Spécialiste en administration

Qui sommes-nous?

Saqijuq est un organisme à but non-lucratif dédié à la promotion de la guérison culturelle à travers des actions communautaires ancrées dans les valeurs et les traditions inuites. L'organisme accorde une grande importance aux modes de vie sains, à la réhabilitation, à la sécurité collective et aux liens intergénérationnels. Actuellement implantée dans sept (7) communautés, Saqijuq prévoit se déployer dans les quatorze (14) communautés du Nunavik dans les années à venir.

Grâce au programme On-the-Land (OTL) et à l'Équipe mobile d'intervention (ÉMI), Saqijuq propose des services de proximité visant à réduire la criminalisation des problématiques sociales liées aux hospitalisations, à la toxicomanie, au suicide et aux crises psychosociales. L'organisme offre des alternatives qui privilégient la réhabilitation et le bien-être.

Description

Votre réputation de fiabilité et d'efficacité, associée à vos excellentes compétences organisationnelles et à votre attitude proactive, vous permettront d'apporter un soutien précieux au service de l'administration et des finances. En tant que Spécialiste administratif, vous complétez chaque tâche avec dévouement et souci du détail, assurant des opérations fluides et contribuant ainsi au succès et à la productivité de l'équipe de Saqijuq.

Responsabilités

Soutien administratif et organisationnel

• Rédiger les notes et les procès-verbaux des réunions afin de documenter les discussions et les décisions importantes.

• Traduire de courts textes de l'anglais vers l'inuktitut, en veillant à la clarté et à l'exactitude culturelle.

• Coordonner le cycle d'approvisionnement, y compris la préparation des bons de commande, la gestion de l'inventaire, des demandes d'achat et de la documentation connexe.

• Saisir et vérifier les données relatives à la paie, aux finances et aux opérations (feuilles de temps, rapports de dépenses, factures, statistiques, etc.), en veillant à l'exactitude des informations et au respect de la confidentialité.

• Préparer divers rapports administratifs et analytiques.

Coordination

• Planifier et organiser les événements et les réunions de Saqijuq, notamment les conférences, les réunions du conseil d'administration, les formations et les ateliers.

• Superviser la logistique des événements et des réunions, tels que commander le traiteur, réserver les moyens de transport et l'hébergement des participant·e·s.

• Coordonner et réserver les déplacements des employé·e·s, tant professionnels que personnels, en veillant au respect des politiques internes.

Expérience employé·e et ressources humaines

• Collaborer avec les gestionnaires dans le processus de recrutement : afficher des offres d'emploi, communiquer avec les candidat·e·s, planifier des entrevues, etc.

• Coordonner et planifier les activités d'accueil et d'intégration des nouveaux employé·e·s.

• Soutenir les employé·e·s pour les avantages sociaux ainsi que les banques de congés et de voyages annuels.

Collaboration et soutien stratégique

• Travailler en étroite collaboration avec la Directrice, Finances, administration et ressources humaines, ainsi qu'avec la Comptable générale, en apportant un soutien proactif dans la réalisation de diverses tâches et responsabilités.

Profil recherché

Éducation

• Diplôme d'études professionnelles (DEP)

• Attestation d'études collégiales (AEC), diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, ressources humaines ou dans une discipline connexe, un atout majeur.

Expérience professionnelle

• Trois (3) années d'expérience dans un poste similaire

• Expérience de travail significative au Nunavik ou dans un autre contexte culturel inuit, un atout majeur

• Expérience en ressources humaines, un atout

Connaissances et compétences

• Notions de base en comptabilité

• Bonne aisance avec la suite MS Office (Teams, Word, PowerPoint et Excel)

• Connaissance des logiciels Nomadis, Sage 50 et Dayforce, un atout

• Habiletés interpersonnelles, y compris la capacité d'interagir avec tact et diplomatie ainsi qu'à travailler sous pression

• Grande adaptabilité et capacité à travailler en équipe

• Capacité à maintenir le plus haut niveau de confidentialité et de professionnalisme

Langues

• Excellente maîtrise de l'anglais puisqu'il s'agit de la langue commune dans les milieux de travail au Nunavik

• Très bonne capacité à communiquer efficacement en inuktitut, à l'oral comme à l'écrit

• Connaissance du français, un atout

Conditions de travail

Horaire

• Lundi au vendredi, 35 heures par semaine

• Horaire flexible

• Horaire d'été: après-midi de congé le vendredi

Salaire et avantages sociaux

• Salaire entre $ et $, selon l'expérience

• Quatre (4) semaines de vacances

• Deux (2) semaines de vacances pendant la période des Fêtes

• Quatorze (14) jours fériés

• Dix (10) journées personnelles

• Assurance collective

• Régime de retraite simplifié

• Avantages et primes nordiques pour les employé·e·s basé·e·s au Nunavik :

o Isolement : maximum de $ par année

o Allocation cargo : maximum de 3 870 $ par année

o Prime de rétention : maximum de 6 240 $ par année

o Voyages annuels : quatre (4) voyages par année, sans personne à charge ou trois (3) par personne, avec personne à charge par année

Lieu de travail

• Bureau de Saqijuq ou télétravail, selon le lieu de résidence du·de la candidat·e (au Nunavik ou dans une autre région)

Notez que les candidatures des bénéficiaires de la Convention de la Baie James et du Nord québécois seront traitées en priorité.

