Facilities & Office Operations Coordinator - Coordonnateur(trice) des Installations et des Opérations

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We are looking for individuals who thrive on making an impact and want the excitement of being on a team that wins.

Job Description
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Job Summary
The Facilities & Office Operations Coordinator ensures the smooth, safe, and efficient daily operation of our workplace. This role oversees facility maintenance, contractor coordination, quality support, access control, office logistics, and on-site support for employees and leadership.

This is a hands‑on, service‑oriented role that contributes directly to maintaining a well‑run, compliant, and welcoming work environment.

This role is office-based with monthly visits to a second site in Ottawa.

What will you do:
:

Infrastructure Coordination

• Oversee daily facility operations, including maintenance, cleaning, repairs, and general upkeep. Conduct surveillance of preventative maintenance program execution.
• Coordinate with contractors, landlords, and vendors for repairs, scheduled maintenance, and service delivery. Ensure contract compliance, track service performance, and support cost-control initiatives
• Support invoice processing and facility-related budget monitoring.
• Respond to urgent building issues and support after-hours emergencies when required.
• Manage access control, badges, and visitor onboarding to maintain a safe and secure workplace.
• Coordinate office events, meetings, and internal activities.
• Provide support to management, arrange luncheons, restock supplies, and handle various ad hoc requests.
• Travel monthly to Ottawa office to supervise remote facility operations and coordinate with local teams.

Quality Assistant

Assist the Quality Manager in the execution of follow-up, surveillance, and administrative tasks supporting the ISO 9001:2015 Quality Management System, mainly:

• Collect and analyze quality data, monitor performance metrics, and prepare reports for management review.
• Support internal and external audit activities, including preparation, coordination, and follow-up actions.
• Maintain documentation control including quality records, procedures, work instructions, and forms.
• Follow up on corrective and preventive action plans (CAPA) and ensure timely closure.
• Maintain calibration schedules and coordinate equipment verification activities.

Environment, Health & Safety Support

• Participate in the Joint Health & Safety Committee meetings and coordinate implementation of corrective actions.
• Perform routine inspections to identify safety hazards, maintenance needs, workspace improvements, so to support compliance with regulatory and internal safety standards.
• Assist in emergency preparedness activities, including evacuation drills and maintaining EHS documentation.
• Work with HR to manage WHMIS training, Safety Data Sheets, and coordinate ergonomic assessments.

What You Will Need

• Post-secondary education or equivalent.
• 2–3 years of experience in facilities coordination, office management, building operations, or a related field.
• A collaborative, hands‑on approach and a strong customer‑service mindset.
• Experience supporting workplace health and safety or quality‑related activities is an asset
• General knowledge of building systems (HVAC, fire safety, access control), or a willingness to learn.
• Understanding of quality management principles and documentation control practices is an asset.
• Be comfortable using Microsoft Office; experience with facility or documentation systems is an asset.
• Clear and effective communication skills in French and English (bilingual).
• Attention to detail and an interest in process improvement.
• A willingness to travel monthly to Ottawa (approximately 5% of travel).
• Our main office is based in Montreal (Saint-Laurent, Quebec), with monthly visits to our Ottawa office
• The incumbent will be required to occasionally lift up to 30 lbs.

What We Offer

• Structured, hands-on training along with gradual skill-building opportunities — you'll be supported as you grow, and you don't need to be an expert on day one.
• A supportive and collaborative team.
• Opportunities to develop your career and grow within a dynamic high-tech environment.
• Medical and dental insurance from day one.
• Short-term and long-term disability and life insurance.
• RRSP matching program.
• Employee & Family Assistance Program
• 3 weeks of vacation and sick days & PTO
• Free on-site parking.
• Full-time position, 37.5 hours/week, flexible hours

What Happens Next

If this role sounds like the right fit, we encourage you to apply. Candidates selected for further consideration will be contacted for an interview. We look forward to learning more about your experience and how you can contribute to maintaining a safe, efficient, and welcoming workplace while supporting our quality management excellence.

Coordonnateur(trice) des Installations et des Opérations de Bureau
Le Coordonnateur des installations et des opérations de bureau veille au bon fonctionnement quotidien de notre milieu de travail, en assurant un environnement sécuritaire, efficace et bien organisé. Le rôle supervise l'entretien des installations, la coordination des fournisseurs, le soutien au service Qualité, le contrôle d'accès, la logistique du bureau ainsi que le soutien sur place aux employés et à la direction.

Il s'agit d'un poste pratique et orienté vers le service, contribuant directement au maintien d'un environnement de travail bien géré, conforme et accueillant.

Ce poste est basé au bureau à Saint-Laurent avec des visites mensuelles sur un deuxième site situé à Ottawa.

