Onboarding Specialist

Ce rôle hybride combine le travail à distance et le travail au bureau.

Vous travaillerez entièrement à distance dans le cadre de la formule de travail dynamique de Fidelity.

Le titulaire du poste est tenu de communiquer directement avec nos clients et nos collègues répartis dans tout le Canada. Les clients doivent être servis dans la langue officielle de leur choix (français ou anglais).

• Vous travaillerez selon un horaire hybride dans le cadre de la formule de travail dynamique de Fidelity.
• Quiconque pose sa candidature doit avoir l'autorisation de travailler au Canada.

Qui nous sommes

Chez Fidelity, nous aidons le public investisseur canadien à prendre son avenir financier en main depuis plus de 35 ans. Nous offrons aux particuliers et aux institutions une gamme de portefeuilles et de services de placement fiables, et nous cherchons constamment de nouvelles façons de mieux servir notre clientèle. Alors que nous poursuivons notre expansion en tant que société privée, nous sommes résolument portés sur l'innovation dans tous nos domaines d'activité.

Travailler chez nous veut dire faire partie d'un groupe diversifié de personnes motivées qui font une réelle différence dans la vie de notre clientèle et des collectivités chaque jour. Vous aurez de nombreuses occasions de vous épanouir et de faire progresser votre carrière dans un milieu inclusif où l'on reconnaît votre valeur et vous soutient, une place qui vous encourage à donner le meilleur de vous-même, tant sur le plan personnel que professionnel.

Ce que nous faisons

Le ou la spécialiste de l'intégration joue un rôle essentiel dans la prestation d'une expérience client harmonieuse et exceptionnelle pendant les étapes initiales de la gestion du processus d'intégration de la clientèle. La personne retenue doit détenir une solide expérience dans l'administration et les opérations de comptes.

Votre contribution

Intégration de la clientèle et documentation

• Préparer et traiter les documents pour la clientèle, y compris les demandes d'ouverture de compte et les demandes de transfert

• Coordonner les processus d'intégration de la clientèle et d'ouverture de compte, en veillant à l'exactitude des données saisies et à la conformité aux exigences réglementaires

• Recueillir, examiner et vérifier tous les documents de la clientèle

• Surveiller la progression de l'intégration et assurer un suivi proactif auprès de la clientèle et des conseillers ou conseillères pour résoudre les problèmes

• Travailler en collaboration avec le conseiller ou la conseillère en gestion de patrimoine pour répondre aux besoins de la clientèle en temps opportun

Gestion des relations avec la clientèle

• Servir de premier point de contact par téléphone et par courriel pour les demandes de renseignements de la clientèle

• Créer et tenir à jour des dossiers précis sur les clients et clientes existants et potentiels dans le système de gestion des relations avec la clientèle

• Aider les conseillers et conseillères en gestion de patrimoine à fournir une expérience client positive

Amélioration de l'administration et des processus

• Assurer la liaison avec le dépositaire pour les questions relatives aux opérations quotidiennes (ouverture de compte, initiation et surveillance des transferts)

• Repérer les risques potentiels ou les lacunes dans la documentation qui peuvent avoir une incidence sur la satisfaction de la clientèle ou l'ouverture de comptes

• Contribuer aux initiatives visant l'amélioration continue de l'expérience d'intégration de la clientèle

• Se tenir au courant des tendances du secteur, des règlements et des pratiques exemplaires en matière de services-conseils financiers

• Assurer la conformité réglementaire et transmettre toute situation de manquement à l'échelon supérieur

Compétences requises

• Connaissance approfondie du secteur, des produits et des différents processus administratifs

• Compétences exceptionnelles en matière de rédaction, de relations interpersonnelles et de service à la clientèle

• Souci du détail, sens aigu de l'organisation et habileté à établir les priorités

• Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec les équipes d'autres services

• Compréhension du secteur des fonds communs de placement, du cadre réglementaire et de la réglementation gouvernementale

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et changeant couvrant plusieurs lignes d'activité et processus de travail

• Affinité à assumer plusieurs rôles, à retrousser ses manches et à faire avancer les choses

