Gestionnaire, Soutien stratégique et performance organisationnelle

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Sous la supervision de la direction des programmes et services en immigration, la personne titulaire du poste assure le leadership administratif et la mise en œuvre des programmes et services en immigration dans la région desservie, tout en apportant un soutien aux services en immigration et en collaborant étroitement avec les différents secteurs du Collège dans les tâches de planification, d'harmonisation et d'optimisation de la gestion administrative et financière, d'analyse de données ainsi que d'évaluation des programmes.

Elle veille à la qualité et à l'évaluation continue des programmes et services, ainsi qu'à leur conformité avec les normes de qualité et les exigences des bailleurs de fonds, en collaborant étroitement avec les gestionnaires pour garantir l'efficacité et l'harmonisation des services sur tous les sites. Elle contribue à la mise en œuvre des orientations stratégiques, favorise le perfectionnement des gestionnaires, participe à l'harmonisation des pratiques, contribue au suivi des indicateurs de rendement et soutient la reddition de comptes auprès des bailleurs de fonds afin de maintenir la cohérence et la qualité des services du Collège Boréal dans le domaine de l'immigration.

« Ce poste s'effectue principalement en télétravail. Des déplacements occasionnels dans la province pourraient également avoir lieu, et seront communiqués à l'avance. »

• Appuyer la planification stratégique annuelle du secteur et contribuer, en collaboration avec la direction, à l'élaboration et à la priorisation des objectifs financiers, opérationnels et analytiques.

• Veiller à ce que les volets d'intégration et de formation langagière soient cohérents et qu'ils cadrent avec les orientations stratégiques du Collège.

• Contribuer, avec les équipes systémiques, à l'élaboration et à l'harmonisation de normes et procédures administratives et analytiques afin d'assurer la cohérence, la qualité et l'efficacité des programmes offerts dans l'ensemble des sites.

• Assurer le suivi budgétaire ainsi que l'application et le respect des pratiques financières propres aux programmes en collaboration avec la direction en immigration et le secteur des finances.

• Élaborer et mettre en œuvre des indicateurs de rendement fondés sur des données probantes qui permettent de mesurer les retombées des programmes et d'orienter les décisions stratégiques.

• Assurer un soutien à l'application uniforme des pratiques administratives auprès des gestionnaires de programmes et de sites afin de veiller à ce qu'elles soient cohérentes et qu'elles cadrent avec les orientations systémiques.

• Contribuer à la préparation de propositions et d'appels d'offres en lien avec le développement, la gestion financière et l'évaluation des programmes.

• Consulter les directions systémiques, les bailleurs de fonds et les équipes locales pour ajuster l'offre de services et répondre aux besoins évolutifs des communautés.

• Représenter, au besoin, le Collège dans des comités ou forums stratégiques liés à l'immigration, au développement économique et aux services aux nouvelles arrivantes et nouveaux arrivants.

• Travailler en étroite collaboration avec les autres secteurs et départements du Collège afin de maximiser les synergies et le partage des pratiques exemplaires.
   

• Planifier, coordonner et évaluer les processus administratifs et analytiques qui soutiennent la mise en œuvre des programmes d'intégration socioéconomique en concertation avec les équipes systémiques, et veiller à ce que le secteur des finances valide tous les aspects financiers.

• Appuyer la gestion des volets financiers des programmes, en collaboration avec le secteur des finances, afin d'assurer une utilisation conforme et optimale des budgets.

• Offrir un encadrement collaboratif aux gestionnaires systémiques, de programmes, de services et de site afin d'assurer l'harmonisation des pratiques et l'efficacité opérationnelle.

• Contribuer au développement et à l'utilisation d'outils et de processus d'analyse de données afin de soutenir l'évaluation du fonctionnement des programmes et d'appuyer la prise de décisions.

• Appuyer les équipes locales et les gestionnaires de site dans le développement de leurs capacités administratives et analytiques, en favorisant leur autonomie dans l'utilisation de données et l'application des pratiques budgétaires établies par le secteur des finances.

• Favoriser le suivi de la qualité et de la conformité des programmes en fonction des exigences des bailleurs de fonds.

• Encadrer la collecte, le traitement et la diffusion des données stratégiques tout en veillant à leur qualité et à leur confidentialité.

