ADJOINTE EXÉCUTIVE

Fondée en 1971, NEUF architect(e)s est l’une des firmes d’architecture et de design les plus importantes et diversifiées du Canada. Avec des bureaux à Montréal, Ottawa et Toronto, notre approche collaborative a mené à la réalisation de plus de 10 000 projets au service des communautés d’ici et d’ailleurs. Mais au-delà de ses réalisations, NEUF est avant tout un collectif de 250 créatifs brillants qui façonnent des lieux inspirants depuis plus de 50 ans. NEUF est à la recherche d'un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour rejoindre son équipe de Montréal. En collaboration étroite avec la direction, tu joueras un rôle clé dans le soutien quotidien des équipes, en assurant la coordination efficace des activités administratives et le bon déroulement des opérations.

TON QUOTIDIEN
Assister les associés dans leurs responsabilités exécutives et dans le suivi des projets de leur équipe ;
Gérer l’agenda et les priorités des associés : réunions, déplacements, échéances de projets et engagements internes ou externes ;
Collaborer avec les équipes de projets et apporter un soutien selon les besoins ;
Mettre en page et formater lettres et documents (courriels, tableaux, rapports, formulaires, etc.) ; Collecter et fournir les informations nécessaires à l’ouverture de projets ;
Élaborer et gérer les ententes avec les consultants, les partenariats en consortium, les contrats, avenants et mémorandums d’entente, en assurant transmission, relances, suivi et classement ;
Rédiger et transmettre les comptes rendus de réunions de projets selon les besoins.

Bonne connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau ;
~ Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), Deltek un atout,
~ Mandats stimulants : projets diversifiés, d’envergure, innovants et durables ;
Horaire flexible : 37,5 h/semaine, horaire d’été et télétravail possible ;
Avantages sociaux attrayants : assurances, télémédecine, compte santé ;
Développement professionnel : formations continues, expert BIM, soutien aux accréditations ;
Vie de bureau animée : activités sociales et sportives couvertes par NEUF ;
Founded in 1971, NEUF architect(e)s is one of the largest and most diverse architecture and design firms in Canada. With offices in Montréal, Ottawa, and Toronto, our collaborative approach has led to the successful completion of over 10,000 projects serving communities here and abroad. But beyond our achievements, NEUF is first and foremost a collective of 250 brilliant creatives shaping inspiring places. Guided by innovation, technology, and sustainable solutions, we continually seek new talent to challenge ideas and contribute to the evolution of our practice.

NEUF is looking for an Executive Assistant to join its Montreal team. Provide executive and project management support to the partners ;
Assist in the progress and coordination of ongoing files and projects ;
Manage partners’ calendars and priorities, including meetings, travel, project deadlines, and internal or external commitments ;
Coordinate travel arrangements such as conference registrations, restaurant, hotel, and flight bookings ;
Collaborate with project teams and provide administrative support as needed ;
Verify the accuracy, consistency, and compliance of documents and data ;
Collect and organize information required for project openings ;
Draft and manage consultant agreements, consortium partnership agreements, contracts, amendments, memorandums of understanding, and other project-related documents, ensuring proper transmission, follow-up, and filing ;
Prepare and distribute project meeting minutes when required.

Strong understanding of office management systems and administrative procedures ;
~ Proficiency in Microsoft Office Suite ;
~ Experience with Deltek is an asset ;
~ Comfortable creating, annotating, and editing PDF documents.


Exciting projects – Diverse, large-scale, innovative, and sustainable;
Prime location – Easy access by public transportation;
Flexible schedule – 37.5 hours/week, summer hours, remote work options;
Great benefits – Group insurance, telemedicine, and health spending account;
Professional development – Ongoing training and learning opportunities;
Vibrant office life – Social and sports activities covered by NEUF;
Well-being – Unlimited coffee and tea, access to gym, lounge areas, and foosball table.

Join us in building the future