• Connaissance des produits offerts par Services de compensation Fidelity Canada

• Bilinguisme (français et anglais) un atout

Qualifications requises

• Diplôme d'études postsecondaires avec spécialisation en administration des affaires, commerce ou finances, ou expérience de travail équivalente

• 1 à 2 ans d'expérience de travail dans un domaine connexe

• Réussite du cours sur les fonds d'investissement au Canada (CFIC) ou du cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM)

Voici quelques-unes des façons dont nous vous aiderons à vous sentir valorisé et soutenu au sein de notre équipe :

• Modalités de travail souples

• Rémunération globale concurrentielle, y compris une cotisation à votre REER collectif sans obligation de votre part de cotiser à hauteur égale

• Prestations de maladie complètes dès votre entrée en fonction, y compris jusqu'à 5 000 $ par année pour les services de santé mentale et les thérapies, et primes entièrement payées par l'employeur

• Congé parental à 100 % de votre salaire pour une période de 25 semaines

• Jusqu'à 650 $ pour l'équipement de votre bureau à domicile

• Politique de congé généreuse, y compris deux jours payés annuellement pour faire du bénévolat auprès d'un organisme de bienfaisance de votre choix

• Programmes de diversité et d'inclusion, notamment un réseau actif de groupes-ressources pour le personnel

• Vastes possibilités de perfectionnement professionnel, y compris l'accès à plus de formations et cours de perfectionnement, le remboursement des frais de scolarité, et le versement de récompenses pour l'obtention d'un titre professionnel obligatoire

Nous avons à cœur de promouvoir une culture centrée sur la compassion et l'individualité, et nous sommes fiers d'avoir été nommés parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada pour les cinq dernières années.

Fidelity Canada souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi

Fidelity Canada s'engage à favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif. Toutes les candidatures admissibles seront examinées, sans distinction quant à la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, la nationalité ou l'origine ethnique, l'âge, tout handicap, la situation familiale, le statut d'ancien combattant protégé, le statut d'Autochtone ou d'Amérindien ou tout autre statut protégé par la loi.

Mesures d'accommodement durant le processus de demande d'emploi

Fidelity Canada accepte et encourage les demandes d'emploi des personnes handicapées. Des accommodements sont offerts sur demande aux candidats participant au processus de sélection. Si vous avez besoin d'un accommodement, veuillez nous envoyer un courriel à

En postulant à ce poste, vous consentez à recevoir un accusé de réception automatisé.

Nous ne répondons à aucune demande de renseignements par téléphone et n'acceptons aucune présentation de candidature par l'entremise d'une agence. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Veuillez prendre note que seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Pourquoi choisir Fidelity?

Prix

•  Meilleurs employeurs pro-famille au Canada

• Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada

• Meilleurs employeurs de la région du Grand Toronto

• Meilleurs employeurs pour les jeunes Canadiens

• Milieu de travail sain Venngo – Prix pour les programmes de santé et de bien-être en milieu de travail

• Prix HRD Canada des meilleurs milieux de travail.

• Employeur 5 étoiles en matière de diversité et d'inclusion selon HRD Canada

• Programme d'avantages sociaux 5 étoiles en 2023 selon HRD Canada

Désignations

· Entreprise canadienne compatissante

· Liste des meilleurs lieux de travail selon Great Place to Work

· Meilleurs lieux de travail pour les femmes selon Great Place to Work

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The incumbent of this role is required to interact directly with our clients and colleagues who are located across Canada.

It is required that we service our clients in the official language of their choice (French or English).

As part of Fidelity's dynamic work model, you will have a flexible, 100% remote work schedule

Current work authorization for Canada is required for all openings.

Please Note:

• You will be working on a Hybrid office schedule as part of Fidelity's dynamic working arrangement.
• Current work authorization for Canada is required for all openings.

Who We Are

At Fidelity, we've been helping Canadian investors build better financial futures for over 35 years.  We offer individuals and institutions a range of trusted investment portfolios and services - and we're constantly seeking to find new and better ways to help our clients.  As a privately owned company, we boldly embrace innovation in all areas as we continue to grow our business into the future. 

