Administrative Assistant

Administrative Assistant
Specialty Standards
Permanent

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Under the direction of the manager, Specialty Standards, you will provide exceptional administrative support to the manager, associate director, standards administrators, education standards coordinators, and standards policy analysts. You will be instrumental in helping with the logistical support for standards development workshops and web conferences; gathering material for pre and post workshop packages; processing expense claims, coordinating logistical tasks and act as a resource for staff supporting committees during virtual and in-person workshops and meetings. The incumbent will support virtual platform administration for virtual meetings and workshops.

You will also support the manager and associate director with calendars management and scheduling unit activities. You will monitor and respond to inquiries, prepare draft correspondence, respond to general email inbox, and provide technical support to meeting participants; maintain unit records, action items, meeting summaries, trackers and assist the manager with the preparation of reports.

Here's an insight into your typical day to day:

• Plans/coordinates logistics for meetings (e.g., workshops, conferences, committee meetings) including attendance tracking and follow-up.

• Prepares information/documents for meetings or conferences including assembling and distributing required copies of documents, preparing name plates, sending and compiling post-workshop surveys, etc.

• Responds to general inquiries related to the work unit and redirects as required.

• Draft correspondence, prepare forms and reports.

• Tracks emails by urgency and follow-up internally and externally to ensure they are addressed.

• Sets up and maintains electronic filing systems including application of the unit's retention schedule.

• Process volunteer expense claims, which include reviewing claims to ensure they meet reimbursement policies, addressing discrepancies with volunteers, obtaining approvals and liaising with finance to ensure claims are reimbursed.

• Data entry, updates database and generates reports/lists as required.

• Updates manuals and guidelines as requested and coordinates the translation process as required.

Does this sound like you?

• One to three years' experience supporting managers and teams,

• Excellent coordination, organizational and time management skills,

• Experience providing client-focused support,

• An ability to meet deadlines in a high-volume environment,

• An aptitude to proactively seek additional information when needed,

• The capacity to establish good working relationships and communicate in a professional manner,

• Proven talent to compose correspondence, emails including strong attention to detail, high level of accuracy and proofreading aptitudes,

• Sound discretion and judgement coupled with tact and diplomacy, and

• Intermediate computer skills in MS Office suite, Outlook, Excel and database applications.

• Experience with MS Teams and other web conferencing platforms is a strong asset.

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by January 19, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant's accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 3 - Salary ranges from $45,450.00 to $56,863.00

Adjoint administratif ou adjointe administrative
Normes des spécialités
Poste permanent

L'idée de contribuer à l'élaboration et à la révision des normes nationales de formation médicale du Collège royal vous intéresse? L'apport d'un soutien administratif de qualité dans un environnement où le rythme des activités est rapide vous remplit de fierté? Vous aimez appuyer une petite équipe? Alors, joignez-vous à notre équipe
Date limite : 19 janvier 2026.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd'hui plus de membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l'apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. Il travaille en partenariat et collabore afin de diriger l'évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, aide les médecins spécialistes, les personnes apprenantes et les équipes à s'améliorer sans cesse et promeut l'excellence en médecine spécialisée en appuyant l'innovation, le bien-être, l'équité et les soins centrés sur la personne. Le Collège royal est un organisme d'envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d'une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Sous la supervision du ou de la gestionnaire, Normes des spécialités, vous lui fournirez un soutien administratif exceptionnel, et vous en ferez autant pour le directeur associé ou la directrice associée, les personnes chargées de l'administration des normes et de la coordination des normes éducatives, ainsi que les analystes des politiques sur les normes. Vous contribuerez au soutien logistique des ateliers d'élaboration des normes et cyberconférences, rassemblerez les documents des trousses distribuées avant et après les ateliers, traiterez les demandes de remboursement des dépenses, coordonnerez les tâches logistiques et tiendrez lieu de personne-ressource auprès des comités durant les ateliers et réunions virtuels et en personne. Vous appuierez l'administration de la plateforme pour les réunions et les ateliers virtuels.

Vous aiderez le ou la gestionnaire et le directeur associé ou la directrice associée à gérer les agendas et à planifier les horaires de l'unité. Vous surveillerez les demandes de renseignements, rédigerez des ébauches de correspondance, répondrez aux courriels généraux et offrirez un soutien technique aux personnes qui assistent aux réunions; vous tiendrez à jour les dossiers de l'unité, les mesures à prendre, les résumés des réunions, les outils de suivi et aiderez le ou la gestionnaire à préparer les rapports.

Aperçu de votre rôle au quotidien

• Planifier/coordonner la logistique des réunions (p. ex. ateliers, conférences, réunions de comités), dont le contrôle des présences et le suivi.

• Préparer des informations/documents pour les réunions ou conférences, rassembler et distribuer des copies de documents, préparer des porte-noms, envoyer et compiler des sondages après les ateliers.

• Répondre aux demandes générales au sujet de l'unité et les rediriger au besoin.

• Préparer des ébauches de correspondance, des formulaires et des rapports.

• Classer les courriels par ordre d'urgence et veiller à ce qu'on y donne suite à l'interne et à l'externe.

• Établir et mettre à jour des systèmes de classement électronique, et se conformer au calendrier de conservation des dossiers de l'unité.

• Traiter les demandes de remboursement et les passer en revue pour assurer le respect des politiques de remboursement, vérifier les écarts auprès des personnes qui ont soumis les demandes, obtenir les approbations requises et collaborer avec les Services financiers pour s'assurer du remboursement des dépenses.

• Saisir des données, mettre à jour la base de données et créer des rapports ou des listes au besoin.

• Mettre à jour les manuels et les lignes directrices, tel que demandé, et coordonner le processus de traduction, le cas échéant.

Ce profil vous correspond?

• Une à trois années d'expérience du soutien fourni à des gestionnaires et à des équipes.

• Sens aigu de la coordination, de l'organisation et de la gestion du temps.

• Expérience du soutien axé sur la clientèle.

• Capacité à respecter des délais dans un environnement où le rythme des activités est soutenu.

• Aptitude à rechercher activement des renseignements supplémentaires, au besoin.

• Capacité d'établir de bonnes relations de travail et de communiquer de manière professionnelle.

• Talent reconnu en rédaction de correspondance et de courriels, grande minutie, souci de l'exactitude et aptitude pour la relecture.

• Grande discrétion, jugement sûr, tact et doigté.

• Connaissance intermédiaire des logiciels Microsoft Office, dont Outlook et Excel, et des bases de données.

• Expérience de l'utilisation de MS Teams et d'autres plateformes de vidéoconférence (atout important).

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d'ici le 19 janvier 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l'égard de l'équité en matière d'emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu'avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d'admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d'adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d'accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l'adresse

Veuillez noter qu'il ne sera plus possible de consulter cette offre d'emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 3 – Salaire de $ à $