommodation measures can be made available for persons with disabilities upon request at any stage of the pre-selection and selection process.