Coordonnateur/trice, Relations clients

Qui nous sommes:

Canderel est une société immobilière reconnue pour son engagement à développer des communautés dynamiques à l'échelle nationale. Axée sur la durabilité, l'innovation et l'inclusivité, l'entreprise propose des propriétés de grande qualité ainsi qu'un service clientèle visant à améliorer le quotidien des résidents et locataires. Canderel assure également la gestion du portefeuille d'immeubles à bureaux de la Caisse de dépôts et de placements du Québec (CDPQ) au Québec.

Résumé:

Relevant de l'administrateur/trice Relations Clients, le titulaire du poste est le lien principal avec les locataires de l'édifice Jacques-Parizeau à Montréal et l'édifice Price à Québec pour résoudre les problèmes, développer et vendre les services, s'assurer du haut standard de la qualité des services rendus afin de garantir la satisfaction et la fidélisation des locataires.

Responsabilités:

Relation client :

• Supporter l'Administratrice Relations Clients dans à entretenir des relations d'affaires de haute qualité avec les différents représentants administratifs des locataires et des différents services à l'interne;
• Établir et entretenir des liens de communication avec les locataires. Planifier les visites de suivis réguliers, adaptés aux besoins de chacun, pour rester au fait du niveau de satisfaction des locataires;
• En cas d'évènements qui affectent les opérations des locataires, agir à titre de liaison entre les services de l'immeuble et les locataires touchés;
• Répondre à toutes questions relatives aux appels de service (locataires, fournisseur, préposés au centre d'appel).
• Effectuer les avis/communiqués aux locataires
• Gérer la boites Relation Clients des propriétés, Info ect et répondre à toutes les demandes
• Maintenir à jour les règlements d'usage des aires communes et en assurer le respect par les locataires;
• Coordonner la gestion des plaintes et régler toutes situations problématiques afin d'assurer la satisfaction de la clientèle et ce dans les plus brefs délais;
• Collaborer avec l'administrateur(trice) Relation Client à la planification et contrôle des activités reliées à l'entretien ménager de l'immeuble, définir les priorités ainsi que les procédés et méthodes de travail.
• Inspecter la propreté selon le standard du devis d'entretien ménager des aires communes, les espaces locatifs et les espaces vacants des propriétés y compris le stationnement, le centre de santé Montréal Herald, le local à vélo. Coordonner les correctifs nécessaires afin de maintenir/améliorer la propreté et la qualité de l'environnement.
• Superviser les contrats liés aux services de l'entretien ménager, l'entretien des plantes, le lavage des vitres ect..(liste non exhaustive. S'assurer qu'ils soient exécutés selon les standards du devis;
• Développer, vendre, effectuer des soumissions et coordonner les services d'immeuble aux locataires;
• Assister l'Administrateur(trice), Relation Clients dans l'implantation des initiatives environnementales et dans le maintien des accréditations LEED, BOMA BEST et autres et assurer le respect des normes environnementales
• Coordonner les visites des futures locataires avec le département de location ainsi que les visites des évaluateurs des propriétés.
• Coordonner les travaux d'entretien ménager de bienvenue à l'arrivée des locataires et rendre les locaux prêts à la location après le départ des locataires et ce dans les plus brefs délais;
• Coordonner les divers intervenants dans l'accueil et l'intégration des nouveaux locataires.
• Coordonner les activités de départ des locataires. Utilisation des ascenseurs, carte d'accès, clés, stationnement et s'assurer que les locaux sont libérés selon les conditions prévues au bail. Informer tous les intervenants concernés.
• Supporter l'administrateur(trice) sur tous les aspects de l'affichage intérieur et extérieur des propriétés en respectant la vision et l'image de marque incluant le stationnement
• En collaboration avec le marketing, coordonner les activités d'occasion d'échanges des locataires, Art Souterrain ect (liste non exhaustive)
• Collaborer avec le marketing à la mise à jour du site web,
• Assurer la gestion des contenus des écrans dans les ascenseurs
• Participer aux mesures d'urgence de l'édifice à titre de membre de la brigade;

Administration :

• Procéder à la saisie des ventes des locataires commerciaux;
• Maintenir à jour la liste des appels de service récurrents de l'entretien ménager;
• Effectuer et fermer tous les appels de services liés à l'entretien ménager pour la facturation et effectuer d'autres requêtes refacturables aux locataires;
• Effectuer un suivi hebdomadaire efficace des appels de service non fermés;
• Effectuer les bons de commande des factures fournisseurs pour les services liés à l'entretien ménager, l'entretien des plantes, lavage de vitres, le stationnement, Le Centre de santé Montréal Herald ect..(liste non exhaustive)
• Assister l'Admistrateur (trice) à la facturation des évènements ayant eu lieu au Parquet et les tournages incluant l'ouverture des requêtes selon les besoins
• S'assurer d'obtenir tous les certificats d'assurance des locataires et des fournisseurs, selon les exigences des différents contrats;
• Procéder à l'achat des fournitures de l'équipe de gestion immobilière
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat ou nécessitée par ses fonctions.

Qualifications et compétences:

• DEC en administration;
• Esprit d'équipe et désir marqué d'amélioration continue de la qualité;
• Souci constant du service à la clientèle;
• 5 à 10 ans d'expérience pertinente;
• Entregent, dynamisme, organisation, autonomie;
• Bilinguisme;
• Sens de l'organisation et de la gestion des priorités.

Canderel est un employeur offrant l'égalité des chances. Nous valorisons la diversité et l'inclusion, croyant que cela favorise l'innovation et renforce notre entreprise. Nous nous engageons à créer un environnement sûr et respectueux. Dans le cadre de notre engagement indéfectible en faveur de la diversité et de l'inclusion, Canderel recherche activement des candidatures de personnes issues des communautés toutes les communautés y compris les communautés BIPOC (Noirs, Autochtones et Personnes de Couleur) et LGBTQ+.