Adjoint(e) au soutien événementiel

Titre du poste :

Adjoint(e) au soutien événementiel

Lieu de travail :

Halifax, N.-É.

Type de poste :

Temps plein (35 heures/semaine) - contrat de 3 mois

Supérieur immédiat :

Gestionnaire de programme

Salaire :

$ par an

Date d'entrée en poste :

Dès que possible

Conditions de travail :

Le personnel d'ARAISA travaille dans un environnement de travail hybride, qui comprend un minimum de deux jours par semaine dans les bureaux d'ARAISA.

Des déplacements dans la région de l'Atlantique peuvent être exigés à l'occasion.

L'OPPORTUNITÉ

L'Association des agences au service des immigrants de la région atlantique est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) au soutien événementiel pour un contrat de 3 mois.

Relevant de la gestionnaire de programme et en collaboration étroite avec la coordonnatrice régionale du programme « Agents d'établissement dans les écoles (SWIS) » ainsi que les partenaires, l'adjoint(e) au soutien événementiel participera à la planification, à l'organisation et à la réalisation d'une conférence nationale réussie en février 2026.

À PROPOS DE L'ORGANISME

ARAISA est un organisme-cadre sans but lucratif qui fait office de voix collective et de forum pour ses organisations membres, qui se consacrent à l'établissement et à l'intégration des immigrant-e-s et des réfugié-e-s dans la région de l'Atlantique. ARAISA s'efforce d'accroître l'efficacité de ses membres par ses initiatives de soutien au secteur et ses contributions aux forums régionaux et nationaux. ARAISA fournit des occasions de développement professionnel et de réseautage, facilite l'échange d'information et de ressources, dirige des groupes de travail sectoriels, organise des réunions avec des personnes clés et représente ses membres par ses liens avec des organismes nationaux, dans le but d'exercer une influence positive sur les politiques et les pratiques d'établissement et d'intégration.

POURQUOI ARAISA?

· Une culture de collaboration : ARAISA n'est pas seulement un organisme, c'est une communauté de personnes passionnées qui s'engagent à transformer des vies. Rejoignez un environnement de travail collaboratif et solidaire où vos idées sont valorisées et où le travail d'équipe prospère.

· Un environnement de travail inclusif : ARAISA s'engage en faveur de l'équité, la diversité et de l'inclusion. Vos antécédents et vos perspectives uniques sont non seulement les bienvenus, mais aussi célébrés. Rejoignez un lieu de travail qui reconnaît et valorise la richesse d'expériences diverses.

· Développement professionnel : ARAISA croit en l'épanouissement des talents. En tant que membre de l'équipe, vous aurez accès à des opportunités de développement professionnel, garantissant que vos compétences restent aiguisées et que vous continuez à progresser dans votre carrière.

· Des initiatives marquantes : ARAISA est à l'avant-garde des initiatives qui font une réelle différence dans le secteur de l'établissement des immigrant-e-s. Participez à des projets qui contribuent à des changements positifs.

· Soutien au bien-être : Faites l'expérience d'un environnement de travail flexible et accommodant qui promeut le bien-être et favorise un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Participer à la planification et à la gestion globales des événements en assurant la coordination avec les prestataires, les fournisseurs et une société externe spécialisée dans l'organisation d'événements.
• Assurer le soutien logistique et participer à toutes les réunions de planification et des groupes de travail en assurant la gestion des calendriers, en élaborant les ordres du jour en collaboration avec l'équipe, en rédigeant des comptes rendus détaillés, en diffusant les notes de réunion et en maintenant une documentation à jour.
• Coordonner avec la société de planification d'événements afin d'assurer tous les aspects logistiques de l'événement, sur place et en ligne, y compris la mise en place du lieu, la préparation et la gestion du kiosque d'inscription, le lancement de la plateforme en ligne et des salles de sous-groupes, le soutien logistique ainsi que l'organisation des services de traiteur.
• Travailler avec l'équipe de communication et le graphiste pour superviser la promotion et la diffusion de l'événement et créer une identité visuelle pour la conférence, y compris le titre, les visuels, les éléments graphiques et les modèles.
• Contribuer à l'élaboration d'un budget détaillé de l'événement, en assurer la mise à jour et le suivi pendant toute la durée du projet, et appuyer la conciliation financière après l'événement.
• Collaborer étroitement avec la société d'organisation d'événements sur le processus d'inscription des participants en personne et en ligne, notamment en créant une page d'inscription en ligne, en préparant et en mettant à jour la liste des participants, en assurant le suivi et en répondant aux besoins des participants en matière d'accessibilité, d'alimentation ou autres, et en répondant aux courriels et aux demandes des participants si nécessaire.
• Aider à la réservation des voyages et de l'hébergement pour les conférenciers et les organisateurs.
• Aider à la rédaction de contenus pour la plateforme en ligne et l'événement en présentiel, et organiser la traduction, l'impression et la distribution de tout matériel avant, pendant et après l'événement.
• Aider au suivi post-événement (évaluation, remerciements, rapports, suivi, etc.).

L'adjoint(e) au soutien événementiel est également chargé(e) de :

• Fournir un soutien aux programmes et aux opérations d'ARAISA, selon les besoins.
• Représenter ARAISA lors d'événements ou de réunions externes, sur demande.
• Autres tâches jugées nécessaires

EXPÉRIENCE/QUALIFICATION

• Diplôme(s) d'études supérieures dans un ou plusieurs domaines pertinents
• 2 à 3 ans d'expérience dans la planification d'événements et la gestion de projets
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais ; le français constitue un atout.
• La maîtrise des systèmes de gestion de la relation client (CRM) (p. ex. Keela) et l'expérience avec Pheedloop ou d'autres plateformes d'événements en ligne similaires constituent des atouts importants.
• Des solides aptitudes pour établir des relations, réseauter et communiquer, ainsi qu'une expérience dans la coordination avec les parties prenantes et les fournisseurs sont des atouts importants.
• Solides compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités et grand souci du détail
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment la suite MS Office, SharePoint et Zoom
• Doit être légalement autorisé(e) à travailler au Canada.

PRÉSENTATION DES CANDIDATURES

Veuillez postuler en ligne via le processus de candidature Indeed en soumettant votre lettre de motivation et votre curriculum vitae en anglais ou en français, en un (1) seul document. Veuillez vous assurer de démontrer dans votre lettre de motivation comment vous répondez aux qualités et compétences ci-dessus.

Nous remercions toutes les personnes qui ont manifesté leur intérêt pour le poste et qui ont pris le temps d'y postuler. Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.

DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES CANDIDATURES

18 novembre 2025 à 23h59 HNA

ARAISA s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité et d'inclusion. Nous reconnaissons que notre force réside dans notre diversité. Nous encourageons les candidatures de toute personne qualifiée qui représente toute la diversité des communautés au Canada, y compris l'intersection de l'identité et de l'expression de genre, la race, l'ethnicité, la croyance religieuse, l'origine nationale, l'âge, l'orientation sexuelle, l'éducation, la capacité, la langue et le statut socio-économique.

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée

La durée du contrat : 3 mois

Rémunération : 47 154,00$ à 50 482,00$ par an

Avantages :

• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Halifax, NS B3L 4P1: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Lieu du poste : Télétravail hybride à Halifax, NS B3L 4P1