CECS-418 - Agente ou agent de soutien administratif, classe I

Nature du travail & responsabilités

NATURE DU TRAVAIL:

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

RESPONSABILITÉS:

• Au sein d'une équipe, responsable de l'accueil du public
• Assiste le technicien professionnel et le technicien administratif de la division des crédits dans le cadre du processus d'admission, des dossiers des étudiants et d'autres dossiers administratifs.
• Communiquer les informations relatives aux programmes au public
• Communiquer avec les étudiants et les facultés sur divers sujets, notamment les horaires, les évaluations, les enquêtes, etc.
• Fournir un soutien et des informations aux facultés et aux étudiants
• Préparer les factures et autres tâches administratives pour les cohortes et les étudiants de Services Québec.
• En collaboration avec le service des achats, commander, réceptionner et distribuer les livres, les matériels et les fournitures
• Organiser des réceptions, des événements et des présentations
• Préparer et distribuer divers documents tels que les dossiers d'orientation, les récompenses/certificats et autres matériels, et assurer le suivi si nécessaire
• Aider au processus d'inscription aux programmes et aux cohortes.
• Coordonner les tests d'admission et les entrevues (c.-à-d. planifier les horaires, contacter les étudiants, réserver les salles, administrer et surveiller les examens et préparer les feuilles de calcul des résultats d'examen).
• Organiser et tenir à jour les bases de données de coordonnées, les listes d'envoi et les dossiers du département.
• Préparer divers formulaires, demandes et bons pour le secteur.
• Effectuer d'autres tâches liées assignées par le superviseur.

Qualifications et conditions

QUALIFICATIONS:

Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir une (1) année d'expérience pertinente.

CONDITIONS:

• Compétences avancées en matière de service à la clientèle, avec une expérience à la réception ou au comptoir de service
• Excellentes compétences organisationnelles, avec une expérience dans l'utilisation de systèmes de gestion de fichiers en ligne (par exemple, Google Drive, SharePoint)
• Grande capacité à travailler efficacement en équipe.
• Compétences avancées en communication écrite et orale en anglais (un test peut être exigé)
• Compétences intermédiaires en communication orale en français et compétences de base en français écrit (un test peut être exigé)
• Compétences intermédiaires en Microsoft Word et Microsoft Excel (un test peut être exigé)
• Connaissance de la suite Microsoft Office (par exemple, Teams, Planner), un atout

Détails supplémentaires pour la candidature à un poste

Veuillez joindre une lettre de présentation adressée à Laura Smith à votre soumission de candidature.

Prenez note que la priorité sera accordée aux candidatures provenant d'employés du Collège dans cette catégorie d'emploi. Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats pour l'intérêt qu'ils portent au Collège Dawson. Cependant, seuls les candidats retenus recevront une invitation à se présenter en entrevue.

Le processus de sélection du Collège Dawson respecte le principe d'égalité de traitement en matière d'accès à l'emploi et, par conséquent, encourage les femmes, les Autochtones, les personnes issues de minorités ethniques et visibles ainsi que les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature. Le Collège Dawson s'engage à offrir des mesures d'accommodement raisonnables aux personnes candidates en situation de handicap et les invite à s'identifier durant le processus de sélection.