Who are we?

Saqijuq is a non-profit organization dedicated to the promotion of cultural healing through community actions rooted in Inuit values and traditions. The organization strongly supports healthy lifestyles, rehabilitation, community safety, and intergenerational connections. Currently established in seven (7) communities, Saqijuq plans to expand into all fourteen (14) communities of Nunavik in the upcoming years.

Through the On-the-land (OTL) program and the Mobile Intervention Team (MIT), Saqijuq offers community-based services to reduce the criminalisation of social issues related to hospitalisation, substance abuse, suicide and psychosocial crisis by providing meaningful alternatives that prioritize rehabilitation and well-being.

Description

Your reputation for reliability and efficiency, coupled with your excellent organizational skills and proactive attitude will allow you to provide valuable support to the Administration and Finance department. As an Administrative Specialist, you approach each task with dedication and attention to details, ensuring smooth operations and contributing to the success and overall efficiency of Saqijuq's team.

Responsibilities

Organizational and Administrative Assistance

• Responsible to document key discussions and decisions by taking notes and minutes during the meetings.

• Provide translation of short texts from English to Inuktitut, ensuring clarity and cultural accuracy.

• Coordinate the procurement cycle, including purchase orders and requisitions, inventory management, as well as related documentation.

• Maintain and update equipment inventory in Excel.

• Perform and verify data entries for payroll, finance and operational purposes (time sheets, expense reports, invoices, statistics, etc.) and ensure accuracy and confidentiality.

• Prepare analytical and administrative reports.

Coordination

• Plan and organize Saqijuq's events and meetings, including conferences, BOD meetings, trainings, workshops, etc.

• Oversee logistics for events and meetings, including arranging catering services, transportation, and accommodation for the participants.

• Coordinate and book employees travel arrangements for both business and personal trips, ensuring efficiency and compliance with internal policies.

Employee Experience and Human Resources

• Collaborate with the managers in their hiring process, by posting job ads, contacting the candidates, scheduling interviews, etc.

• Coordinate and schedule onboarding activities for new employees.

• Provide support to employees regarding their benefits as well as the management of their leave and annual travel banks.

Collaboration and Strategic Support

• Work in close collaboration and assist the Director, Finance, Administration and Human Resources as well as the General Accountant with various tasks and responsibilities.

Qualifications

Education

• Professional Studies Diploma.

• Certificate of College Studies (AEC), Diploma of Collegial Studies (DCS) in administration, human resources, or a related discipline, a major asset.

Work experience

• Three (3) years experience in a similar position.

• Experience in human resources, an asset.

• Significant work experience in Nunavik or another Inuit culture context, a major asset.

Knowledge and skills

• Basic accounting knowledge.

• Strong proficiency with the MS Office suite (Teams, Word, PowerPoint, and Excel).

• Familiarity with the Nomadis, Sage 50, and Dayforce software, an asset.

• Good interpersonal skills, including the ability to be tactful, and diplomatic.

• Great adaptability and ability for teamwork.

• Capacity to maintain the highest level of confidentiality and professionalism.

Languages

• Fluency in English is essential because it's the common language in workplaces across Nunavik.

• Strong ability to communicate effectively in Inuktitut, both orally and in writing.

• Knowledge of French, an asset.

Working Conditions

Schedule

• Monday to Friday, 35 hours/week

• Flexible schedule

• Summer schedule: Friday afternoon off during the summer

Salary and benefits

• Salary between $ and $ 83 712, according to experience

• Four (4) weeks of vacation

• Two (2) weeks of vacation during the holiday period

• Fourteen (14) statutory holidays

• Ten (10) personal days per year

• Insurance package

• Simplified pension plan

• Northern Benefits and Northern Premiums for employees based in Nunavik:

o Isolation premium: maximum of $ 10 500/year

o Cargo allowance: maximum of $3 903/year

o Retention premium: maximum of $6 240/year

o Travel benefits: four (4) trips per year with no dependant or three (3) per person with dependant per year

Work location

• Saqijuq office or remote work, depending on the applicant's location (within or outside Nunavik).

Please note that applications from the James Bay and Northern Quebec Agreement beneficiaries will be given priority.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 60 747,00$ à 83 712,00$ par an

Avantages :

• Assurance Maladie Complémentaire
• Congés payés
• Régime de retraite
• Tenue Décontractée
• Travail à domicile

Lieu du poste : Télétravail