Coordonnateur(trice) des affaires étudiantes

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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)

pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

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Départements de géographie et des systèmes terrestres

Remplacement jusqu'en novembre 2026

Résumé du poste:

Sous la direction de la superviseure administrative, le/la coordonnateur(trice) des affaires étudiantes assure un soutien administratif pour les affaires académiques étudiantes dans trois départements des sciences de la Terre : Sciences atmosphériques et océaniques (AOS), Sciences de la Terre et des planètes (EPS) et Géographie. Ce rôle accompagne les étudiants dans les processus d'admission, d'inscription, de diplomation et de réglementation académique, en veillant au respect des politiques et des échéances. Le/la titulaire vérifie et traite les documents liés aux changements de cours et de programme, aux prix et bourses, aux examens et aux exigences de diplomation. Il/elle coordonne des activités telles que la planification des cours, les rotations de résidence et les examens doctoraux, tient à jour les dossiers étudiants et agit comme interlocuteur(trice) clé auprès des étudiants, du corps professoral et des partenaires externes afin de faciliter les processus académiques et de résoudre les problèmes.

Pour en savoir plus

sur les départements de Géographie et des sciences de la Terre (AOS et EPS).

Principales tâches et responsabilités:

• Agir comme personne-ressource en première ligne; recevoir et fournir des informations détaillées aux étudiants actuels et potentiels. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d'admission et d'inscription, y compris les documents justificatifs, les exigences linguistiques et la moyenne cumulative.
• Assurer le suivi. Compléter et approuver les formulaires concernant les changements de cours ou de programme, l'inscription interdépartementale ou interuniversitaire, ainsi que les programmes de résidence et de stage.
• Informer les étudiants au sujet de leurs dossiers. Résoudre les problèmes. Veiller à l'application des règlements académiques et des échéances. Selon les besoins de l'unité, préparer les horaires de rotation de résidence et autres activités étudiantes, en contactant les responsables nécessaires pour coordonner et vérifier les placements.
• Coordonner le processus de demande pour les prix, bourses et subventions. Distribuer les formulaires et fournir des informations sur les procédures et les échéances. Vérifier que les dossiers étudiants sont complets et, au besoin, assurer le lien avec le processus d'admission.
• Servir de liaison avec les étudiants, le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les écoles secondaires, les cégeps, les centres de formation, ainsi que les autorités universitaires et gouvernementales, selon les besoins. Fournir des explications concernant les règlements académiques, les dossiers étudiants, les programmes et les calendriers.
• Contrôler l'inscription aux cours. Compiler les informations pour vérifier et mettre à jour les horaires et les entrées du calendrier. Coordonner la soumission au système central de planification et agir comme personne-ressource pour le département. Préparer l'horaire annuel des cours du département.
• Vérifier et compiler les notes et coordonner la soumission des notes, des révisions et des examens supplémentaires ou différés. Vérifier les relevés de notes.
• Maintenir un dossier à jour des cours, calendriers, programmes, étudiants et diplômés. Coordonner les processus administratifs liés aux examens doctoraux (complet et soutenance orale) et à la soumission des thèses et mémoires. Identifier, analyser, mettre à jour et corriger les dossiers des étudiants finissants. Préparer les documents pour la diplomation.
• Organiser et participer aux activités d'orientation, aux portes ouvertes et aux séances d'information.
• Veiller à ce que les frais de scolarité et autres frais étudiants soient correctement évalués. Vérifier les résultats des tests linguistiques et informer les étudiants des mesures à prendre en cas d'échec; assurer le suivi de ces cas.
• Veiller à ce que les processus liés aux assistants d'enseignement soient mis à jour et respectés dans les délais.
• Générer et analyser des rapports et des données statistiques pour compiler des informations utilisées à des fins de rapport et de planification.
• Organiser des réunions et participer à divers comités. Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi au besoin. Fournir des informations aux autres membres de l'unité sur les dossiers pour lesquels le membre possède une expertise spécifique.

Compétences et aptitudes requises:

• Bilingue; excellentes compétences en communication orale et écrite, en anglais et en français.
• Expérience démontrée en affaires étudiantes (atout).
• Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec capacité à prioriser plusieurs tâches et respecter les échéances.
• Attention aux détails et précision dans le traitement des dossiers académiques, formulaires et horaires.
• Capacité à interpréter et appliquer les règlements, politiques et procédures académiques.
• Expérience avérée dans la résolution de divers problèmes avec les étudiants. Excellentes aptitudes en résolution de problèmes et capacité à travailler de manière autonome et collaborative.
• Orientation client avec excellentes compétences interpersonnelles pour interagir efficacement avec les étudiants, le corps professoral et les partenaires externes.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion et à maintenir un haut niveau de professionnalisme dans un environnement à volume élevé et rythme rapide.
• Capacité démontrée à travailler sous pression tout en maintenant la précision et en respectant des échéances strictes.
• Initiative et adaptabilité pour gérer des priorités changeantes et soutenir plusieurs départements simultanément.
• Compétences efficaces en communication, capacité d'écoute et aptitude à transmettre et recevoir clairement l'information, tant à l'écrit qu'à l'oral, ainsi qu'aisance pour les présentations et la prise de parole en public.
• Excellente maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook. Expérience avec les systèmes McGill (Banner SIS, Minerva).Excellent command of Word, Excel, Power Point and Outlook.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu'à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d'épargne l'abri de l'impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
  
  Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer

ici

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Formation et expérience minimales requises :

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau F) $ $36.46

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Superviseur(e) administratif(ve)

Date de fin de l'emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

L'Université McGill recrute sur la base du mérite et s'est fermement engagée à promouvoir et instaurer l'équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L'Université McGill met en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d'accommodements à n'importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,

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