Adjoint personnel et executif/Adjointe personnelle et executive

Ville de Québec, Canada

Tu te distingues par ta
capacité organisationnelle
, ta
gestion efficace du temps et des priorités
et tu as l'art de rendre l'impossible possible ?

Nous recherchons un adjoint personnel et exécutif pour accompagner
Marie-Pier St-Hilaire
dans la gestion de ses activités professionnelles et personnelles.

Ce rôle clé allie
rigueur, sens politique et agilité
.

Véritable bras droit, tu sera au cœur des priorités stratégiques, tout en veillant à la fluidité du quotidien et à la coordination entre les différentes sphères de son univers d'affaires.

Un poste où chaque journée est différente, où la confiance est mutuelle, et où ton rôle aura un
impact concret
sur le succès collectif.

Plus concrètement, voici comment tu pourras t'impliquer :
Soutien exécutif et organisationnel

• Gérer, structurer et optimiser l'agenda de la CEO (rencontres, priorités, déplacements).
• Filtrer, hiérarchiser et répondre aux demandes entrantes avec tact et discernement.
• Préparer les dossiers de rencontres, notes et éléments décisionnels.
• Assurer le lien avec les présidences des entités, partenaires et clients stratégiques.
• Gérer les suivis, rappels et échéanciers en mode proactif.

Communication et coordination

• Assurer une communication fluide entre la CEO et ses interlocuteurs internes et externes.
• Contribuer à la rédaction, correction ou mise en forme de messages, présentations et publications.
• Participer à la gestion de la présence LinkedIn de la CEO (messages, visibilité, annonces).

Projets spéciaux et logistique

• Coordonner certains projets transversaux ou initiatives spéciales.
• Gérer la logistique des déplacements, événements et rencontres d'affaires.
• Maintenir à jour la base de contacts et les suivis stratégiques.

Soutien personnel et administratif

• Coordonner certains aspects personnels (voyages privés, réservations, rendez-vous).
• Gérer les prestataires liés à la vie personnelle (gardienne, femme de ménage, fournisseurs).
• Soutenir la conciliation travail-vie personnelle par une gestion fluide, efficace et confidentielle.

Tu as le profil que l'on recherche ?
Les avantages de faire partie des nôtres :
Pour ton bien-être
: Un ensemble d'assurances collectives y comprit un service de télémédecine, une allocation de dépenses, puis des programmes REER et RPDB pour planifier ton avenir.

Pour célébrer tes succès
: Un salaire avec bonus annuel fondé sur tes objectifs professionnels.

Pour apprendre tous les jours
: Un montant annuel de 2500$ alloué à ton développement professionnel, en plus d'un écosystème de collègues humains détenant des bagages variés et de programmes te permettant de voyager et de travailler à l'étranger.

Pour un quotidien sans tracas
: Un horaire de travail flexible parce que nous avons la conciliation travail-vie personnelle à cœur.

Pour profiter de temps de qualité
: Des vacances annuelles et des petits congés pour les évènements spéciaux de la vie.

Pour avoir du plaisir avec tes collègues
: Des espaces de bureaux modernes et vivants dans lesquels une communauté active et un club social se surpassent continuellement afin de te garder actif et connecté.

Si ton bagage de connaissances comporte les éléments suivants :

• Tu détiens un DEP, AEC ou DEC en secrétariat ou bureautique ou domaine connexe;
• Tu as une expérience significative (8 ans +) en soutien exécutif ou en rôle de bras droit auprès d'un dirigeant, fondateur ou président.
• Excellente capacité rédactionnelle en français et en anglais, car tu seras amené à rédiger des communications adaptées aux audiences cibles.
• Tu habites dans la région de Québec;
• La suite Microsoft Office n'a plus aucun secret pour toi;
• Tu as un sens aigu de l'organisation et une excellente gestion des priorités;
• Tu as le souci du détail et tu fais preuve de rigueur;
• Tu es une personne efficace, autonome et professionnelle;
• Tu fais preuve de discrétion, discernement et d'intégrité.

Nous voulons te rencontrer
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L'emploi du masculin pour désigner des personnes n'a d'autres fins que celle d'alléger le texte.
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