Assistant(e) du Vice-recteur

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Résumé du poste :

Relevant de la Directrice Associée, Gouvernance et Conformité, le titulaire est responsable de fournir un soutien organisationnel, de planification et administratif proactif de haut niveau au Vice-recteur et au/à la Directeur(trice) principal(e), Stratégie et Opérations. L'assistant(e) du Vice-recteur (Administration et Finances) et Directeur(trice) principal(e) sera responsable d'administrer le temps et les priorités du Vice-recteur, préparer le Vice-recteur pour les réunions programmées et traiter la correspondance entrante, y compris les courriels ou les appels entrants vers le personnel ou les unités de rapport. Naviguer dans le changement et l'ambiguïté au quotidien, en cas d'urgence et lorsque les priorités opérationnelles nécessitent des ajustements.

Responsabilités principales:

• Priorisant les événements et les réunions l'assistant(e) planifie et organise les calendriers du Vice-recteur et du/ de la Directeur(trice) principal(e), avec la possibilité d'assister d'autres cadres exécutifs.
• S'assure que les notes d'information du Vice-recteur pour les réunions et événements quotidiens, y compris les agendas, les notes de fond, les notes de discours, le programme des événements et les documents biographiques sont exacts et complets.
• Travaille en étroite collaboration et consultation avec les collègues du bureau, dans d'autres bureaux exécutifs de l'université et avec des bureaux externes pour s'assurer que le Vice-recteur reçoit les documents et informations de manière opportune, complète et bien organisée.
• Agit comme point de contact principal à l'entrée du bureau, reçoit et distribue le courrier, accueille les visiteurs et les participants aux réunions et assure une présence professionnelle qui soutient un environnement accueillant.
• Travaillant de manière indépendante, ou à la demande du Vice-recteur ou du/de la Directeur(trice) principal(e), résout une variété de questions sensibles et critiques en temps. Identifie en continu les problèmes à soumettre immédiatement.
• Assiste aux réunions assignées (bureau ou autres) ; aide à la préparation de l'agenda ; prend des minutes et suit les décisions dans son domaine de responsabilité.
• Suit, de manière indépendante et jusqu'à leur achèvement, de nombreuses actions liées aux événements, réunions et demandes.
• S'assure que les documents à signer sont examinés à l'avance par les parties appropriées. Soumet les documents officiels à la signature du Vice-recteur et s'assure de leur numérisation et archivage dans le cadre du processus de gestion des documents.
• Vérifie que les demandes de remboursement de frais entrants des subordonnés directs sont conformes à la politique de remboursement des frais pour la signature du Vice-recteur.
• Développe des systèmes et processus pour gérer le flux d'informations que le Vice-recteur reçoit.
• Effectue toutes autres tâches connexes et participe à des projets spéciaux, selon les besoins.

Autres compétences et/ou aptitudes :

Capacité à travailler dans un environnement rapide, complexe et dynamique. Expérience dans la gestion de calendriers complexes et des priorités changeantes. Capacité à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes. Jugement solide et capacité à prendre des initiatives, penser de manière créative et gérer des situations stressantes avec tact, diplomatie et ingéniosité. Capacité avérée à travailler de manière autonome et en équipe. Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps et capacité démontrée à identifier et mettre en œuvre des améliorations de processus. Méticuleux dans la documentation et le suivi des actions concernant les dossiers en cours. Excellentes compétences en communication en français et en anglais, parlé et écrit. Connaissance des tâches telles que le traitement des factures et des rapports de dépenses. Capacité à travailler dans un environnement PC utilisant MS Office (Teams, Word, Excel, Power Point & Outlook), Minerva, Workday.

Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire annuel :

(MPEX – Classe 03) $61, $72, $83,870.00

Profil d'emploi:

MPEX-ADM1A - Administration générale – Professionnel 1 (exclu)

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Associate Director, Compliance and Governance

Date de fin de l'emploi (le cas échéant) :

Date limite pour postuler :

L'Université McGill recrute sur la base du mérite et s'est fermement engagée à promouvoir et instaurer l'équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L'Université McGill met en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d'accommodements à n'importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,

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