Adjoint(e) juridique exécutive, droit des affaires

NOTRE CABINET :

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est un chef de file en matière de droit des affaires au Canada. Grâce à ses 500 avocats qui travaillent dans les bureaux de Montréal, Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et New York, Osler conseille de nombreux chefs d'entreprise canadiens, ainsi que des clients américains et internationaux ayant des intérêts importants au Canada.

Osler est fier d'attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

Osler offre un milieu dynamique et passionnant pour entreprendre une carrière ou la réorienter. Joignez une culture d'entreprise unique qui incite au travail en équipe et favorise le mentorat et l'échange continuel d'idées.

SOMMAIRE DU POSTE :

Contribue à la gestion de la pratique de professionnels du droit des affaires, entre autres pour le chef du secteur, par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d'offrir un meilleur service aux clients.

Travail de secrétariat varié notamment révision et correction de correspondance et de documents.

Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d'organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.

Soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment quant à leur participation aux comités internes et externes.

L'adjointe travaillera un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES :

• Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
• Photocopier et demander divers travaux d'imprimerie et de numérisation de documents;
• Échanger directement avec d'autres professionnels du droit lors de l'absence des patrons;
• Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
• Ouvrir des nouveaux dossiers;
• Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
• Initier des appels conférence;
• Gérer l'agenda du professionnel du droit;
• Classement et archivage de courriels;
• Réserver de voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
• Réserver de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
• Commander de repas, breuvages et autres ;
• Rencontres mensuelles du groupe droit des affaires :
• Gestion du calendrier des rencontres;
• Réservation de salle;
• Envoi des invitations ;
• Commande des repas;
• Réservation d'équipement audio-visuel;
• Accueil des conférenciers.
• Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
• Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
• Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;
• Préparer la facturation mensuelle;
• Suivi auprès des clients pour les comptes recevables;
• Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
• Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
• Aider d'autres professionnels du droit ainsi que d'aux adjointes du département (ou d'autres départements) lorsque requis;
• Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :

• Diplôme en secrétariat juridique ou l'équivalent ;
• Posséder un minimum de 7 années d'expérience, idéalement en pratique privée pour un ou des professionnels du droit.

CONNAISSANCES ET APTITUDES :

• Le bilinguisme (oral et écrit) est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe nationale desservant une clientèle, tant à l'interne qu'à l'externe, localisée dans l'ensemble du Canada et à l'international.;
• Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples ;
• Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
• Connaissance des procédures et pratiques légales;
• Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;
• Connaissances des logiciels bureautiques, incluant un niveau de connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
• Capacité de travailler en équipe;
• Souci du détail.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitæ ainsi qu'une lettre de présentation à l'adresse

Nous tenons à remercier tous les candidats de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidats choisis. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

Veuillez noter que toute offre d'emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d'emploi et de formation.