Ajoint.e

Nous sommes à la recherche d'un.e Adjoint.e qui sera un élément clé dans le bon déroulement de nos opérations.

Le/la titulaire travaillera en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe et apportera un soutien administratif à la Vice-Présidente Exécutive.

Responsabilités spécifiques :

• Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels;
• Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes;
• Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives;
• Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum;
• Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.);
• Gérer les stationnements et organiser les lunchs et événements (cocktails, activités d'été, party de Noël);
• Préparer les bureaux pour les nouveaux employé.es.

Production de documents :

• Réviser, corriger et mettre en page divers documents;
• Préparer les documents pour les réunions internes et externes.

Gestion des documents et bases de données :

• Classer les documents électroniques;
• Faire circuler les documents aux personnes appropriées.

Support à l'équipe et projets spéciaux :

• Assister l'équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers;
• Participer à des projets spéciaux selon les besoins.

Expérience / Formation :

• DEC en bureautique ou formation connexe;
• Expérience confirmée en support administratif;
• Maîtrise de Teams, Zoom ainsi que de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint;
• Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit;
• Connaissance fonctionnelle de l'anglais.

Qualités et aptitudes :

• Capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer plusieurs responsabilités simultanément;
• Aptitude à travailler en collaboration avec les autres membres de l'équipe pour atteindre des objectifs communs;
• Savoir prendre des décisions et à agir de manière proactive;
• Être en mesure de traiter des données sensibles avec confidentialité et professionnalisme.