Working with us means you'll be part of a diverse and dedicated group of people who make a real difference for our clients and communities every day. You'll have a wide range of opportunities to grow and develop your career in an inclusive environment where you'll feel valued and supported to be your best - both personally and professionally.

What We Do

The Onboarding Specialist plays a critical role in delivering a seamless and exceptional client experience during the initial stages in managing the client onboarding process. The successful candidate must have a strong background in account administration and operations.

How You'll Make an Impact

Client Onboarding and Documentation

• Prepare and process client documentation, including account applications and transfer requests

• Coordinate client onboarding and account opening processes, ensuring accuracy and compliance with regulatory requirements

• Collect, review, and verify all client documentation

• Monitor onboarding progress, proactively following up with clients and advisors to resolve issues

• Work collaboratively with the Wealth Advisor to satisfy client needs in a timely manner

Client Relationship Management

• Act as the first point of contact via phone and email for client inquiries

• Build and maintain accurate prospect and client records in CRM system

• Support Wealth Advisors in delivering a positive client experience

Administration and Process Enhancement

• Liaise with the custodian on day-to-day operational matters (Account opening, Transfer initiation and monitoring)

• Identify potential risks or gaps in documentation that may affect client satisfaction or account setup

• Contribute to continuous improvement initiatives aimed at enhancing client onboarding experience

• Stay updated on industry trends, regulations, and best practices related to financial advisory services

• Ensure regulatory compliance and escalate any issues

What You'll Need

• Strong industry, product and knowledge of various back-office processing

• Exceptional writing, interpersonal and client service skills  

• Detail-oriented with superior organizational skills and the ability to prioritize tasks  

• Team player with the ability to collaborate with cross-functional teams  

• Understanding of Mutual Fund Industry, regulatory and government rules/regulations

• Ability to work in a fast-paced, evolving environment crossing multiple channels and/or workstreams

• Enjoys wearing many hats, rolling up sleeves and getting things done 

• Knowledge of Fidelity Clearing Canada product offerings would be an asset

• Bilingual (English and French) would be an asset

What We're Looking For

• Completion of post-secondary education with a focus in Business, Commerce or Finance required, or equivalent work experience

• 1-2 years of work experience, in a related field

• Successful completion of Canadian Investment Funds Course (IFIC) or the Canadian Securities Course (CSC) required.

Fidelity Canada is an equal opportunity employer

Fidelity Canada is committed to fostering a diverse and inclusive workplace. We will consider all qualified applicants for employment regardless of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity or expression, national or ethnic origin, age, disability, family status, protected veterans' status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected ground.

Accommodation during the application process

Fidelity Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in the selection process. If you require an accommodation, please email us at

No telephone inquiries or agencies please. We thank all applicants for their interest, please be advised that only those selected for an interview will be contacted.

Why Work at Fidelity?

We are proud to be recipients of the following:

Awards

•    Canada's Top 100 Employers 
o    Greater Toronto's Top Employers 
o    Canada's Top Family-Friendly Employers 
o    Canada's Top Employers for Young People 
  

•    Great Place To Work Certified 
o    Best Workplaces for Inclusion 
o    Best Workplaces for Mental Wellness 
o    Best Workplaces for Today's Youth 
o    Best Workplaces for Women 
o    Best Workplaces in Financial Services & Insurance 
o    Best Workplaces in Ontario 
o    Best Workplaces with Most Trusted Executive Teams 

•    LinkedIn Top Companies in Canada
  

•    Human Resource Director (HRD) - Best Place To Work 
o    HRD - 5-Star Benefit Program 
o    HRD - 5-Star Diversity & Inclusion Employer 

Designations

•    Canadian Compassionate Companies – Certified 

•    Benefits Canada's Workplace Benefits Award - Future of Work Strategy 

•    TalentEgg National Recruitment Excellence Award - Special Award for Diversity & Inclusion in Recruiting 

•    Canadian HR Reporter's Most Innovative HR Team