Adjoint(e) de direction

Chef de file philanthropique au service de l'humain et deuxième plus grande Fondation hospitalière francophone au pays, la Fondation du CHU de Québec œuvre à susciter la générosité pour la convertir en catalyseur d'innovation permettant au CHU de faire l'extraordinaire. Pour faire la différence pour la santé des gens d'ici, celle-ci soutient les équipes de soins du CHU de Québec-Université Laval afin qu'elles puissent offrir une meilleure qualité de services médicaux, qu'elles contribuent à la recherche et à l'enseignement tout en restant à la fine pointe des innovations technologiques. Nous vous offrons l'opportunité de contribuer directement et activement à sa croissance à titre de :

ADJOINT(E) DE DIRECTION

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Vous aurez comme principales fonctions d'assurer un support administratif, financier et logistique auprès de l'équipe du développement philanthropique, en garantissant la qualité des données, le suivi des engagements et la fluidité des processus liés aux dons, partenariats et événements. Vous contribuerez activement à la normalisation des informations dans l'outil de gestion des clients (CRM) et à la coordination des activités de prospection et de reconnaissance.

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES SPÉCIFIQUES

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

Suivi des engagements

-  Documenter les promesses de dons et les contrats dans les outils de gestion des clients (CRM);

-  Vérifier la concordance des informations dans le respect du guide de normalisation (codes secteur, montants, échéances, solliciteurs);

-  Assurer le lien entre les membres de l'équipe du développement philanthropique et la direction financière pour les renouvellements et les redditions de comptes;

-  Préparer les ententes et suivre les obligations (facturation, remerciements, renouvellements);

-  Créer et maintenir les contacts dans les outils de gestion des clients (CRM);

-  Rédiger des procédures et produire des indicateurs de gestion pertinents.

Gestion des paiements

-  Suivre les paiements reçus et en retard;

-  Effectuer des relances (courriels, appels) et coordonner avec l'équipe finance et directeurs du développement des affaires en cas de litige;

-  Préparer les rapports de reddition de comptes pour les donateurs/partenaires.

Normalisation des données

-  Contrôler la qualité des informations dans les outils de gestion des clients (CRM) : détection des doublons, corrections des codes, normalisation, etc.;

-  Normalisation des données en vue de la migration de Prodon vers Microsoft Dynamics 365;

-  Sensibiliser l'équipe à l'importance de la saisie standardisée et de son application, et diffuser les bonnes pratiques;

-  Soutenir l'équipe dans son ensemble, en ce qui à trait aux besoins administratifs.

SUPPORT AUX ÉVÉNEMENTS ET LOGISTIQUE

Préparation des événements du développement philanthropique

-  Coordonner la logistique (matériel, agendas, réservations de salles, invitations);

-  Collaborer avec l'équipe événements & communications pour la production de supports (brochures, matériels, Bon à tirer avant impression);

-  Planifier et organiser les visites avec le CHU et les partenaires.

Gestion des agendas

-  Collaboration avec l'adjointe de direction générale (Vice-président développement philanthropique);

-  Planifier les réunions, déplacements et priorités des 2 directeurs;

-  Préparer les ordres du jour et les comptes-rendus des comités et rencontres;

-  Commander les repas et gérer la logistique des réunions et comités.

SUPPORT AUX DIRECTEURS ET À L'ÉQUIPE

Production de documents

-  Rédaction, révision et mise en page de rapports, présentations et documents de prospection;

-  Standardisation des modèles selon la charte graphique et gabarits de la Fondation.

Gestion des outils collaboratifs

-  Former et assister les collègues sur les outils collaboratifs et de gestion des clients (Microsoft Dynamics 365, Teams, SharePoint, etc.);

-  Assurer la classification et l'archivage des documents (GID), selon le modèle établi.

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience et formation

DEC en administration, comptabilité ou l'équivalent;

Posséder plus de trois (3) années d'expérience dans un poste similaire;

Avoir acquis cette expérience dans le secteur hospitalier, philanthropique ou en développement des affaires sera considéré comme un atout majeur;

Expérience avec les bases de données Microsoft Dynamics 365 / Prodon sera considéré comme un atout majeur.

Compétences et aptitudes

Maîtrise avancée de la suite Office 365 (Excel, Word, PowerPoint);

Maîtrise des outils collaboratifs;

Faire preuve d'un grand sens de l'organisation et de rigueur;

Démontrer une capacité à mener plusieurs projets de front tout en respectant les délais;

Posséder une bonne maîtrise de la langue française et démontrer une aisance dans ses communications, tant à l'oral qu'à l'écrit;

Faire preuve de discrétion et d'un souci pour la confidentialité;

Posséder d'excellentes habiletés relationnelles;

Être doté d'une attitude positive et d'une habileté remarquée pour le travail en équipe;

Avoir un anglais fonctionnel sera considéré comme un atout.

AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaire de travail flexible du lundi au vendredi avec possibilité de faire du télétravail selon la politique en vigueur (en mode hybride, 2 jours en présentiel);

Style de gestion axé sur l'humain et sur la conciliation travail-vie personnelle;

Ambiance d'entraide et de collaboration;

Programme d'assurances collectives compétitif, incluant l'assurance invalidité courte durée à la charge de l'employeur, les soins dentaires et la télémédecine;

REER collectif;

jours de maladie/mobiles par année;

Salaire et offre de vacances compétitifs en fonction de l'expérience et selon la politique d'équité interne en vigueur;

Disponibilité demandée en dehors des heures habituelles de travail de manière occasionnelle (particulièrement pour les événements de la Fondation ou lors d'activités de réseautage);

Bureau moderne et lumineux et accès à une salle d'entraînement;

Stationnement gratuit.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d'une lettre motivant leur intérêt à l'adresse courriel suivante:

Seules les candidatures retenues pour la période d'entrevue seront contactées
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