Agent (e) administratif (ve) classe 1 - secteur secrétariat - SANTÉ QUÉBEC

Important :

• Santé Québec : Seules les candidatures de personnes déjà à l'emploi d'un établissement de Santé Québec seront considérées pour cette affectation.

Le plus grand employeur en Estrie vous invite à faire partie des personnes audacieuses, inspirantes et innovantes mobilisées pour...

• Dispenser des soins et services de qualité empreints d'humanisme
• Contribuer, car chaque action que vous entreprendrez aura un impact direct et positif sur la vie de ceux qui en ont besoin, peu importe votre métier.
• Favoriser l'évolution constante des pratiques en maximisant le potentiel de la mission universitaire, notamment par la recherche et l'enseignement
• Travailler dans un des 101 points de services près de chez vous, de Lac-Mégantic à Ange-Gardien

Toute une gamme d'avantages s'offre à vous au CIUSSS de l'Estrie – CHUS:

• 4 semaines de vacances
• Régime d'assurance collective
• Régime de retraite
• Avantages sociaux
• Prime(s) et plus encore

Nous sommes à la recherche de votre profil dans le(s) territoire(s) (RLS) suivants. Vous devez être disponible pour l'ensemble des villes du RLS choisi:

• SHERBROOKE (Sherbrooke)

Responsabilités:

Personne qui assiste le pharmacien-chef, les adjoints au chef, le coordonnateur, les pharmaciennes et assistantes techniques seniors de pharmacie dans leurs fonctions administratives et professionnelles.

Personne qui accomplit des travaux de secrétariat qui nécessitent des connaissances approfondies du service pour lequel elle exerce ses responsabilités. De plus, elle assiste un responsable au sein d'une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles.

Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l'organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.

Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.

En plus d'assumer l'ensemble des travaux reliés à sa fonction, elle peut assumer de façon autonome, au sein d'un service, des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d'un ensemble de travaux de secrétariat. Elle peut exercer des attributions relatives à l'organisation du travail de secrétariat.

Elle peut également effectuer des tâches relevant d'un secteur d'activités tel que la comptabilité ou l'approvisionnement.

Tâches spécifiques:

• Effectuer le dépouillement du courrier du service et tenir à jour le classement des dossiers du supérieur immédiat et du coordonnateur.
• Répondre aux appels téléphoniques et faire le suivi des demandes, s'il y a lieu.
• Gérer l'agenda du supérieur immédiat et du coordonnateur et produire des sondages Doodle pour l'organisation de rencontres.
• Assister aux rencontres et comités présidés par le supérieur immédiat et rédiger les comptes rendus.
• Produire des requêtes SAFIR (informatique, télécommunications, services techniques, etc.) à la demande du supérieur immédiat et des employés du service, notamment la requête d'Arrivée /Mouvement interne pour préparer l'arrivée d'un stagiaire ou d'un nouvel employé.
• Procéder aux achats de fournitures et facturer les ventes de médicaments à d'autres pharmacies externes.
• Saisir les notes de service, horaires, correspondances et autres documentations rédigées par le supérieur immédiat et des employés du service.
• Procéder à la réservation de salles de réunion à la demande du supérieur immédiat et des employés du service.
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat et les employés du service (ex. photocopie, impression, télécopie, numérisation, mise en page).
• Effectuer, si requis, des travaux de secrétaire pour le service de la pharmacie des autres installations.
• Assurer un suivi du processus de demandes de nécessité médicale particulière.
• Assurer un suivi du processus de demandes d'aide médicale à mourir avec le GIS.

Exigences :

DES en secrétariat ou DES dans une autre discipline appropriée;

ou

DEP en secrétariat ou DEP en comptabilité ou DEP dans une autre discipline appropriée;

ou

ASP secrétariat médical ou ASP en secrétariat dentaire ou ASP juridique.

Poste en soutien au gestionnaire

Test de français (75 %)

Port d'attache : Hôpital Fleurimont (Hôpital Fleurimont, 3001, 12e Avenue Nord, Sherbrooke)

***Seul les candidat(e)s travaillant pour un établissement de Santé Québec seront considérés pour cette affectation. Merci***

Remarques:

Pour faciliter votre intégration au CIUSSS de l'Estrie - CHUS, nous vous inviterons à une journée d'accueil et d'intégration. Vous bénéficierez aussi d'une période d'orientation dans le service qui vous accueillera.

Le CIUSSS de l'Estrie - CHUS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités ethniques et visibles, et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

Sur demande, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Nous remercions toutes les personnes qui postulent mais devons les aviser que seules celles dont la candidature est retenue seront contactées.