• Fournir un leadership administratif aux gestionnaires et aux personnels de soutien qui participent à l'élaboration et à la prestation des programmes et services dans leurs sites respectifs;

• Planifier, organiser, mettre en œuvre, gérer, évaluer et soutenir la qualité des programmes et services sous sa supervision;

• Analyser les tendances et les besoins de la communauté, explorer les possibilités de financement supplémentaire et participer à la préparation de soumissions auprès de divers bailleurs de fonds;

• Maintenir de bonnes communications avec les bailleurs de fonds;

• Assurer la prestation des programmes conformément aux lignes directrices du ministère ou aux exigences du bailleur de fonds;

• Atteindre les cibles établies par le ministère et par le Collège;

• Développer des stratégies d'intégration des services et mettre en place des mécanismes de contrôle pour assurer une offre de service uniforme et de qualité.
   

• Gérer de façon optimale le personnel sous sa supervision directe, incluant le recrutement, l'embauche, l'orientation, la motivation, l'encadrement, la supervision et l'évaluation du personnel (soutien à plein temps, à temps partiel, contractuel, coordonnateur, concepteur);

• Traiter les plaintes du personnel conformément aux directives du Collège, effectuer les enquêtes, amorcer un processus de résolution de problèmes et transmettre les plaintes sérieuses au personnel superviseur ou aux personnes responsables du Collège;

• Offrir un soutien fonctionnel et un accompagnement stratégique aux gestionnaires pour favoriser leur perfectionnement, le renforcement de leur capacité de gestion et l'harmonisation des pratiques sectorielles.

• Assurer l'orientation et le perfectionnement des recrues en coordonnant des formations propres au secteur qui s'ajoutent à l'offre institutionnelle.

• Renforcer les capacités des gestionnaires en gestion administrative et des données en améliorant l'accès à des activités et à des outils de perfectionnement adaptés.

• Promouvoir une culture de collaboration, de responsabilisation et d'efficacité au sein des équipes en mettant de l'avant la transparence et la rigueur dans la gestion des programmes et l'analyse des données.
   

• Appuyer la planification et le suivi budgétaires des programmes et services, en collaboration avec les équipes et secteurs systémiques.

• Exercer un leadership collaboratif auprès des gestionnaires en les accompagnant dans l'interprétation des données financières, la reddition de comptes et l'application des normes administratives et budgétaires.

• Prendre part au renforcement des compétences financières et administratives des équipes de gestion en leur offrant du mentorat, des outils pratiques et un soutien adapté favorisant l'autonomie et la rigueur.

• Contribuer à l'uniformisation et à l'amélioration des processus de suivi financier et administratif afin d'assurer la cohérence et la conformité des pratiques et des rapports.

• Produire des analyses et des rapports stratégiques visant à appuyer la prise de décisions, à faciliter la reddition de comptes et à contribuer à l'amélioration continue des opérations et de l'utilisation des ressources.
   

• Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de stratégies de promotion et de recrutement fondées sur l'analyse des données et des tendances démographiques.

• Collaborer avec l'équipe systémique et les gestionnaires de site pour segmenter les publics cibles, adapter les messages et maximiser les retombées des initiatives promotionnelles.

• Soutenir le développement et la mise à jour des outils de communication et du matériel promotionnel, en adéquation avec les objectifs stratégiques du secteur.

• Renforcer les relations avec les partenaires existants et relever de nouvelles occasions de collaboration et de rayonnement.

• Diplôme de trois ans en administration des affaires, finances ou comptabilité de gestion, gestion de projets, gestion publique ou administration publique, sciences sociales avec spécialisation en gestion organisationnelle ou en gestion des services communautaires;

• Minimum de trois ans d'expérience pertinente;

• Bonne maîtrise des processus budgétaires et administratifs, en appui à la direction des finances dans un contexte multisite et de financement externe.

• Compétence avancée en analyse et interprétation de données quantitatives et qualitatives liées aux indicateurs de rendement et aux statistiques du secteur.

• Habileté démontrée à développer et à implanter des normes, des procédures et des outils de gestion uniformisés.

• Connaissance approfondie des exigences de reddition de comptes et des obligations contractuelles des bailleurs de fonds.

• Aptitude à soutenir le développement des compétences administratives et financières en collaboration avec les divers secteurs.

• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Excel avancé, Word, PowerPoint) et des systèmes de gestion de données et de suivi financier (p. ex., OCMS, ICare, HARTs ou équivalents).

• Très bonnes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais.

• Autonomie et capacité à exercer un jugement stratégique dans un environnement complexe et en évolution constante.

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.