Commis aux documents

Commis aux documents (contrat de 4 mois)

Le commis aux documents est chargé de remplir et/ou de produire l'ensemble des données, des conceptions graphiques et des impressions nécessaires au fonctionnement de l'installation de production de LDS. La principale fonction du poste consiste à gérer les données et à soutenir la réalisation des projets en ce qui concerne toutes les tâches de numérisation, d'impression et de travail numérique (par exemple, la création de fichiers de chargement pour l'importation de documents dans un logiciel spécifique aux litiges). Grâce à ses connaissances et à son expérience de toutes les activités de LDS, il est censé être une source d'information pour l'ensemble du personnel de production de LDS. Le candidat qualifié doit être capable de travailler dans un environnement exigeant et dynamique tout en gérant plusieurs échéances.

Responsabilités :

• Fournir des rendus graphiques à partir des idées de base des clients afin de répondre aux besoins de l'entreprise ;
• Concevoir et produire des illustrations prêtes à être imprimées et présentées, notamment des livres de clôture, des graphiques, des tableaux, des affiches et/ou des photos ;
• Répondre aux exigences des clients en matière de qualité et de conception ;
• Tenir à jour une bibliothèque graphique et photographique des fichiers de conception ainsi que des enregistrements numériques de tous les travaux réalisés ;
• Se tenir au courant des réflexions, des nouvelles idées et des technologies du secteur ;
• Utiliser l'innovation pour répondre à des problèmes complexes et aux besoins de l'entreprise tout en respectant les contraintes de coût, de temps et les besoins des clients ;
• Respecter les exigences légales relatives à la duplication, à l'impression, aux logiciels, aux images/illustrations numériques et aux polices de caractères ;
• Respecter les calendriers de production et les délais ;
• Consulter le client et le personnel afin d'identifier leurs besoins graphiques, leurs contraintes budgétaires et les délais raisonnables pour le projet ;
• Effectuer un contrôle qualité (QC) sur tous les documents produits afin de vérifier leur exactitude ;
• Excellentes performances dans tous les aspects des fonctions de numérisation, d'impression et d'assemblage dans l'environnement de production ;
• Responsable de fournir des instructions spécifiques à l'équipe de production en fonction du résultat souhaité pour les projets de numérisation, de litige et d'archivage ;
• Préparer les fichiers de chargement et d'exportation de données pour les projets de numérisation, de litige et d'archivage ;
• Établir les factures et les rapports requis pour les projets terminés ;
• Autres tâches assignées par le responsable.

Qualifications :

• 4 ans d'études supérieures en arts commerciaux/conception graphique ou expérience équivalente
• Minimum de 3 ans d'expérience dans le domaine
• Une expérience professionnelle préalable dans les services de documents juridiques, dans un FM juridique (site client géré par Ricoh) ou dans un environnement graphique est préférable

Connaissances et compétences :

• Maîtrise de Microsoft Office (notamment Word et Excel) et d'Adobe Creative Suite (Illustrator, Indesign, Dreamweaver, etc.)
• Connaissance pratique des logiciels courants d'examen de documents litigieux tels que IPRO, Relativity et Concordance, ainsi que de la manipulation de données à l'aide de Scan2File
• Capacité à travailler en équipe en entretenant des relations positives et productives avec les collègues, la direction, les services commerciaux et de production.
• Capacité à s'adapter à des situations changeantes et à faire preuve de flexibilité.
• Capacité à effectuer des tâches répétitives en exécutant continuellement différentes tâches selon des procédures, des séquences ou des rythmes définis, tout en respectant les normes de qualité et de rendement.
• Compétences efficaces en communication orale et écrite.
• Connaissance des logiciels de publication assistée par ordinateur afin de garantir que les fichiers des clients peuvent être manipulés (ou créés) pour un résultat correct
• Connaissance opérationnelle des équipements spécialisés tels que les imprimantes couleur de production, les scanners à haut débit, les massicots, les perforateurs et les plastifieuses

Document Clerk (4-month contract)

The Document Clerk is responsible for the completion and/or production of the overall data, graphic design and print production needs of the LDS production facility.  The main function of the position is data management and supporting project completion as it relates to all scanning, printing and digital work (eg creation of load files for importing documents into specified litigation software).  Through their knowledge and experience of all LDS business lines the expectation is that they will be a resource of education for all LDS production staff. The qualified candidate must be able to work in a demanding fast paced environment while managing multiple deadlines. 

Responsibilities:

• Delivers graphic output from customers' basic ides to meet business needs;  
• Designs and produces print and presentation-ready artwork including closing books, graphs, charts, posters and/or photos; 
• Meets customer quality and design requirements; 
• Maintain a graphic and photographic library of design files as well as digital records for all work completed; 
• Keeps abreast of industry thinking, new ideas and technologies; 
• Uses innovation to address complex problems and business needs while meeting the constraints of cost, time and client need; 
• Adheres to legal requirements relating to duplication, printing, software, digital images/artwork and fonts; 
• Adheres to production schedules and deadlines; 
• Consults with client and staff to identify their graphic needs, budget constraints and reasonable deadlines for the project; 
• Perform QC (quality control) on all produced materials for accuracy of completion; 
• High performance ability in all aspects of scanning, printing and assembly functions within the production environment; 
• Responsible for providing direction to production team on job specific instructions based on the desired output for scanning, litigation and backfile projects; 
• Prepare load files and data export files for scanning, litigation and backfile projects; 
• Complete invoicing and required reports for completed projects; 
• Other duties as assigned by manager.  

Qualifications:

• 4-year Post-Secondary Education in Commercial Art\Graphic Design or equivalent experience  
• Minimum of 3 years related experience 
• Prior work experience in Legal Document Services, a legal FM (Ricoh Managed Customer Site), or a graphics environment is preferred 

Knowledge & Skills:

• Proficiency in Microsoft Office (most notably Word and Excel) and Adobe Creative Suite (Illustrator, Indesign, Dreamweaver, etc.) 
• Working knowledge of common document litigation document review software such as IPRO, Relativity, and Concordance as well as data manipulation using Scan2File 
• Must be able to work in a team environment by maintaining positive, productive relationships with co-workers, management, sales and production departments  
• Must be able to adapt to changing situations and be flexible 
• Must be able to perform repetitive work by continuously executing different tasks according to set procedures, sequence or pace while maintaining quality and output standards 
• Effective verbal and written communication skills  
• Has knowledge of desktop publishing software to ensure client files can be manipulated (or created) for proper output 
• Has operational knowledge of specialized equipment such as a production color printer, high volume scanners, paper cutters, paper drills and laminating devices