Commis aux affaires académiques

No 07881 Période d'affichage : du 28 novembre au 4 décembre 2025, 17 h

TYPE D'EMPLOI

Bureau

LIEU

Longueuil, Campus de Longueuil

STATUT

Temporaire

UNITÉ ADMINISTRATIVE

École de gestion

HORAIRE

Temps plein

Informations générales

Vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique? L'École de gestion de l'Université de Sherbrooke recherche deux commis aux affaires académiques pour soutenir ses activités et contribuer à la réussite étudiante.

Sous la direction de la personne supérieure immédiate, participe à la gestion des dossiers des étudiantes et étudiants; effectue les vérifications, les traitements et divers contrôles associés aux étapes du cheminement académique telles qu'admissions, inscriptions, études, grades.

Responsabilités

1. Accueille les étudiantes et les étudiants et les renseigne sur divers sujets tels que les programmes offerts, les activités pédagogiques disponibles, les règlements des études et certains aspects techniques de leur dossier.

2. Voit à l'organisation matérielle des séances d'inscription et participe à celles-ci. Prépare, vérifie et traite les dossiers d'admission et d'inscription et en assure le suivi. Remplit ou fait remplir divers formulaires tels que fiches d'activités pédagogiques, avis de modification ou d'abandon, avis divers, demandes d'exemption ou d'équivalence, établissement de programme.

3. Analyse différentes demandes, dossiers particuliers et effectue les recherches s'y rattachant; solutionne les cas problèmes relevant de sa compétence.

4. Sert d'intermédiaire entre la clientèle étudiante et le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les centres de formation; obtient et fournit des informations et la documentation pertinente et effectue le suivi nécessaire.

5. Tient à jour les banques d'activités pédagogiques, les annuaires, les divers programmes, les listes d'étudiantes et d'étudiants. Diffuse l'information relative aux règlements des études, voit à leur application et tient à jour ses connaissances dans le domaine.

6. Enregistre des informations au dossier informatisé, retranche les données désuètes; interroge ou modifie l'information déjà en mémoire. Corrige les erreurs de codification manifestées en cours d'opération.

7. Réclame et compile les notes, vérifie des listes telles que résultats d'examens, révision de notes. Vérifie, fait corriger et expédie les bulletins. Voit à l'organisation des rencontres du jury d'évaluation et donne les suites appropriées. Informe la clientèle étudiante sur les exigences relatives aux tests de français et assure le suivi de ces dossiers.

8. Assure le suivi de processus administratifs tels que l'approbation des sujets d'essai, de mémoire ou de thèse, la soutenance de thèse, le dépôt de mémoire.

9. Prépare les dossiers des finissantes et des finissants pour la collation des grades.

10. Participe à l'organisation d'activités spécifiques telles que les rentrées scolaires, les examens. Réserve des locaux.

11. Commande des rapports, des listes et des statistiques en liaison avec son secteur d'activités.

12. Remplit divers formulaires tels que demandes de paiement, frais de déplacement, contrats des chargées et chargés de cours; effectue les calculs nécessaires.

13. Rédige la correspondance relative à son travail et produit divers documents tels que lettres, plans de cours, horaires, examens, rapports.

14. Assume la responsabilité d'un système de classement. Applique la procédure d'archivage.

15. Tient à jour l'inventaire des formulaires et autres documents relatifs à son secteur d'activités et voit au renouvellement des stocks.

16. Utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

17. Signale à la personne concernée toute anomalie ou défectuosité et prend les mesures appropriées pour y remédier.

18. Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

19. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

Qualifications requises :

• Scolarité: DEP - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
• Expérience: 3 ans
• Autres : Bonne connaissance du logiciel Word
• Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.

Qualifications requises avant le 5 octobre 1997 (Annexe 5-D) :

• Scolarité: DES - Diplôme d'études secondaires
• Expérience: Deux (2) ans d'expérience pertinente
• Autres: Aucune

Exigences requises :

• Un test de français est exigé comme condition de qualification, note de passage : 60 %

Conditions de travail

Classe 8

Taux horaire au 30 mars 2025 : 27,69 $ à 33,22 $

Taux horaire projeté au 1er avril 2025 : 29,06 $ à 34,86 $ Les nouveaux taux seront versés au courant de l'hiver 2026, rétroactivement au 1er avril 2025. Les taux projetés pourront légèrement varier de quelques sous une fois officialisés par le système de paie.

Temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.

Deux contrats temporaires dont la durée peut varier selon les besoins de l'organisation.

RÉCEPTION DES CANDIDATURES

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au Service des ressources humaines par voie électronique en cliquant sur le bouton « », au plus tard

LE JEUDI 4 DÉCEMBRE 2025, À 17 h

Nous remercions toutes les personnes candidates. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les personnes retenues en entrevue.

L'Université de Sherbrooke valorise la diversité, l'égalité, l'équité et l'inclusion en emploi au sein de sa communauté et invite toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées relativement au Programme d'accès à l'égalité en emploi (PAEE). Les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes handicapées qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. L'Université de Sherbrooke encourage également les personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre à postuler. La priorité devra être accordée aux Canadiennes et Canadiens et aux résidentes permanentes et résidents permanents. Pour en savoir plus sur l'équité, la diversité et l'inclusion à l'UdeS.