Agent d'administration

AFFICHAGE INTERNE & EXTERNE

Priorité sera accordée aux bénéficiaires cris qualifiés

NATURE DU TRAVAIL

Le poste d'agent d'administration comprend l'exécution de tâches de gestion relatives aux activités techniques et administratives pour le bureau du directeur général.

FONCTIONS CARACTÉRISTIQUES

Travaillant en étroite collaboration avec le directeur général et le soutenant, il est généralement attendu de l'agent administratif qu'il:

• Contribue au processus de consultation pour l'élaboration d'objectifs et de stratégies pour la Commission scolaire, relativement à l'unité administrative et, lorsqu'applicable, collabore avec les autres membres du personnel;
• Participe au développement et à la mise à jour des politiques, systèmes, normes et procédures administratives associés à son secteur d'activités et s'assure de leur application;
• Participe à l'élaboration et à la mise en œuvre de projets spéciaux au sein du bureau du directeur général ainsi qu'à leur suivi;
• Met en place et maintient des systèmes, outils et procédures efficaces et à jour, notamment pour la gestion des documents et dossiers, ainsi que des normes administratives répondant aux besoins du service;
• Participe à d'autres projets et dossiers, à la demande du directeur général;
• Participe à l'établissement de priorités de travail et fournit des services efficaces, organisés et de qualité relativement à ces priorités, sous la direction du directeur général;
• Exécute ou supervise l'exécution d'activités dont il a la responsabilité;
• Offre des conseils et de la résolution de problèmes dans les secteurs reliés au personnel, à la planification et aux relations à l'intérieur du département et d'autres services et partenaires;
• Travaille en étroite collaboration avec le directeur général pour préparer des réunions, identifier et classer les sujets à l'ordre du jour, incluant la préparation de présentations pour le directeur général;
• Distribue les informations aux membres et aux services concernés avant et après les réunions;
• Accueille les nouveaux employés et les informe des calendriers de travail généraux;
• Pourrait devoir former et coordonner le travail du personnel de soutien dans l'exécution de tâches relatives à la mise en application de programmes impliquant des opérations techniques dont il assume la responsabilité;
• Assiste, le cas échéant, les administrateurs des institutions et unités administratives de la Commission scolaire;
• Utilise efficacement les divers logiciels nécessaires à l'exécution de ses tâches, y compris l'assistance aux membres du personnel avec les logiciels / outils système spécifiques à leur travail;
• Collabore à l'analyse des besoins relativement aux ressources matérielles, participe au développement de normes et leur application;
• Prépare des rapports pour différents organismes et s'occupe de leur distribution;
• Effectue des analyses techniques des comptes de dépenses et des rapports;
• Surveille et valide les transactions et applique les modifications lorsque nécessaire;
• Rassemble, analyse et synthétise les données nécessaires à la préparation du budget et des propositions; y compris le suivi des activités de suivi. De plus, il assiste les personnes concernées pour qu'elles se conforment aux règles établies;
• Applique ou adapte des techniques de gestion pour la prestation de certaines activités administratives et des opérations actuelles;
• Supervise et contrôle les activités quotidiennes du personnel de soutien du bureau du directeur général en son absence;
• Autorise les dépenses du bureau du directeur général pour les montants à l'intérieur des limites autorisées sans signature;
• Maintient des communications efficaces et professionnelles avec les partenaires internes et externes, leur fournit les informations nécessaires et/ou documents justificatifs au besoin;
• Peut être appelé à fournir une formation ou un soutien au personnel du bureau du directeur général;
• Effectue les tâches administratives nécessaires (p. ex. : déplacements, correspondance, etc.);
• Au besoin, effectue d'autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES

• Détenir une diplôme collégial ou universitaire dans un programme approprié ;
• 3 années d'expérience pertinente;
• Bilinguisme (langue Crie et anglais);
• La connaissance du français est un atout majeur;
• Connaissance approfondie de Microsoft Office;
• Disponible pour voyager avec sur préavis courts;
• Solides compétences en recherche.

DÉBUT DE L'EMPLOI

Dès que possible

CONDITIONS D'EMPLOI*

Poste permanente, temps plein regulière.

35h/sem.