Ce Que Vous Ferez
Coordination des installations

• Superviser les opérations quotidiennes des installations, incluant l'entretien, le nettoyage, les réparations et l'entretien général. Effectuer le suivi de l'exécution du programme d'entretien préventif.
• Coordonner avec les entrepreneurs, les propriétaires et les fournisseurs pour les réparations, l'entretien planifié et la prestation de services. Assurer la conformité des contrats, suivre la performance des services et soutenir les initiatives de contrôle des coûts.
• Soutenir le traitement des factures et le suivi du budget lié aux installations.
• Répondre aux problèmes urgents du bâtiment et assurer le soutien lors d'urgences hors des heures normales au besoin.
• Gérer le contrôle d'accès, les cartes d'identification et l'accueil des visiteurs afin de maintenir un environnement de travail sécuritaire.
• Coordonner les événements de bureau, les réunions et les activités internes.
• Fournir un soutien à la direction, organiser les dîners, réapprovisionner les fournitures et gérer diverses demandes ponctuelles.
• Voyager mensuellement au bureau d'Ottawa pour superviser les opérations des installations à distance et coordonner avec les équipes locales.

Soutien au service Qualité
Assister le Gestionnaire Qualité dans l'exécution du suivi, de la surveillance et des tâches administratives liées au Système de gestion de la qualité ISO 9001:2015, principalement :

• Collecter et analyser les données qualité, surveiller les indicateurs de performance et préparer les rapports pour la revue de directiion
• Soutenir les activités d'audit internes et externes, incluant la préparation, la coordination et le suivi des actions
• Maintenir le contrôle de la documentation (dossiers qualité, procédures, instructions de travail et formulaires).
• Assurer le suivi des plans d'actions correctives et préventives (CAPA) et garantir leur clôture en temps opportun.
• Maintenir les calendriers de maintenance e et coordonner les activités de vérification des équipements,

Soutien Environnement, Santé et Sécurité

• Participer aux réunions du Comité de santé et sécurité et coordonner la mise en œuvre des actions correctives.
• Effectuer des inspections de sécurité de routine et soutenir la conformité aux normes de sécurité réglementaires et internes.
• Assister dans les activités de préparation aux urgences, incluant les exercices d'évacuation et le maintien de la documentation SSE.
• Collaborer avec les RH pour gérer la formation SIMDUT, les Fiches de Données de Sécurité et coordonner les évaluations ergonomiques.

Ce dont vous aurez besoin

• Études postsecondaires ou équivalent.
• Approche collaborative, pratique et axée sur le service à la clientèle.
• 2 à 3 ans d'expérience en coordination des installations, gestion de bureau, opérations de bâtiment ou domaine connexe.
• Expérience dans le soutien aux activités de santé et sécurité ou d'assurance qualité est un atout.
• Connaissance des systèmes de bâtiment (CVCA, sécurité incendie, contrôle d'accès) ou volonté d'apprendre rapidement (atout)
• Compréhension des principes de gestion de la qualité et des pratiques de contrôle de la documentation (atout).
• Maîtrise de Microsoft Office; expérience avec les systèmes de gestion des installations ou logiciels de gestion de la qualité constitue un atout.
• Excellentes habiletés de communication en français et en anglais (bilinguisme requis).
• Sens du détail et intérêt pour l'amélioration continue.
• Volonté de voyager mensuellement à Ottawa (environ 5 % de déplacements).
• Le titulaire devra occasionnellement soulever jusqu'à 30 livres.

Ce Que Nous Offrons

• Formation structurée et pratique avec des opportunités de développement progressif des compétences — vous serez soutenu dans votre croissance et vous n'avez pas besoin d'être expert dès le premier jour.
• Une équipe collaborative et bienveillante.
• Opportunités de développer votre carrière et de progresser dans un environnement high-tech dynamique
• Assurance médicale et dentaire dès le premier jour
• ssurance invalidité de courte et longue durée ainsi qu'assurance vie
• Programme de cotisation au REER.
• Programme d'aide aux employés et à leur famille (PAEF)
• 3 semaines de vacances, ainsi que des congés de maladie et des journées personnelles (PTO)
• Stationnement gratuit sur place
• Poste à temps plein, 37,5 heures par semaine, avec horaire flexible
• vail sécuritaire, efficace et accueillant, tout en soutenant notre excellence en gestion de la qualité.

Prochaines étapes
Si ce rôle vous interesse, nous vous encourageons à postuler.

Les candidats sélectionnés pour la suite du processus seront contactés pour une entrevue.

Nous avons hâte d'en apprendre davantage sur votre expérience et comment vous pouvez contribuer à maintenir un milieu de travail sécuritaire, efficace et accueillant, tout en soutenant notre excellence en gestion de la qualité.

Teledyne est une entreprise internationale qui possède des bureaux au Québec, au Canada, aux États-Unis, en Europe et ailleurs dans le monde. Ce poste demande couramment une étroite collaboration avec ces autres groupes afin de tirer profit des synergies possibles au sein de l'entreprise. Afin de favoriser les échanges constructifs avec tous nos collègues, nous utilisons l'anglais lorsque ceux-ci se trouvent en dehors du Québec. Une maîtrise du français et une connaissance opérationnelle de l'anglais sont donc nécessaires pour ce poste.
Teledyne and all of our employees are committed to conducting business with the highest ethical standards. We require all employees to comply with all applicable laws, regulations, rules and regulatory orders. Our reputation for honesty, integrity and high ethics is as important to us as our reputation for making innovative sensing solutions.