Clinic Administrator, Content Coordinator

Alcove Psychology is a growing psychotherapy practice, and we're looking for a thoughtful, organized, and reliable Clinic Administrator & Content Coordinator to support the day-to-day operations of the clinic as we continue to grow.

This role starts at approximately 5 hours per week, is fully virtual, and is well suited to a university student or recent graduate, particularly someone interested in psychology, communications, or healthcare. There is strong potential for the role to expand over time.

About Alcove

Alcove Psychology is a psychotherapy practice supporting adults who are managing stress, anxiety, and high expectations of themselves. Our approach is warm, structured, and grounded in evidence-based care.

The Role

This role combines administrative support with light content and communication work. You'll help keep the clinic organized and running smoothly behind the scenes, while also supporting newsletters, blog content, and scheduling.

Responsibilities

• Organizing therapist schedules and supporting booking flow
• Managing inboxes and client communications withprofessionalism and care
• Supporting newsletters, blog posts, and light social media content
• Keeping systems organized, including documents, schedules, and workflows
• Assisting with general clinic coordination as needs evolve

You Might Be a Great Fit If You

• Are highly organized and enjoy creating clear, well-structured systems
• Are comfortable working independently and managing ongoing tasks
• Communicate clearly and professionally in writing
• Are interested in psychology, mental health, or wellness spaces
• Are reliable, detail-oriented, and thoughtful in your work
• Are a university student or recent graduate interested in gaining experience in a mental health setting
• Are comfortable learning new tools and platforms
• Are fully bilingual in English and French (required)

Tools You'll Use

• Google Workspace (Docs, Drive, Gmail)
• Practice management software (training provided)
• Basic tools for newsletters, blogs, and scheduling

What We Offer

• A flexible, part-time role that works well alongside school
• Fully remote / virtual work
• A supportive and respectful working relationship
• Exposure to how a modern psychotherapy practice operates
• Opportunity for the role to grow over time

Hours & Compensation

• Approximately 5 hours per week to start
• Compensation discussed based on experience

How to Apply

Please send your CV and a short cover letter outlining your interest to:

To learn more about Alcove Psychology, visit:

Accommodations are available upon request.

— Version française ci-dessous —

Coordonnateur·rice administratif·ve et contenu clinique (Temps partiel, virtuel)

Alcove Psychology est une clinique de psychothérapie en pleine croissance et nous sommes à la recherche d'un·e coordonnateur·rice administratif·ve et contenu clinique organisé·e, fiable et réfléchi·e pour soutenir les opérations quotidiennes de la clinique.

Ce poste débute à environ 5 heures par semaine, est entièrement à distance, et convient particulièrement à un·e étudiant·e universitaire ou à un·e jeune diplômé·e, notamment dans les domaines de la psychologie, des communications ou de la santé. Il existe un fort potentiel d'évolution du rôle avec le temps.

À propos d'Alcove

Alcove Psychology est une clinique de psychothérapie qui accompagne des adultes vivant avec du stress, de l'anxiété et des attentes élevées envers eux-mêmes. Notre approche est humaine, structurée et fondée sur des pratiques cliniques éprouvées.

Le rôle

Ce poste combine du soutien administratif avec un appui léger au contenu et aux communications. Vous contribuerez au bon fonctionnement de la clinique en arrière-plan, tout en soutenant les infolettres, le contenu du blogue et l'organisation des horaires.

Responsabilités

• Organisation des horaires des thérapeutes et soutien à la gestion des rendez-vous
• Gestion des courriels et des communications avec les clients avec professionnalisme et bienveillance
• Soutien à la rédaction et à la coordination des infolettres, articles de blogue et contenu léger pour les médias sociaux
• Maintien de systèmes clairs et organisés (documents, horaires, flux de travail)
• Soutien général à la coordination de la clinique selon l'évolution des besoins

Profil recherché

• Très bonne organisation et plaisir à créer des systèmes clairs et bien structurés
• Capacité à travailler de façon autonome et à gérer des tâches récurrentes
• Excellentes habiletés de communication écrite, professionnelles et claires
• Intérêt pour la psychologie, la santé mentale ou le milieu du mieux-être
• Fiabilité, souci du détail et approche réfléchie
• Étudiant·e universitaire ou diplômé·e récent·e souhaitant acquérir de l'expérience en milieu clinique
• Aisance avec les outils technologiques et ouverture à apprendre de nouvelles plateformes
• Bilinguisme anglais-français requis

Outils utilisés

• Google Workspace (Docs, Drive, Gmail)
• Logiciel de gestion clinique (formation offerte)
• Outils de base pour la gestion de contenu et d'horaires

Ce que nous offrons

• Poste à temps partiel flexible, compatible avec les études
• Travail entièrement à distance
• Environnement de travail respectueux et collaboratif
• Exposition concrète au fonctionnement d'une clinique de psychothérapie moderne
• Possibilité d'évolution du rôle

Horaire et rémunération

• Environ 5 heures par semaine pour débuter
• Rémunération à discuter selon l'expérience

Pour postuler

Veuillez envoyer votre CV et une courte lettre de motivation à :

Pour en savoir plus sur Alcove Psychology :

Des mesures d'adaptation sont offertes sur demande.

Job Type: Part-time

Pay: $20.00-$25.00 per hour

Expected hours: 5 – 10 per week

Work Location: Remote