Préposé(e) aux services administratifs

Sommaire de la fonction:

Personne salariée qui effectue différentes tâches administratives en fournissant une aide à toutes les fonctions des Services financiers et de la trésorerie selon les besoins de l'équipe. Elle recueille les requêtes de la clientèle et en assure le suivi. Elle accomplit du travail général de bureau et organise, classifie et archive des documents.

Principales responsabilités:

Secrétariat:

• Accomplit du travail général de bureau tel que : rédaction de correspondances, compilation, vérification et correction de données, classement et archive de documents, mise sous enveloppe, vérification de liste, etc.
• Reçoit les appels téléphoniques et accueille les gens, offre le service nécessaire ou les dirige à la personne appropriée ;
• Répond aux demandes relatives au rôle de taxation, de perception et d'évaluation ;
• Fait du traitement de courrier à l'occasion.

Perception :

• Encaisse les amendes de la cour municipale, les taxes et les services incluant le traitement des chèques postdatés ainsi que codifie certains revenus selon leur
• nature dans les comptes prévus à cette fin ;
• Balance la caisse, fait les rapports relatifs à son travail, prépare et effectue les dépôts ;
• Vérifie des pièces comptables sur demande concernant les paiements, les encaissements ou autres transactions financières ;
• Effectue les procédures de l'ouverture de la journée pour la perception.

Déboursés :

• Assure le traitement (codifie, distribue, vérifie) des factures en fonction des priorités et soumet les irrégularités constatées pour notamment éviter tout paiement en double ;
• Collabore administrativement en soutien aux gestionnaires lors des paiements, des dénonciations et quittances découlant de résolutions, d'ententes contractuelles, d'appels d'offre, etc.
• Concilie les états de compte des différents fournisseurs;
• Produit et balance les rapports relatifs aux déboursés (registre des factures saisies, journal des achats et registre des chèques).
• Produit mensuellement pour le conseil le certificat de trésorerie et imprime le registre de chèques, les états des revenus et des dépenses ainsi que le rapport budgétaire ;
• Analyse sur demande des dépenses au grand livre ;
• Assure le suivi à la clientèle auprès des employés, des gestionnaires et des fournisseurs quant aux incohérences soulevées dans le traitement des factures,
• des bons de commande et de l'émission des paiements ainsi qu'effectue les corrections nécessaires.

Taxation :

• Participe à la confection, au balancement, aux ajustements et au maintien à jour des rôles de taxation et à l'envoi des comptes de taxes ;
• Assure l'application des procédures de recouvrement des comptes à recevoir reliées à la taxation et conclue des ententes de paiements ;
• Assure le suivi à la clientèle sur les données du rôle de taxation et de perception ;
• Participe au processus complet de la vente pour taxes ;

Divers :

• Utilise divers équipements de bureautique et différents logiciels d'application, voit à leur bon fonctionnement et rapporte les troubles et défectuosités au fournisseur et
• en avise son supérieur ;
• Collabore avec le personnel du service dans l'accomplissement de leur travail respectif ;
• Exécute toute autre tâche connexe à son travail.

Les tâches mentionnées reflètent les responsabilités caractéristiques de l'emploi au poste identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

La présente description d'emploi n'est pas limitative en ce sens qu'elle ne peut empêcher la direction d'attribuer toute autre tâche ou travail relié à la fonction à laquelle la personne salariée est affectée.

Formation et expérience :

D.E.P. en comptabilité, finance ou administration

1 an d'expérience pertinente

Maîtrise du français parlé et écrit

Capacité de pouvoir communiquer en anglais

Maîtrise des outils de bureautique de la suite MS Office

Habiletés principales requises :

·Beaucoup d'entregent

Bon sens de l'organisation

Bon jugement

Sens élevé des responsabilités

Confidentialité et discrétion

Capacité de travailler en équipe

Posséder des aptitudes développées pour le service à la clientèle

Aptitude à rencontrer des délais courts et à travailler sous pression

Conditions de travail

• Lieu de travail : 50 rue Saint-Joseph
• Horaire de travail : Du lundi au jeudi de 8h00 à 16h30 et le vendredi de 8h00 à 12h00
• Classe salariale : 30.23$ à 33.58$/heure)

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : 30,23$ à 33,58$ par heure

Lieu du poste : En présentiel