Adjoint(e) administrative et à la location

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l'autorité du Propriétaire de la Résidence et en collaboration avec la Directrice générale, le/la titulaire du poste assure la gestion administrative de la Résidence. Il/Elle coordonne les activités liées à l'admission, au transfert et au départ des résidents et en gère les baux de location. Responsable de la facturation liée aux baux et aux soins dispensés, la personne retenue devra en outre vérifier, acheminer et archiver toute facture de fournisseur. De plus, la personne en poste devra gérer toute communication interne ou externe. La personne aura finalement comme mandat d'établir et de maintenir des liens relations positives avec les résidents, les proches aidants, les familles.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

En tant que titulaire de ce poste, la personne retenue agira afin de veiller du bon fonctionnement de l'ensemble des opérations administratives de la Résidence. Ainsi, l'Adjoint(e) Administratif (ve) devra seconder et soutenir le Propriétaire de la Résidence et la Directrice générale en effectuant les tâches suivantes :

Coordonner et assurer la gestion des baux des studios et appartements :

o Gestion des baux, des modifications de baux, des résiliations de baux (Logiciel PRIMMO)

o Gestion du crédit d'impôts pour maintien à domicile (Logiciel PRIMMO)

o Gestion de la facturation aux résidents pour des soins supplémentaires

• Facturation mensuelle
• Facturation ponctuelle
• Facturation finale

o Gestion et classement des mandats d'inaptitude, des actes notariés, des procurations générales et bancaires

o Gestions des départs et arrivées des résidents

• Coordonner les services de déménagement et d'emménagement avec les familles et le Service de la maintenance
• S'assurer de la gestion des clés et des puces (Logiciel ATRIUM)

o Tenir à jour la liste des résidents, des unités vacantes, louées, à louer et vérifier chaque semaine avec le Directeur Adjoint de la Maintenance quelles sont les unités prêtes pour la location ou en cours de réfection.

o Assurer certaines visites locatives à l'occasion

Gestion administrative des dossiers résidents

o Tenir chaque dossier papier et électronique à jour en accord avec les normes de Certification pour les résidents actuels et les dossiers de convalescence

o Veiller à l'archivage papier et électronique adéquat des dossiers des résidents et des convalescences et les maintenir en ordre

Volet Ressources humaines

o Effectuer les recherche d'antécédents judiciaires

o Traiter les talons de paies

o Gestion des fin d'emploi (démission, congédiement) et veiller à la remise en mains propres des Relevés d'emploi, paies finales et chèques d'indemnité

Volet Ressources humaines travailleurs étrangers

o Suivre l'évolution de l'embauche et de la venue des travailleurs étrangers, en étroite collaboration avec le Propriétaire

o Tenir à jour leurs dossiers, incluant les contrats de travail, les permis de travail et les EIMT

Volet Communications

o Assurer les communications internes et externes de la Résidence selon les besoins identifiés par le Propriétaire de la Résidence

o Assurer la mise à jour du Facebook de la Résidence, en y incluant les photos des diverses activités, les bons coups et les coups de cœurs

o Utiliser le Facebook de la Résidence pour toute annonce importante à faire aux familles et aux proches aidants.

Tâches connexes

o Responsable de la caisse des activités (payer des prestataires de services, payer les achats, encaisser les profits des activités, tenir à jour un fichier Excel)

o Responsable de l'argent de certains résidents (5 environ) pour menues dépenses (coiffeuse, podologue, transport adapté)

EXIGENCES

• Minimum de trois (3) ans d'expérience à titre d'Adjoint(e) administrative (dans une résidence pour personnes âgées un atout)
• Qualité du français irréprochable
• Maitriser la suite Office
• Être à l'aise avec les différents outils informatiques et aimer apprendre les nouvelles technologies
• Connaitre le logiciel PRIMMO de la Suite HOPEM (un atout)
• Connaitre le logiciel SOFI (un atout)
• Connaitre le logiciel ATRIUM (un atout)

ATTITUDE ET APTITUDES INCONTOURNABLES

• Approche pratique axée sur le service à la clientèle et le travail d'équipe
• Communication efficace et efficiente à tous les niveaux
• Entregent
• Polyvalence
• Engagement
• Leadership positif et mobilisateur
• Axé sur les résultats et facilité d'adaptation à des situations imprévues et variées

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 32,00$ par heure

Avantages :

• Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
• Stationnement sur place

Expérience:

• administration: 5 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel